Geen vergadertoeristen online? Vergaderhygiëne voorkomt gedoe

Slimme mensen hebben geen slimme meetings
Het intrigeert me mateloos. Slimme mensen die nog veelvuldig te weinig aandacht besteden aan de manier van samenwerking en overleggen. Slim op inhoud, nalatig op proces. En daarmee creëer je als voorzitter onbedoeld vergadertoeristen. Mensen die niet aanhaken of onderweg afhaken. Hoe je dat voorkomt lees je in dit artikel.

We vergaderen, overleggen en sparren wat af met elkaar en dat kan vaak ook niet anders: er moet nou eenmaal geïnformeerd, afgestemd en besloten worden. Maar hoe voorkom je dat mensen eigenlijk ‘niet in de boot zitten’ van jouw overleg als voorzitter daarvan? En wat maakt dat mensen niet eens instappen of onderweg andere dingen gaan doen?

Aanpak bepaalt succes
De manier waarop wordt overlegd en samen gewerkt is de wind onder de vleugels van de inhoud. De aanpak dient van kop tot staart gedeeld eigenaarschap te faciliteren. Zonder gedeeld eigenaarschap op inhoud én aanpak (of proces) moet je als voorzitter, projectleider, adviseur of beleidsmedewerker trekken, duwen en sleuren. “Ze doen niet mee”. NEE! JIJ faciliteert die participatie niet. Jij hebt te weinig aandacht voor de aanpak en duikt direct de inhoud in. Gaat dus varen zonder dat mensen kunnen ‘inchecken op inhoud én proces.’

Gedeeld eigenaarschap
Zonder dat gedeelde eigenaarschap aan de voorkant te regelen levert het vanzelfsprekend gedoe ‘in de boot op’. Dé formule, het EI, voor goede samenwerking en voor slim overleggen is: E * I + R. Eigenaarschap (door aandacht voor een goede aanpak of proces) vermenigvuldigt met de Inhoud bepaalt het Resultaat. Uit wetenschappelijk onderzoek Boonstra (2000, Lopen over Water) blijkt dat steun en inzet van professionals dé factor is die het succes bepaalt van een project en van succesvolle samenwerking. Dát geeft de wind onder de vleugels. En die professional is een actieve deelnemer die verantwoordelijkheid neemt en ook vaak pas kán nemen als jij die adequaat faciliteert om dit te kunnen doen.

Een voorbeeld van online gedoe
Hoe ontstaan online vergadertoeristen? Een voorbeeld. Chantal logt in. 09.00 uur maandagochtend. Teamoverleg. Leuk om iedereen weer even online te zien. Gezellig even van gedachten uitwisselen bij binnenkomst. Patrick, de teamleider, heet iedereen welkom. Vertelt ook wat over zijn weekend en start met ‘een rondje langs de velden’. Als Adri aan de beurt is gaat het mis. Hij is lang van stof. Dat is hij puur vanuit enthousiasme, maar Mousha en Mariska zijn zichtbaar afgehaakt. Ze kijken naar hun andere scherm. Misschien de mail ondertussen even aan het bijwerken? Mark is wat slecht in beeld. Dat is vervelend. En Patrick? Die gaat maar gewoon door en weet niet goed hoe hij ‘iedereen in de boot krijgt en houdt’. Patrick heeft onbedoeld vergadertoeristen gecreëerd.

Rondje online? Niet doen!
Een gebrek aan goed opstarten, weinig structuur tijdens de meeting, niet nadenken over de gewenste output die je met kernvragen en werkvormen genereert en te weinig goed begeleide interactie staan nog steeds in de top-5 van online ergernissen. Geen participatief leiderschap. Dus direct de inhoud induiken en vervolgens een rondje doen is vragen om focus-verlies en afhaken.Hoe voorkom je dan vergadertoeristen?
Vergadertoeristen zijn mensen die er wel zijn, maar eigenlijk niet ingecheckt zijn bij een overleg, omdat zij zich niet mede-verantwoordelijk voelen voor het proces of de inhoud. Of zij checken halverwege uit door een gebrek aan betrokkenheid en focus en verschuiven zo naar het ‘achterdek’. Bungelen met de benen over boord en doen wat anders tijdens de meeting.

Het begint met het bewustzijn dat gedeeld eigenaarschap van kop tot staart key is in een traject en het overleg als onderdeel daarvan. Dat vraagt om een duidelijke aanpak waarbij er helderheid is over het doel, de taken, rollen en verantwoordelijkheden en werkwijze. De basis hiervoor online wordt gevormd door de vergaderhygiëne op orde te hebben.

Tijdens overleggen voorkom je gedoe door heldere afspraken over de vergaderhygiëne

1. 1. Maak heldere afspraken aan het begin van jouw meeting. De zogenaamde vergaderhygiëne moet op orde zijn. Is die dat niet, dan levert dit ergernissen op en daarmee een verlies aan focus. De vergaderhygiëne krijg je op orde door heldere afspraken te maken direct bij aanvang van het overleg: camera’s aan, microfoons aan (bij een groep tot max 12 mensen is dat prima. Is er geluidsoverlast, dan wordt dat wel aan gegeven). Onderschat het belang van microfoons aan in een niet te grote groep niet. Beeld en geluid is het enige contact, in dit ‘kunstmatige’ contact. Iemand die even hoest en andere menselijke geluiden versterken het gevoel van ‘echte verbinding’. Chat alleen gebruiken als dat aan gegeven wordt. Camera’s niet uit doen of weg lopen, tenzij je vooraf aan geeft dat dit echt noodzakelijk is. Pakjes aan de deur zijn dit doorgaans niet.

De afbeelding hieronder geeft een basisset aan afspraken weer. Download deze in powerpoint en pas ze aan zodat ze voor jou passend zijn. Verderop de link.

2. Samen een prettige sfeer creëren
Benoem dat tijdens het overleg je de sfeer met elkaar maakt. Dus als er wat is? Laat het weten, op een constructieve manier. Want jij kan als voorzitter niet ‘lezen’ of iemand is uitgechecked op inhoud of aanpak.

3. Focus 
Vraag als voorzitter of iedereen zich tijdens dit overleg hier volledig op kan focussen. “Of is er iets wat je bezig houdt, wat nog in je hoofd zit. Wat af moet. Waar je je druk over maakt? ” Dit expliciet maken helpt een deelnemer aan het overleg de drukte die deze ervaart ‘een plek te geven’: Dit benoemen zorgt voor afstemming en onderling begrip. En wellicht een afspraak in de trant van: “We hebben om 11.00 uur 10 minuten pauze. Is dat voldoende om dan die mail te beantwoorden?”

Gratis download heldere basisafspraken voor minder vergadertoeristen
Als je aan 1 t/m 3 aandacht besteed is dit de basis-vergaderhygiëne op orde. Je kunt deze basisafspraken (bovenstaande afbeelding en meer!) downloaden in powerpoint en aanpassen naar eigen behoefte. Er staat een toelichting bij hoe je deze in de praktijk toepast.

Hierna volgen nog 2 stappen om goed op te starten met een groep. Deze licht ik in de volgende blog toe. Want alleen de vergaderhygiëne regelen is niet voldoende om goed in te checken en gedeeld eigenaarshap te creëren op inhoud en proces.

Vertraging bij de opstart levert versnelling en efficiëncy op
Goed opstarten is nodig om vaart te maken. Vertragen aan de voorkant levert vervolgens versnelling tijdens het verdere overleg op. Het voorkomt ergernissen en onduidelijke afspraken tijdens het overleg en vergroot de focus en betrokkenheid. Je bouwt op deze wijze aan en bepaalde discipline en vergadercultuur die op een gegeven moment gemeengoed is geworden.

Hoe kun jij online overleggen en presenteren leuker en interactiever maken?
Ook jij kan profiteren van onze kennis en ervaring om als voorzitter van online meetings deze sprankelender te maken. Minder gedoe. Minder vergadertoeristen. Waardoor het ook jou energie geeft. Een compacte praktische training online van 3 sessies van 2 uur verspreid over enkele weken. Max 8 mensen per groep. Met handvatten voor:

• Online gesprekstechnieken – hoe behoud je de focus online?
• Werkvormen en tools – hoe kun je de interactie online faciliteren?
• Praktische tips, do’s en dont’s en aan de slag met jouw praktijkvragen

Deelnemers over deze training:
“Had ik deze training maar eerder gevolgd. Had me veel energieverlies bespaard”
“Drie sessie van 2 uur en een leven lang plezier van de praktische handvatten!”
“Zo fijn nu concrete werkvormen te hebben die ik kan toepassen!”
“Mijn presentatie online geef ik nu met veel meer plezier door de toepassing van enkele eenvoudige werkvormen!”

Werkvormen voor interactie!
Of heb je meer behoefte aan werkvormen voor interactieve bijeenkomsten die je fysiek faciliteert? Ik krijg daar zo veel energie van, om interactie te faciliteren door passende werkvormen in te zetten waardoor mensen betrokken zijn!

Voeg 60 werkvormen toe aan jouw repertoire tijdens de training Werkvormen voor Interactie! Op 29 november, 10.00 – 17.00 uur in Utrecht, nog enkele plaatsen op onze per OV zeer goed bereikbare en gezellige lokatie. Vol = vol. Deze dag is een mix van werkvormen doen, oefenen en voorbeelden uit onze praktijk die werken. Lees alles over deze training Werkvormen voor Interactie op deze pagina

Compacte en praktische korte inspiratiesessie online
Wil jij een hele grote, grote of kleine groep mensen online in 30 – 45 minuten tot max een uur alvast enkele handvatten bieden voor slimmere online meetings? Boek dan een inspiratiesessie bij ons! Neem daarover contact met ons op.