Dit is de eerste blog in een serie van vier over succesvol vergaderen. Succesvol vergaderen is op te splitsen in de voorbereiding, de vergadering zelf en het vervolg van de vergadering. In deze eerste blog gaan we in op de voorbereiding. Vervolgens krijg je in deel 2 krijg drie tips voor het vergroten van het eigenaarschap van de agenda tijdens de vergadering. In deel 3 slimme werkvormen voor het vergaderen zelf. En tenslotte in deel 4 reiken we je ideeën aan voor het waarborgen dat afspraken ook nagekomen worden.
Kasper heeft elke maandag afdelingsoverleg. Hij vindt dat dit niet goed loopt. Sommigen komen structureel te laat. Hij heeft het gevoel dat het ‘zijn’ agenda is en de notulen worden alleen door Judith altijd goed gelezen. Wat Karin op haar laptop doet tijdens de meeting vraagt hij zich ook wel eens af… Hij besluit het dit keer anders te doen. Hij vraagt Pieter hem te helpen bij de voorbereiding. Ze doen het volgende:
WAT: Doel van de vergadering goed doorspreken
Ze staan voorafgaand aan de vergadering eens goed stil bij het doel van de vergadering. “Wat willen we deze keer echt bereiken?” Waarover willen we ideeën uitwisselen? Wat willen we mededelen en waarover willen we besluiten nemen? Bij elke bijeenkomst moet elk van deze vier vragen eenduidig zijn beantwoord.
WIE: De juiste deelnemers
Ze zien dat het eigenlijk een ingesleten gewoonte is geworden dat Jeanette er altijd bij zit. Ze bespreken dit met haar en besluiten dat zij er voortaan alleen bij is als haar project op de agenda staat.
HOE: Doeltreffende werkvormen
Ze willen heel graag meer interactie tijdens de vergadering zodat er meer ruimte is voor een gelijke inbreng van alle deelnemers. Zodat Judith wat meer aan bod kan komen, die is wat verlegen en bescheiden. Terwijl Peter echt zijn zegje wel doet, een tikje dominant is en wat ingedamd moet worden. Ze stellen voor zich te oriënteren op een training op dit vlak, en komen uit bij Hartelijk Gefaciliteerd, de training ‘Werkvormen die Werken’ die op 13 februari 2014 wordt gegeven en besluiten die te gaan volgen. Een artikel in de NRC dit weekend met de titel ‘Jongens, dat kan korter’ leest Kasper dat de kwaliteit van de voorzitter en de mate waarin deze interactie faciliteert een belangrijke succesfactor is van efficiënt vergaderen. Dit is gebaseerd op een promotieonderzoek van Lise van van Oortmerssen. Dit onderbouwt zijn onderbuikgevoel dat hij meer zou moeten doen met werkvormen in zijn overleg. In de derde blog in deze serie laten we zien hoe Kasper met slimme werkvormen snellere én betere resultaten boekt. Er is alvast één werkvorm die Kasper toepast: de notulen worden vanaf nu gemaakt in een mindmap. 
Hij gebruikt hiervoor het programma MindManager, wat zeer eenvoudig en gebruikersvriendelijk is. Voordelen: iedereen ziet de notulen direct ontstaan op het projectiescherm, ze kunnen direct indien nodig gecorrigeerd worden en daarmee is het achteraf lees- en goedkeuringsproces van de notulen van de baan.
WANNEER: de agenda tijdig verspreiden
Kasper verspreidt de agenda dit keer wat eerder zodat mensen wat meer tijd hebben deze door te lezen. In de notulen, de mindmap, zitten links naar diverse bijlagen. Iedereen is enthousiast vanwege de mooie layout, de duidelijkheid, het overzicht dat deze wijze van verslaglegging biedt en de tijdbesparing.
Speak Your Mind