Conflict in een team? Draai ‘de film’ samen terug

Onlangs werd ons gevraagd om een team te begeleiden, waarin een aantal dingen flink waren misgegaan, het onderling vertrouwen was grotendeels weg. Diverse teamleden hadden allerlei acties ondernomen om de samenwerking te repareren. Het werd echter van kwaad tot erger: escalaties, spoedmeetings, kwade e-mails, slaande deuren…

In deze blog een eenvoudige werkvorm waarmee je een team kunt helpen weer een schone lei te maken en het vertrouwen in elkaar terug te winnen.

Neem de tijd om terug te kijken

In een situatie als hierboven beschreven is het goed om de tijd te nemen om terug te kijken. Sterker nog: als je dit ‘hoofdstuk’ wilt helpen afsluiten, dan kom je daar niet omheen. Wat je wilt bereiken is dat iedereen zich gehoord voelt over wat er allemaal is gebeurd. Daarbij is het van belang dat je de feitelijke gebeurtenissen op een rijtje zet en inventariseert hoe de teamleden deze hebben ervaren. Onderstaande werkvorm kan je daarin als begeleider houvast geven.

De werkvorm

Om de film terug te kijken, maak je een helder onderscheid tussen feiten, intenties en effecten.

1. Feiten: wat is er feitelijk gebeurd? Dat zijn alle relevante gebeurtenissen, zoals een spoedmeeting, er is een brief gestuurd, een gesprek heeft plaatsgevonden, de OR is erbij gehaald, enzovoort.

2. Intenties: wat zijn de bedoelingen geweest van degenen die deze acties hebben ondernomen?

3. En dan de effecten: welk effect heeft elke actie gehad op de anderen?

Je begrijpt het al: juist het verschil tussen de intenties en de effecten is interessant om samen naar te kijken. Alleen al het gesprek daarover kan de lucht behoorlijk doen klaren.

Hoe kun je dit praktisch aanpakken?

De voorbereiding – Neem een flip-over en maak drie kolommen, met de titels ‘Actie’, ‘Intentie’ en ‘Effect’ (zie afbeelding).

Stap 1 –  Inventariseer eerst alle relevantie acties en schrijf ze in de eerste kolom: welke dingen hebben er feitelijk plaatsgevonden? Zet ze in chronologische volgorde. Tip: schrijf alles op post-its, want je zult zien dat je de notities zult willen verplaatsen. En bereid je erop voor meer dan één flip-overvel te moeten vullen.

Stap 2 – Na deze eenvoudige stap volgen de intenties: wat wilden de personen verantwoordelijk voor de acties bereiken? Belangrijk is dat je letterlijk opschrijft wat de verantwoordelijken voor die acties hierover zeggen.

Stap 3 –  Ten slotte inventariseer je met de groep welk effect elke actie had op de diverse teamleden. Wederom van belang: luister goed en schrijf alles (beknopt) op. Het kan zijn dat de effecten op de diverse teamleden verschillen.

Bovenstaand kan langer duren dan je zou verwachten. Belangrijk is hier echt de tijd voor te nemen (wees waakzaam voor herhalingen van mensen en de bekende stokpaardjes).

Stap 4 –  de afronding. De kans is groot dat het team al tijdens bovenstaande inventarisatie tot inzichten komt waarom de boel is ontspoord: ‘o joh, bedoelde je dát met jouw actie, ik had het helemaal anders opgepikt. Had dat dan gezegd…’. Zo kun je diverse verschillen in aannames, uitgangspunten en dergelijke explicitiet maken. Leg deze resultaten duidelijk vast door ze markeren of op te schrijven.

Tot slot

Tot zover deze werkvorm om met een team de film terug te draaien. Hiermee haal je de feiten en percepties uit elkaar en zorg je ervoor dat iedereen zich gehoord en gerespecteerd voelt. Dit helpt het team aan inzicht in de oorzaken van de ontsporing. Een belangrijke stap naar een schone lei op weg naar terugkerend onderling vertrouwen.

Wil je meer leren?

Kom naar een van onze gratis inspiratiesessies of doe mee met een van onze trainingen in het ontwerpen, werkvormen, groepsdynamica of visuele meetings.