Succesvol vergaderen: hoe vergroot je het eigenaarschap van de agenda? Dit is de tweede blog in een serie van vier over succesvol vergaderen. Dit gaat over de voorbereiding, de vergadering zelf en de follow-up. De vorige blog ging over de voorbereiding. In deze blog drie tips voor het vergroten van het eigenaarschap van de agenda tijdens de vergadering. In deel drie slimme werkvormen voor succesvol vergaderen. En tenslotte in deel vier reiken we je ideeën aan voor het waarborgen dat afspraken ook nagekomen worden.
De vergadering begint. Chantal en Pieter zijn (weer) te laat. Kasper doet de aftrap, en begint met het voorlezen van de agenda. Judith checkt haar nieuwe Samsung Galaxy S4. Dat is ook een mooi speelding. Misschien neem ik die ook… Oh, ik dwaal af. Waar Joost is mag Joost weten. Die heeft zich niet afgemeld. Karin tikt druk mee op haar laptop… Of doet ze iets wat niets met deze vergadering te maken heeft? Vergaderen: van schijnvertoning naar professionele dialoog. Hoe doe je dat? Te beginnen met draagvlak voor de AGENDA.
TIP 1 – check hoe de deelnemers erbij zitten Kasper begint met een rondje aan de hand van de vraag: “hoe zit je er NU bij?” Chantal legt uit dat ze het té druk heeft, omdat het nieuwe CRM-systeem steeds vastloopt. Klantenservice belt haar continu. Pieter vraagt zich hardop af waarom hij überhaupt bij deze vergadering is. Judith legt haar Samsung aan de kant en zegt dat ze zich zorgen maakt over haar dochtertje dat ziek thuis is: ze ontving net een sms-je van de oppas dat het gelukkig goed gaat. Ze vertelt dat Joost er niet bij is, want die is nu bij Klantenservice om daar de wachtrijen te helpen reduceren. En ten slotte geeft Karin aan dat ze hoopt dat dit een vergadering wordt waarbij alle agendapunten nu eens wel allemaal worden besproken.
TIP 2 – gebruik de ‘flip-overagenda’ Kasper heeft als voorzitter de agendapunten op geeltjes geschreven en op een flip-overvel geplakt. “Karin, om direct aan je idee tegemoet te komen, welk punt heeft wat jou betreft de hoogste prioriteit?” Er ontstaat een gesprek in de groep over de agenda: wat zijn ‘must haves’ en wat de ‘nice to haves’? Pieter staat zelfs op en schuift met de geeltjes op de flip-over en toont zich een ware facilitator, door steeds te checken of de agenda zo wel passend is voor een ieder. Twee agendapunten vervallen al snel. Dit wordt meteen aangepast in de mindmap, waarin alle agendapunten staan. In de vorige blog bespraken we dat de agenda en notulen heel goed in de vorm van een overzichtelijke mindmap gemaakt kunnen worden.
TIP 3 – hoe staat men ten opzichte van de agenda? Kasper zet de flip-over met de agenda erop midden in de ruimte. En stelt de vraag: “Ga nu staan ten opzichte van deze agenda en beeld daarmee uit in hoeverre deze nu echt van jou is en je bereid bent er actief mee aan de slag te gaan”. Chantal staat er vlakbij. Pieter ook. Judith staat op een halve meter afstand samen met Karin. Kasper zelf staat er vlak tegenaan . Na een rondje te hebben geïnventariseerd waarom een ieder staat waar die staat is het inzicht dat de agenda nu goed is, maar dat er een aantal verbeterpunten zijn voor de manier van vergaderen. De werkvormen die Kasper toepast waardoor er échte betrokkenheid en een goede uitwisseling van ideeën plaats vindt bespreken we de volgende keer.
En… hoe vergroot jij het eigenaarschap van doel en agenda bij de deelnemers? We nodigen je uit om hieronder te reageren.
Annet en Jeroen,
Leuk om te lezen. Helemaal eens met het belang om aan het begin van een overleg mét alle deelnemers de inhoud van de agenda vast te stellen.
Wat hier ook bij helpt: alle deelnemers vragen of zij aan de voorliggende agenda nog punten zouden willen toevoegen of (in volgorde) veranderen. En – na eventuele wijzigingen – aan alle deelnemers individueel te vragen of zij instemmen met (hun ‘consent’ geven aan) deze agenda. Zo nee, dan bezwaren inventariseren, bespreken en evt agenda aanpassen. Totdat iedereen instemt. Dat maakt expliciet duidelijk dat alle deelnemers een gelijke invloed hebben op en mede-verantwoordelijkheid hebben voor de agenda die wordt vastgesteld.
Met elkaar besluiten nemen obv consent komt voort uit ‘sociocratie’. Niet alleen waardevol voor besluiten over de agenda, maar ook voor de inhoudelijke besluiten die er op staan…
Hartelijk dank voor je reactie Rob! Mooie toevoeging. Door te vertragen in het begin maak je snelheid gedurende de rest van de vergadering. De verleiding is: we hebben geen tijd” en dus stomen we door en creëren geen eigenaarschap voor de agenda. Dat is hetzelfde als denken dat je NIET nat wordt door te gaan rennen in de regen…..Misschien had ‘even je regenpak aan doen’ een nat pak kunnen voorkomen.
Heel herkenbaar: je stuurt per mail een uitnodiging, al dan niet met een agenda. Op het afgesproken tijdstip, en meestal 5-10 minuten later, begint de vergadering. Obligaat lopen we de punten langs en anderhalf uur later is het al weer afgelopen.
Juist door de deelnemers actief te benaderen bij de agendavorming vooraf en tijdens de vergadering vergroot je hun betrokkenheid bij de bijeenkomst. Dat kan toch alleen maar leiden tot betere en gedragen resultaten?
Ik ga daar zeker beter op letten.