Ik wil …interactie en eigenaarschap!

Ken jij ‘m? ‘De vergadertoerist? Hij of zij is er wel maar ook niet. Mensen die geen eigenaarschap nemen. Niet participeren. Hoe krijg je iedereen in de boot tijdens een meeting, overleg of sessie? En ja, als jij degene bent die de groep voorzit of faciliteert is het aan jou om ervoor te zorgen dat je ‘samen in de boot stapt’ voordat je gaat varen.

Samen in de boot, hoe dan?

Het gaat vaak mis bij het opstarten met een groep, als er een overleg of afstemming is. Of dit nou een projectoverleg, vergadering, teammeeting of een groepsbijeenkomst is die wat langer duurt: de manier van opstarten is essentieel en beïnvloedt het verloop van de rest van de meeting. Het bepaalt óf mensen in de boot stappen en óf er gedeeld eigenaarschap is. Ik licht toe hoe je in drie stappen kunt komen tot het voorbereiden van een groep om gezamenlijk met de inhoud aan de slag te gaan. Dat er gedeeld eigenaarschap is op de te varen koers. Deze drie stappen staan in onderstaande afbeelding weergegeven.

Opstarten met een groep in drie stappen

STAP 1: Creëer veiligheid, laat mensen landen, begeleid kennismaking
Vanuit ons reptielenbrein willen we veiligheid. Dit wordt nog steeds enorm onderschat in groepen. “Ze kennen elkaar al” wordt er dan gezegd. Wat is dan ‘elkaar kennen?’ Is dat ook vertrouwen om prettig met elkaar aan de slag te gaan? Ja, in volwassen teams en groepen wel. Maar mensen hebben in tal van groepen behoefte om ‘even te landen’, aan te haken bij elkaar en de inhoud en zich daardoor  ‘op je gemak gaan voelen’. De omvang van deze stap en wat je doet hangt af van de duur van de bijeenkomst, de aard ervan (een vergadering, overleg of korte meeting versus een interactieve sessie), de groepsgrootte en de teamvolwassenheid. Wat ik ALTIJD doe is de check-in met een groep. Waarbij ik één van de volgende vragen stel (in een overleg-setting) of een werkvorm doe (in een workshop-setting). Dit zijn voorbeelden van check-in vragen:

– Hoe kijk je terug op het vorige overleg/meeting/vergadering?
– Wat is voor jou belangrijk in dit overleg/meeting/vergadering?
– Wanneer is dit overleg/deze meeting of vergadering voor jou zinvol?
– Hoe zit je er nu bij? Hoe is het nu met je?
– Hoe zit je er nu bij qua energie?
– Wat is jouw betrokkenheid bij dit thema/onderwerp?
– Hoe vindt je dat het project gaat?
– Wat speelt er in de actualiteit wat leuk is om te delen?
– Welk onderwerp heeft je interesse op de agenda, en welke niet?
– Welk resultaat wil je vandaag bereiken? Wat is jouw belang?

De werkvormen om op te starten zijn legio om het kennismaken te begeleiden. Ik wil hier vooral stil staan bij een belangrijk ontwerp-principe in het effectief werken met groepen: het opstarten in zijn algemeenheid en de drie stappen waaruit dit bestaat.

STAP 2: Geef aandacht aan de emotie
Het kan zijn, voordat je aan een inhoudelijk onderwerp kunt beginnen, dat er nog emotie in de weg staat om dit te doen. Weerstand of welke emotie dan ook. Bij korte overleggen en bij groepen die elkaar kennen komt dit er wellicht al uit bij stap 1. Soms is het nodig een werkvorm in te zetten waarmee de emotie bespreekbaar wordt. De werkvorm de Hand kán hierbij worden ingezet. Let op: een werkvorm is nooit een recept voor succes. Of een werkvorm past hangt af van de setting en context, de groep, etc. Daarom zeg ik: deze werkvorm kán worden ingezet. Ik licht deze werkvorm toe en geef daarna een voorbeeld hoe ik deze heb toegepast bij een groep.

Werkvorm de Hand

Je geeft iedereen een A4 met daarop de Hand zoals is afgebeeld. Met de vragen kun je variëren. Waar het om gaat is dat er bij de duim een vraag staat in de trant: “Wat gaat goed”? Of: “Waar zijn we goed in?” Of: “Waar ben je trots op?” Bij de wijsvinger staat een vraag zoals: “Waar zouden we naartoe moeten gaan?” “Wat zouden we meer moeten gaan doen?” Bij de middelvinger kan men boosheid of frustratie kwijt. Dat is dus een belangrijke. Dus daar staat een vraag zoals: “Wat maakt je boos?” “Wat vindt je niet goed gaan?” De ringvinger staat symbool voor datgene waar je trouw aan bent. Dus dit is een vraag zoals: “Wat is voor jou een belangrijk principe als het gaat om hoe jij in je werk staat?” “Waar ben je trouw aan?” Tenslotte de pink, die gaat over waar je nog te groeien of te ontwikkelen hebt. “Wat wil je beter kunnen?” “Waar zie je ruimte voor ontwikkeling?”

Toepassing van de werkvorm de Hand

Ik heb de hand toegepast tijdens een jaarlijkse bijeenkomst waar niet iedereen zin in had. Dit was een jaarlijks terugkerende teamdag. het jaar daarvoor was dit niet een enorm succes geweest en een aantal mensen vond het dus ’te veel tijd kosten’. Terecht, want de werkdruk was hoog. Dus zo’n dag móet ook zinvol zijn. Nadat iedereen de Hand individueel had ingevuld hebben de deelnemers in tweetallen uitgewisseld wat men als antwoord had gegeven op de vragen bij de Hand. Wat mij verwonderde en blij maakte was de mate waarin iedereen, maar dan ook écht iedereen, aan de hand van de Hand 😉 in gesprek was. Betrokken bij de uitwisseling. Prettig dat de gevoelens, opvattingen en individuele ideeën geordend konden worden en gedeeld. Met elkaar. Er was een luisterend oor. En begrip van een collega. Meer heb ik er toen niet mee gedaan. Omdat dit daar op dat moment genoeg was. Je zou de ingevulde A4tjes nog op kunnen hangen aan de muur. En mensen kunnen vragen er bij langs te lopen om de thema’s die men ziet bij de vijf vingers op vijf flip-overvellen te inventariseren. Dan is het meer onderdeel van een teamcoaching-achtige setting. Voorafgaand aan de toepassing van deze werkvorm heb ik een inleiding gehouden over mindset. En dat, hoe je ergens in staat ook een keus is. En dat die keus positief en constructief kan zijn of niet. Ik heb toen ‘ja maar, ja en’ eerst gedaan.

Ja maar, ja en

Als je weet dat er een kritische of een wat negatieve ondertoon is bij mensen die participeren in een sessie kun je deze werkvorm doen. Nogmaals: echt niet altijd in elke setting. Je voelt wel aan of deze werkvorm passend is of niet. Hoe gaat deze werkvorm? Je vraagt de mensen om tweetallen te vormen. En samen in gesprek te gaan over een te houden buurtfeest, de volgende maand. De één komt met ideeën, de ander zit in de ‘bezwaren-commissie’ en heeft als antwoord op elke suggestie die wordt gedaan wel een bezwaar, een ja maar. Na verloop van tijd vraag je aan de ja-maar persoon om vanuit de ja-en stand te gaan antwoorden, en na afloop vraag je het verschil. Men heeft het verschil aan den lijve ervaren. Van ieder voor zich naar co-creatie en samen bouwen.De moraal van dit verhaal, na deze werkvorm, is de bewustwording dat, hoe je ergens in staat, een keus is. Het werkte. Echt. Deze ‘ja maar, ja en oefening’ gevolgd door de Hand hebben ertoe bijgedragen dat de lucht werd geklaard.

Goede voorbereiding is (meer dan) het halve werk

Natuurlijk stond de rest van het programma als een huis. En stond ik ook in mijn kracht voor de groep. Dit dankzij een goede voorbereiding met mensen die ook deelnamen en juist ook kritisch waren op de inhoud. Ik had contact en écht verbinding gemaakt met (een aantal mensen uit) de groep, hun sentimenten en de inhoud en wist dus hoe mensen erin zaten en hoe ik hiermee om wou gaan, er ruimte aan kon geven. Hoe dit gaat leer je tijdens de training het Ontwerpen van Interactieve Bijeenkomsten, dé basis onder het interactief werken met groepen. Ook verderop in het programma was er ruimte voor kritische geluiden. Het heeft geen zin een bal onder water te duwen. Dan komt deze veel harder weer terug. Emotie ís ook betrokkenheid. Het gaat erom hoe je ermee omgaat.

STAP 3: Ga dan aan de slag met de inhoud
Pas nadat iedereen is ‘ingecheckt’ in de boot kun je gaan varen, oftewel met de inhoud aan de slag gaan. Nadat je stap 1 en eventueel stap 2 hebt gedaan licht je het programma of de agenda toe. Dat is de opmaat naar de inhoud. In een workshopsetting en bij uitgebreidere overleggen is de werkvorm Zinvol en Prettig, die we eerder hebben beschreven, dan essentieel om toe te passen. Hierbij de link daar naartoe. Deze werkvorm is cruciaal om verwachtingen uit te wisselen en gedeeld eigenaarschap te creëren op de inhoud (doelstelling, afbakening en deliverables) en het proces (de wijze waarop je met de inhoud aan de slag gaat en procesafspraken maakt). Ik krijg heel vaak de feedback op deze door mij bedachte werkvorm (best een beetje trots op;-) hoe belangrijk én handig deze werkvorm is. TIP: ken je de werkvorm ‘zinvol en prettig’ nog onvoldoende, lees deze dan nogmaals door. Deze werkvorm draagt bij om écht samen in de boot te stappen. Pas deze maar eens toe om te ervaren wat het effect ervan is. Of gebruik je deze werkvorm al?

Training het Ontwerpen van Interactieve Bijeenkomsten

Tijdens de training het Ontwerpen van Interactieve Bijeenkomsten staan we er uitgebreid bij stil hoe je gedeeld eigenaarschap creëert voor, tijdens en na bijeenkomsten. Dé key-succesfactor of inhoud gaat ‘vliegen’. Cruciaal dus. We gaan in op wat het werken met groepen lastig maakt. En hoe je hiermee om kunt gaan. Deze dag is (natuurlijk) interactief, we doen werkvormen en reflecteren daarop. We reiken je een stappenplan en templates aan. Iedere keer zeggen mensen na afloop van deze training: “Nu heb ik een aanpak voor wat ik doe. Overzicht en helderheid.”

Leer in drie dagen slimmer werken met groepen

Deze training is de 1e dag van ons drie-daags curriculum Faciliterend Leiderschap waarin je effectief leert werken met groepen:

– Het Ontwerpen van Interactieve Bijeenkomsten
– Werkvormen voor Interactie
– Groepsdynamica, Grip op de Onderstroom

Als open inschrijving zijn deze drie trainingen los te volgen. Op deze pagina staan de data. Er start in maart en nieuwe serie.  Ideaal is het ze na elkaar te volgen. We geven deze trainingen veelvuldig in-company. Voor een beschrijving daarvan verwijs ik je naar onze site.

Faciliterend Leiderschap

Na afloop van het volgen van de drie bovenstaande trainingen ontvang je het certificaat voor de Basisopleiding Faciliterend Leiderschap. Wij sluiten aan bij de competenties van de facilitator zoals beschreven door the International Association for Facilitators (de IAF). Zij nemen een assessment af waarna je Certified Professional Facilitator (CPF) bent. Kijk voor informatie en data hiervoor op de IAF-website Nederland.

Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek daarover.

Onze trainingen zijn door-ontwikkeld

Wij bestonden in 2018 10 jaar. Onze trainingen zijn door-ontwikkeld en hebben zich in de praktijk bewezen. Wij geven training op basis van ons eigen boek. En op basis van onze jarenlange ervaring met het ontwerpen en begeleiden van interactie in bijeenkomsten. Onze trainingen zijn compact, praktisch en interactief.

Wij scoren  via Springest.nl, een onafhankelijke opleidingensite, als opleider een 9,0 met onze trainingen van deelnemers. Bijgaand een overzicht van onze klanten.

Alle trainingsdata van de open trainingen staan hier voor je op een rijtje. De training die wij als open training geven, worden ook in-company gegeven. Met daarbij nog meer trainingen die wij alleen als in-company training geven, bijvoorbeeld de training Interactief Vergaderen. Een compacte en praktische training voor effectievere (project-)overleggen en vergaderingen met meer interactie, energie en daardoor een beter, gedragen resultaat. Deze training staat op deze pagina beschreven.