Succesvol vergaderen deel 3: werkvormen voor interactief vergaderen

Succesvol vergaderen deel 3: werkvormen voor interactief vergaderen

In deze serie van vier blogs over succesvol vergaderen deze keer over hoe je met eenvoudige werkvormen efficiënter en effectiever kunt vergaderen.

Kasper, de voorzitter van een afdeling, heeft zich voorgenomen in het afdelingsoverleg de planning van een groot project onder de loep te nemen. Het doel: een planning waar ieder teamlid achterstaat. Het is nu vooral zijn planning, want hij heeft hem opgesteld…

Zijn belangrijkste zorgen zijn:

• Hoe kan ik ervoor zorgen dat zowel de makkelijke praters als de stille willies een bijdrage kunnen leveren?
• Hoe zorg ik dat de energie tijdens de meeting op peil blijft? Het ‘zakt nog wel eens in’.
• En hoe komen we tot gedragen besluiten? Dus ook doen wat is afgesproken.

De juiste WERKVORMEN zijn hier het antwoord! Dat had Kasper inmiddels wel door. Met het doel van de bijeenkomst in zijn achterhoofd bedacht hij de belangrijkste thema’s of kernvragen, wat hij daaruit wilde halen aan gedrag en inhoud en ten slotte wat voor elk van deze stappen de werkvorm moest zijn (zie ook deze videoblog waarin we dit stap voor stap uitleggen).

Kernvraag	Gewenste opbrengst (wat: doel)	Werkvorm (hoe: aanpak)
Wat vindt men van de planning?	Kasper presenteert de planning en vraagt om feedback	De planning op flip-overs uitschrijven en presenteren. Via geeltjes in subgroepjes feedback geven: onduidelijkheden of ideeën kenbaar make
Delen van de feedback	Inzicht in ieders feedback	Ieder subgroepje presenteert de gegeven feedback plenair. Direct besluiten nemen met elkaar over aanpassingen.
In hoeverre is de planning nu van iedereen?		Kasper vraagt de deelnemers zich op te stellen ten opzicht van de planning: dichtbij betekent: het is ook mijn planning. Veraf betekent het tegenovergestelde.

 

Op deze foto’s zie je hoe het ging. En het ging goed!

En weet je hoe het ging?

Verbaasd zagen Kasper’s collega’s een hele andere opstelling in de ruimte! Tafels aan de kant. Twee workshopborden ervoor. Stiften en ander materiaal lagen klaar. En zelfs een rustig muziekje bij binnenkomst. Het leidde direct tot een ontspannen sfeer dan gaan zitten om de vergadertafel zoals altijd. Kasper begon de meeting met de werkvorm zinvol en prettig. En maakte zo de groep samen met hem verantwoordelijk voor het proces en de resultaten. Hij pakte door op de werkvormen zoals beschreven bij de kernvragen. En evalueerde de meeting met een levende thermometer. Eerst om te kijken hoe zinvol iedereen het vond, en tenslotte hoe prettig het was.

Energie

Kasper hoefde dit keer niemand aan te geven te stoppen met het checken van zijn mail op de smartphone  Er was een open, prettige en energieke sfeer. In de evaluatie kwam naar voren dat mensen het als zeer positief en effectief hebben ervaren! “We doen meteen aan teambuilding zo. Want samen bouwen aan één planning geeft teamspirit! Well done, Kasper!” Zo, het team ging voldaan naar huis. Wat de tijd nemen voor het bedenken van een paar goede werkvormen toch kan doen.

Ook effectieve werkvormen leren? Kijk eens naar onze trainingen. We geven ze zowel in de vorm van open inschrijving als maatwerk voor jou en je collega’s.