Vergadertoeristen zijn mensen die wel fysiek aanwezig zijn bij meetings, overleggen en workshops maar niet actief mee doen. Dit kost iedereen energie. Hoe buig je de vergadertoerist om in een actieve betrokken deelnemer?
Je krijgt de groep die je zelf creëert.
Ben je zelf wel eens vergadertoerist of heb je ze in jouw overleg of bijeenkomst? Jij krijgt de groep die je zelf creëert als voorzitter of begeleider. Dat klinkt hard. Het positieve ervan is dat jij daarin dus ook de regie hebt er iets aan te doen. En natuurlijk gaat dit niet altijd op, er zijn ook echt afgehaakte deelnemers die om welke reden dan ook en wat je ook doet, niet ‘in de boot stappen’.
De manier waarop je een meeting, overleg of workshop opstart maakt hét verschil. Oftewel: daar smeed jij als voorzitter, teamleider, projectleider of facilitator het psychologisch contract tussen de deelnemers onderling en tussen jou en de deelnemers.
Samen opstarten
Zorg ervoor dat je ‘samen in de boot stapt’ voordat je gaat varen. De manier van opstarten bepaalt óf mensen in de boot stappen of aan de kade blijven staan en óf er gedeeld eigenaarschap is, als het gaat om het doel, de agenda of het programma en de manier waarop je deze resultaten beoogt te bereiken: de aanpak. Doe je dit niet goed, dan geef jij dus alle ruimte aan mensen om vergadertoerist te zijn.
Goed opstarten in 4 stappen
Het goed opstarten van een meeting bevat vier belangrijke stappen. Deze stappen vormen de bouwstenen die bijdragen aan gedeeld eigenaarschap op inhoud en proces.
- Check-in: Even landen, kennismaking en veiligheid creëren
- Emoties de ruimte geven
- Doel en programma of agenda bespreken
- Zinvol en prettig inventariseren: wat maakt dit overleg of deze sessie zinvol en prettig?
Stap 1: Check-in, even landen, kennismaking en veiligheid creëren
Mensen komen de ruimte binnen. Online of fysiek. Men moet dan vaak even landen. Dat wil zeggen verbinding maken met elkaar en waarvoor men bij elkaar komt. Bij teams of groepen waarbij de mensen elkaar goed kennen en ze goed afgestemd zijn op de inhoud is dat landen minder nodig. In alle andere situaties is dit een belangrijke stap om even (weer) bij elkaar aan te haken.
Een voorbeeld. Tijdens een wekelijks overleg met het team op maandag stelt de voorzitter altijd even een persoonlijke vraag. Deze vragen zijn laagdrempelig en eenvoudig te beantwoorden. Voorbeelden van vragen die je kunt stellen:
- Hoe was je weekend? Waar kreeg je energie van en wat kostte je energie?
- Naar welk land zou je nog eens graag op vakantie gaan en waarom?
- Wat doe je graag in jouw vrije tijd en kom je daaraan voldoende toe?
- Heb je een boek- of film/serietip?
- Hoe zit je er nu bij, hoe is het qua focus en energie?
- Waar ben je momenteel druk mee qua werk?
De functie van deze eerste stap, de zogenaamde check-in vraag, is ‘bij elkaar aanhaken’. Elkaar even horen en zien. Onderling verbinding maken. Dat helpt bij het landen bij de desbetreffende meeting of sessie. En draagt bij aan een wij-gevoel. En geeft daarmee ‘bedding’ en veiligheid omdat er op menselijk niveau eerst contact gemaakt wordt.
Stap 2: Ruimte geven aan emoties
Het kan zijn dat er emoties spelen die het lastig maken om met de inhoud aan de slag te gaan. Dan kan het nodig zijn om een werkvorm in te zetten waarmee de emoties bespreekbaar worden.
Voorbeeld: we willen aan de slag met een gesprek over de reorganisatie maar een aantal mensen heeft nog vragen over het waarom van de reorganisatie en de planning. Dan kunnen mensen nog niet in de boot van het ‘hoe’ stappen, omdat ‘wat’ en ‘waarom’ nog emoties oproepen en om aandacht vragen. Daar ruimte aan geven is dan essentieel.
Een werkvorm om tijdens een bijeenkomst ruimte te geven aan emoties is ‘de hand’. Je leest hier de de beschrijving van de werkvorm de hand. De mate waarin er emoties spelen die maken dat je nog niet met de inhoud aan de slag kan bepalen hoe je ermee om gaat. En of je er een werkvorm voor inzet. Het erkennen van de emotie, dat deze er mag zijn zonder dat je deze hoeft op te lossen is een belangrijke vaardigheid bij het omgaan met groepen.
Speelt er veel in de onderstroom, dan is het nodig hier ook nog aandacht aan te geven na de opstartfase, met werkvormen die hierbij passen.
Stap 3: Doel en programma of agenda bespreken
Pas nadat je stap 1 en 2 hebt gedaan, is er ruimte om het programma te bespreken. Tenzij men dus al goed is aangehaakt bij elkaar en er niet veel emotie speelt. Dan kun je hier het overleg mee starten.
Bij een workshop bespreek je ook het doel van de workshop. Hiermee geef je de scope en de koers aan. Oftewel: dit is voor nu de boot en zo gaan we varen qua koers. Wat je hiermee ook doet is de contouren aangeven waarover je in gesprek gaat. En dus ook duidelijkheid scheppen over wat er niet besproken zal worden. Het is een eerste belangrijke stap in het managen van de verwachtingen.
Stap 4: De ultieme vraag: zinvol en prettig
Wat je vervolgens doet, en deze stap is cruciaal voor het psychologisch contract tussen jou, de deelnemers en de inhoud, is de vraag stellen: wat maakt deze meeting/sessie zinvol en prettig voor jou? Lees hier de toelichting op de werkvorm zinvol en prettig.
Wat je in essentie doet in deze stap is ‘gemeenschappelijke betekenis’ creëren over WAT er gedaan gaat worden en HOE dat gedaan wordt. Dit zorgt voor het gezamenlijk in de boot stappen in plaats van dat de aap alleen op jouw schouder zit.
Als je deze stap overslaat verhoog je het risico op vergadertoeristen in jouw meeting of sessie. Omdat jij de verbinding tussen inhoud, deelnemers en proces dan niet hebt gefaciliteerd.
Ja, maar werkt dat ook bij ons?
“Ja, maar dat kost tijd en die hebben we niet.”
Deelnemers die niet participeren zijn toch tijd kwijt aan de meeting en leveren geen bijdrage. Dus dat is onbenutte tijd. Achteraf kunnen niet aangehaakte deelnemers buiten de meeting om hun mening onderling gaan delen, waardoor je de kans mist te weten hoe mensen echt ergens over denken. Vertragen = versnellen.
“Ja, maar dat past niet echt bij onze vergadercultuur.”
Het kan wennen zijn. Kies altijd werkvormen en/of check-in vragen die bij de duur en aard van de meeting of sessie en bij de groep passen. En vanzelfsprekend bij het doel van de meeting. Een meeting van een uur kan als check-in vraag hebben: “Geef in 1 zin aan hoe het nu met je is”. Om vervolgens de agenda door te lopen en te vragen of iedereen zich erin kan vinden of dat er nog aanvullingen zijn. En daarbij de kans heeft om aan te geven of men het een zinvol agendapunt vindt of niet. Heeft de groep geen ervaring met samen opstarten? Houd het in het begin compact en leg uit waarom je het doet. ‘Ondertitel’ zogezegd de stappen 1 t/m 4.
“Ja, maar moet dat dan elke keer?”
Ja, volgens ons moet het elke keer. Maar niet altijd even uitgebreid. Soms ook compact. Zie je elkaar wekelijks dan kun je ervoor kiezen niet elke week een check-in vraag te doen. Sla het toetsen van de agenda niet over.
“Ja, maar ik zie mijzelf dat niet doen.”
Oefenen helpt. Durf te experimenteren. Zo ontdek je wat werkt en wat bij jou en jouw overleg of bijeenkomst past.
Training
Wil jij meer werk maken van betrokkenheid van deelnemers in jouw overleg, bijeenkomst of workshop? Leren welke werkvormen er zijn? En hoe je die begeleidt? Meer weten van de onderstroom en hoe je daarop meer grip krijgt (groepsdynamica)? Volg dan de 3-daagse leergang Participatief Leiderschap, mét certificaat.
In augustus organiseren we altijd een summer course Participatief Leiderschap. De leergang Participatief Leiderschap wordt ook gedurende het hele jaar op diverse momenten georganiseerd. Kijk hier voor de actuele planning van alle trainingen.
Contact
Heb je vragen over onze trainingen, belangstelling voor een incompany programma of zoek je een ervaren facilitator die met je mee denkt bij het ontwerpen van jouw bijeenkomst of deze kan begeleiden? Bel, mail of app ons met jouw vraag.
Laat een reactie achter
Herken je de vergadertoeristen? Wat vind je van deze tips? Of deel jouw ervaring over hoe jij opstart. De manier waarop dit succesvol verliep of juist niet! Welke leuke werkvormen of tips heb jij? Laat hieronder jouw reactie achter.
Speak Your Mind