Iedereen die weleens een meeting begeleidt heeft het meegemaakt: je maakt een flinke fout. Met het schaamrood op je kaken denk je eraan terug: ‘och had ik maar…’. In deze blog enkele bloopers die onszelf en anderen ooit zijn overkomen. En natuurlijk tips over wat te doen als het je gebeurt.
Zwetend de bijeenkomst openen
Terwijl je nog hard bezig bent om voor de meeting de flip-overs en dergelijke klaar te zetten hangen de deelnemers doelloos in de zaal rond. Je bent te druk om ze welkom te heten. Nog verhit van al dat gesjouw heet je iedereen welkom. Pas na een halfuur ben je zelf ook ‘geland’. Je merkt aan de groep dat jij een valse start heb gemaakt. Tip: kom altijd (ruim) op tijd om de zaal goed in te richten. En als het toch gebeurt: maak excuus naar de deelnemers en begin een kwartier later, zodat je voldoende tijd hebt om alles helemaal goed klaar te zetten.
De gorilla op je schouder
Je werkt hard aan de voorbereiding van de bijeenkomst, want dat is een belangrijke succesfactor. Je zit er zo ‘in’, dat je je bijna gaat identificeren met het doel van de bijeenkomst. Het gemis aan afstemming met je opdrachtgever wreekt zich al direct bij de opening: hij vertelt een heel ander verhaal dan jij in gedachten had. Oei, een valse start! Tip: verlaag je opdrachtgever niet en plein publique door hem te corrigeren. Maar stel een paar verhelderende of richtinggevende vragen om de schade zo veel mogelijk te beperken. Zodra je onder vier ogen met hem kunt spreken, bij voorbeeld in een pauze, kun je eventueel nog verder bijsturen.
Geen interactie maar stug doorgaan
Tijdens een halfuur durende discussie merk je dat de energie van de groep aan het wegzakken is. Je laat het gebeuren, het is immers belangrijk wat er besproken wordt. Maar je ziet ze een voor een afhaken. Tip: deel je observatie dat de energie wel erg laag is en stel voor om iets anders te gaan doen. Las eventueel een pauze in en bepaal wat je daarna gaat doen (even klankborden met opdrachtgever of een paar deelnemers helpt!).
Je gaat onderuit, en dan?
Hierbij enkele praktische tips hoe te handelen als je mertk dat het niet lekker loopt.
Blijf authentiek
Mensen die open en authentiek zijn, zijn het beste in staat om anderen met zich mee te krijgen. Dus blijf jezelf, maak je niet groter dan je bent en zeg wat je voelt over de situatie die je zelf hebt gecreëerd. Als je benoemt wat je ervaart, dan zullen anderen dat ook sneller doen. Dus zeg gewoon dat je een fout hebt gemaakt en wat je daarbij voelt. Dit breekt het ijs bij de deelnemers en je merkt dat ze je gaan helpen.
Benoem wat er is
Durf tijdens een meeting te benoemen of mensen deze nog als zinvol en prettig ervaren. Want als jij het niet als zinvol en prettig ervaart, dan ben je waarschijnlijk niet de enige. Deze werkvorm, die we je vooral aanraden om aan het begin van een meeting te doen, beschreven we eerder in een blog.
Begin overnieuw
Beter ten halve gekeerd dan ten hele gedwaald. Dus zodra je voelt dat je op een verkeerde afslag zit: stop, zeg wat er niet goed gaat, vertel waar je heen wilt, keer om en ga de juiste kant op.
Maar houd wel de leiding
Als facilitator sta je wel voor de groep om tot resultaten te komen. Dus naast bovenstaande punten is het belangrijk dat je snel de draad weer oppakt en duidelijk, waar nodig in afstemming met de groep, de verdere koers uitzet. Een goede facilitator heeft oog voor de deelnemers, maar is wel in staat om richting aan het proces te geven.
Wat is jouw ‘leukste’ blooper?
Wat is jou wel eens overkomen of heb je anderen zien doen? En hoe ben jij of is die ander ermee omgegaan? Deel je uitglijders en bloopers hieronder ter leering ende vermaeck!
Speak Your Mind