Gemaakte afspraken tijdens vergaderingen of bijeenkomsten worden lang niet altijd goed nagekomen. Het doornemen van een actielijst aan het begin van de vergadering lijkt vaak meer te dienen als een soort van ‘reminder’: “O ja, dat hadden we afgesproken”. Een mooie sessie eindigt met goede voornemens maar deze stranden in de praktijk op ‘geen tijd of prioriteit’. Hoe komt het dat we echt voornemen te doen wat we zeggen maar het dan toch niet doen en vooral hoe voorkom je dit? Hoe zorg je voor daadwerkelijk ‘contract’?
Afspraken nakomen lastig
Mensen praten makkelijker dan dat ze dingen doen. Want achter het doen komen vaak 
allerlei onvoorziene zaken op ons pad, die maken dat het ‘doen’ een stuk lastiger is dan we ‘dachten’. Vergelijk het met de verbouwing van de badkamer. Valt altijd tegen. In tijd en geld. Waarom? Omdat we op allerlei onvoorziene, niet te plannen zaken stuiten. Die badkamer moet af als je er eenmaal aan bent begonnen. Maar die acties worden keer op keer overruled door andere urgente acties: het bekende ‘brandje blussen’ wint het dus van het zoeken naar een structurele oplossing voor al die brandjes. Dit is verklaring twee.
De derde reden is de sociale druk onder de collega’s. Toch lastig ‘toe te geven’ dat je iets niet kan doen. Hoezo? Ben je niet capabel genoeg? Dus we zeggen makkelijker ‘ja’ dan ‘nee’. De pleasers onder ons hebben het extra lastig met nee verkopen.
Goed, Zo komt dat dus.
Hoe voorkomen we dan dat afspraken niet worden nagekomen?
Daar zijn enkele handige manieren voor, waarvan we er hier enkele noemen.
- Denk tijdens de voorbereiding van elke meeting na wat je beoogde resultaat is. Wees dan niet vaag maar zo concreet mogelijk. Dus niet: “We gaan het hebben over de planning van project X.” Maar: “We brengen alle oorzaken in kaart die zorgen dat project X uitloopt en/of in de toekomst nog verder uitloopt. We gaan de kans hierop inschatten en maatregelen verzinnen hoe de meest voorkomende redenen tot uitloop kunnen worden ingedamd.” Zodra je goed na denkt over wat je daadwerkelijk wilt bereiken in termen van concrete opbrengsten ga je ook vanzelfsprekend nadenken over welke werkvorm dit vervolgens goed faciliteert.
- Betrek bij de voorbereiding degenen die ook na de bijeenkomst iets moeten gaan doen. Voorbeeld: we hebben een bijeenkomst over de follow-up van een medewerkerstevredenheidsonderzoek. Er zijn vier thema’s benoemd, die moeten worden uitgewerkt. Dan wil ik dus vier thema-eigenaren hebben in de voorbereidingsgroep van de dag. Ten eerste voorkom ik dat ik ga luchtfietsen; de mensen zelf weten het beste wat er leeft en speelt en geven mij als facilitator veel input zodat ik een realistisch ontwerp van de bijeenkomst kan maken. Ten tweede krijgen deze thema-eigenaren een actieve rol tijdens deze bijeenkomst, waardoor zij zelf de resultaten ophalen waarmee ze daarna aan de slag gaan. Het zijn hun resultaten, het is hun feestje. Het eigenaarschap is beter afgedekt.
- Tijdens meetings is het goed stil te staan bij de haalbaarheid van gemaakte afspraken, en het daarover expliciet te hebben. Check dit met elkaar. Je zult verrassende inzichten krijgen als je dit toetst.
Wat we bij grotere sessies doen is de eigenaren zelf hun resultaat aan het eind te laten presenteren aan de plenaire groep. Zet de actie-eigenaren op de foto voor het beeldverslag of voor in een artikel in een intern blad of op het intranet. Dit stimuleert het eigenaarschap bij deze mensen!- Een leuke werkvorm om gemaakte afspraken weer in herinnering te brengen enkele weken na een bijeenkomst is om deelnemers een kaartje aan zichzelf te laten schrijven. Jij als voorzitter of facilitator verzamelt ze en doet ze na een maand op de post.
Tot zover deze blog over wat je allemaal kunt doen om afspraken wel gerealiseerd te krijgen.
Wil jij ook effectievere meetings? Wij geven training in het slim voorbereiden en faciliteren van meetings en alles wat daarbij komt kijken. Kijk op onze trainingspagina of kom eerst kennis maken met ons tijdens een inspiratiesessie!
Speak Your Mind