Werkvorm voor overleg met vliegende start

Dit artikel is door Silvia Weiss geschreven, Procesmanager bij de Rabobank (en Lean Greenbelt gecertificeerd).Silvia slaat het ‘inchecken’ niet meer over bij een overleg. Want starten zonder in te checken met een groep is als gaan varen met mensen op een boot en maar hopen dat ze het goede gaan doen. Silvia beschrijft hoe in-checken 5 minuten kost en hét verschil maakt voor het verloop van het overleg. 

Werkvorm de CHECK-IN

Opstarten – ook wel check-in genoemd – tijdens een workshop, de ‘dag-start’ of een keek op de week wordt al regelmatig gedaan. Maar wat levert de check-in je op tijdens een ‘regulier’ overleg en hoe zet je dit in? Nadat ik de trainingen bij Hartelijk Gefaciliteerd heb gevolgd weet ik hoe ik effectief groepsprocessen begeleid en hoe belangrijk het goed opstarten met een groep is tijdens ieder overleg, als onderdeel daarvan. Ik ben dit gaan toepassen, en met succes! Dit succes deel ik graag met jou.

Goed opstarten draagt bij aan een goede sfeer

Waarom is het goed en vooral gezamenlijk opstarten zo belangrijk bij een overleg of iedere andere vorm waarbij een groep aan de slag gaat met elkaar? Iedereen die aansluit bij een overleg zit nog met het hoofd bij de werkzaamheden waarmee hij/zij zojuist bezig was. Het is dus belangrijk om ervoor te zorgen dat men de vorige werkzaamheden los kan laten. Zodat een ieder kan focussen op dit overleg. Ook zorgt het samen opstarten voor een goede sfeer. Dit draagt er aan bij dat iedereen zich prettiger voelt om actief deel te nemen.

Praktijkervaring met de in-check werkvorm

Wat is mijn ervaring? Ik ben voorzitter van een maandelijks overleg waarbij 8 collega’s vanuit verschillende teams aansluiten. We starten nu ieder overleg met een check-in waarbij we de volgende vraag stellen: “Hoe voel je je nu en is er iets dat je wilt delen dat invloed heeft op je aanwezigheid en betrokkenheid bij dit overleg?” Ik heb me verbaasd over wat we tijdens de check-in al met elkaar hebben gedeeld en hoe waardevol het is voor de rest van het verloop van ons overleg.

Enkele situaties die we met elkaar deelden: Een collega had zich niet voorbereid op het overleg omdat ze net terugkwam van vakantie. Een andere collega gaf aan dat hij zich niet fit voelde en daarom minder actief zou deelnemen. Een derde collega moest het overleg eerder verlaten omdat ze een belangrijk telefoontje kreeg. Collega vier was blij omdat ze een andere baan had gekregen. Tenslotte was er een collega in opperbest humeur omdat hij zojuist had vernomen dat hij was geslaagd voor een opleiding. Iedere collega had een reden er zo bij te zitten als hij of zij deed. Het maakte transparant hoe een ieder zich voelde. Door dit te delen begrepen we elkaar beter en hielden we hiermee rekening tijdens het overleg. Het zorgde voor meer onderling begrip en verhoogde alleen daardoor al de betrokkenheid bij het overleg. Hierdoor konden we ons beter focussen op de inhoud. Datgene wat anders afleidde was nu gedeeld. Iedereen voelde zich zo ‘vrij’ en was daardoor actiever betrokken.

In-check werkvorm maakt hét verschil!

De 5 minuten die de check-in meestal duurt vormt hiermee de basis om met elkaar ‘ín de boot te stappen’ en te gaan varen. Hoe productief is dat?!

Silvia, hartelijk dank voor jouw bijdrage!

Is de groep los zand? Dan komt de inhoud niet tot stand

De verleiding is zó groot om onder tijdsdruk meteen de inhoud in te duiken. Wat je dan overslaat is het creëren van een gemeenschappelijke bedding. Een vraag in de trant van: “Hoe zit je er nu bij” draagt bij aan het collectief bewustzijn van de groep. Alleen een groep die zich verbonden voelt met elkaar kan gezamenlijke inhoud tot stand brengen. Anders wordt de inhoud los zand, omdat de groep los zand is. Ook voor jou als voorzitter of facilitator van een groep is een check-in vraag de kans om te landen, te verbinden. Inchecken kan ook meer inhoudelijk gerelateerd zijn. Bijvoorbeeld aan de hand van de vraag: “Welk punt is voor jou van belang op de agenda?” Ik verwijs hierbij ook naar mijn vorige artikel over de drie stappen in het proces van goed opstarten met groepen. De eerste stap is in-checken. Eerst iedereen in de boot, dan pas gaan varen. Het lijkt een open deur, toch? Doe jij dit consequent?

60 werkvormen erbij in je rugzak? Kom 11 april naar Utrecht!

Op 11 april aanstaande is er weer een open training in Utrecht! Met een leuke mix van mensen met hele verschillende achtergronden gaan we interactief met elkaar aan de slag. Na afloop ben je 60 werkvormen rijker. Werkvormen voor het opstarten, verdiepen en afronden van overleggen en bijeenkomsten. Wij faciliteren regelmatig groepen mensen van professionals bij de overheid en het bedrijfsleven. Wij geven je praktische werkvormen voor het werken met vraagstukken met multidisciplinaire teams die zich in de praktijk hebben bewezen. Voor jou als projectleider, Agile coach, teamleider, beleidsmedewerker of consultant. Getting things done together is waar het over gaat. Werkvormen zijn een vehicle om de inhoud op een slimme, effectieve manier tot stand te brengen. Werkvormen voor het opstarten, verdiepen en afronden van bijeenkomsten. Om interactief succesvol te veranderen. Stuk voor stuk uit onze eigen praktijk van ruim 10 jaar interactief werken met groepen in projecten en verandertrajecten. Met praktijkvoorbeelden, tips, do’s en dont’s. Op deze pagina de trainingbeschrijving. Velen gingen je voor. Op de onafhankelijke trainingen en opleidingenwebsite Springest met de link daar naartoe op onze homepage staan referenties van onze trainingen van mensen die je voor gingen.

Laat wat van je horen

*