Je hebt (project)overleg en hoort Henk wederom luidruchtig zijn mening verkondigen. Je denkt bij jezelf: “Hè, hij weer. Die is altijd zo lang aan het woord!” En Willie, die zegt weer weinig tijdens de workshop. Hoe ga je om met ‘lastig gedrag’ in een groep?
Groepsdynamica
Wij hebben op basis van onze ervaring in het werken met groepen en teams dit vertaald in onderstaand lemniscaat-model. Groepsdynamica is veelomvattend. Ik pretender hier niet volledig te zijn, maar een aantal aspecten ervan te belichten. Om op basis daarvan enkele praktische handvatten aan te reiken.
De voorbereiding is een belangrijke sleutel: ken de groep: wat leeft en speelt er? Hoe zijn de onderlinge verhoudingen? Welke kernvragen moeten beantwoord worden? Welke werkvormen zet ik in? Een goede voorbereiding is het halve werk: doordat de kernvragen onvoldoende scherp zijn en er onvoldoende is nagedacht over hoe deze te beantwoorden, ontstaat er onduidelijkheid, verlies aan energie en focus met afhaken tot gevolg.
Presence staat voor jouw attitude, gedachten, gevoel en zichtbaar gedrag voor de groep. Oftewel de dynamiek in jou. Heb je al een (voor-)oordeel ten opzichte van mensen? Of ben je onzeker of angstig, bang dat een bepaalde situatie zich voor doet? Dat haalt jou ‘uit jouw kracht’. Het is belangrijk je bewust te zijn van jouw interne dialogen omdat die jouw gedrag beïnvoeden en effect hebben op wat jij doet in de groep.
Interactievaardigheden staan voor jouw handelingsrepertoire om een groep te sturen. Interactieve werkvormen zijn hierin cruciaal. Deze bepalen in belangrijke mate de dynamiek in de groep. Vanzelfsprekend meer dan dat: welke vragen stel je, reflecties geef je, etc.
Omgaan met lastige situaties beheers je als je bepaalde gesprekstechnieken onder de knie hebt. Dan je weet hoe je kunt interveniëren en weg kunt blijven van oordeel en interpretatie.
De follow-up: Is helder wat er van een ieder verwacht wordt na afloop van een overleg of een sessie? Worden resultaten van een workshop goed gecommuniceerd? Niets zo funest voor het draagvlak als de opvatting heerst: “Er wordt toch niets mee gedaan”.
Drie praktische tips die effect hebben op de groepsdynamiek
TIP 1 – Een goed ontwerp voorkomt veel gedoe
In de figuur staat het zeer belangrijke woord ‘voorbereiding’. Het ontwerpen van interactieve meetings is cruciaal. Wat is het doel van het overleg of deze sessie? Wat zijn de te beantwoorden kernvragen? Welke werkvormen pas ik toe? Als je bijvoorbeeld de werkvorm Carrousel (lees de volledige beschrijving ervan hier) toepast, en je geeft de introverte persoon de stift, en je zet Harry met twee andere extraverte stokpaardberijders in een subgroep, dan heeft dat effect op de onderlinge dynamiek tussen groeps- of teamleden. Een goed ontwerp: de juiste kernvragen en werkvormen voorkomen veel gedoe in de groep.
TIP 2 – Combineer een goed ontwerp met een open mindset
Hoe bereid jij je voor op een overleg of bijeenkomst? Let eens op of je vooraf niet al een oordeel hebt. Dus in plaats van: “O jéé, als Harry nou maar niet weer zo lang van stof is en Willy zo stil”. Stap er open in. EN: Geef duidelijk aan wat je verwacht. Bijvoorbeeld: “Laten we nu in 10 minuten inventariseren wat een ieder denkt dat de impact hiervan is op ons werk. Schrijf even op wat daarin prioriteit heeft, en zorg ervoor dat iedereen aan bod komt dus hou jouw spreektijd in de gaten, en dat zal ik ook doen”. (Heldere kernvraag, duidelijke werkvorm (=aanpak) en mandaat op tijd).
TIP 3 – Onderzoek gedrag dat je niet begrijpt
O-O-O: die staan voor: Onderzoeken, Onderkennen en Ombuigen. Als mensen ‘lastig gedrag’ vertonen, onderzoek het. Je gaat daarmee op onderzoek uit naar wat maakt dat iemand doet wat hij/zij doet. Dus de drijfveer onder dat gedrag. Als iemand regelmatig op haar telefoon zit, kun je de vraag stellen: “Wat maakt dat je op je telefoon zit?” Het antwoord zou kunnen zijn: “Ik app met de oppas want ik heb een ziek kind thuis”. Onderken het: “Oh, vandaar!” Daarmee toon je begrip (onderkennen). Dan pas is er ruimte voor het ombuigen: “Blijft dit nodig gedurende het hele overleg of is dit nu vooral?” Ombuigen betekent soms een alternatief voorstellen. Het kan ook duidelijkheid verschaffen. Deze duidelijkheid is voor jezelf én voor de groep. Je geeft hiermee ook aan dat het niet ‘normaal’ is om tijdens het overleg op de telefoon te zitten. En vult aan: “Iemand anders nog urgente telefoontjes, of kan de telefoon weg?”
Training Groepsdynamica
Datgene wat vaak als ‘lastig gedrag bestempelt wordt, is dat niet als je het anders benaderd. En wordt voorkomen als jij je beter voorbereid. Als voorzitter, projectleider of facilitator. De groep is grotendeels de spiegel van jouw gedrag. Je hebt veel meer regie dan je denkt.
Behoefte aan meer concrete handvatten voor het omgaan met lastige situaties in groepen? Want daar is natuurlijk een breder palet voor beschikbaar dan dat ik hier schets. Onze eendaagse training Groepsdynamica geeft jouw daar praktische handvatten voor. Deze training wordt door projectleiders en andere voorzitters van groepen en teams als ééndaagse gevolgd. Programmamanager Tékla blikt terug op die training in de video bij de trainingsbeschrijving: “Praktisch en compact! Mijn projectoverleggen zijn er beter van geworden en kosten me nu veel mindert energie.”
Voor mensen die willen leren workshop beter te faciliteren, maakt deze training onderdeel uit van onze beproefde driedaagse leergang Participatief Leiderschap – het Faciliteren van Workshops. De andere twee trainingen zijn: het Ontwerpen van Interactieve Meetings en Werkvormen voor Interactie. We geven deze trainingen ruim 15 jaar. En scoren een 9,2 op Springest voor deze leergang. Lees de reviews op de site.
Speak Your Mind