Omgaan met gedoe in meetings? 3 tips

Er wordt veel samengewerkt in groepen, projectteams, of andere tijdelijk samengestelde groepen of teams. Groepsdynamische verschijnselen kunnen de focus op de inhoud beïnvloeden en verstoren. Gedoe in de groep kan leiden tot vertraging en energieverlies.

Wat is de oorzaak van gedoe in meetings en hoe kun je dit voorkomen? Drie tips.

De volgende lastige situaties worden vaak genoemd door deelnemers aan onze trainingen:
  • Ik voel me als projectleider teveel de duwer en trekker van een projectoverleg
  • Ik ervaar te weinig actieve deelname tijdens een meeting
  • Ik weet niet hoe ik de interactie op gang moet brengen en houden in mijn scrum-overleg
  • Ik vind het lastig om te gaan met de onderstroom
Wat gebeurt er ‘procesmatig’ als een groep mensen gaat overleggen?
  • Degene met de rol van voorzitter opent de meeting.
  • De agenda is leidraad voor het gesprek.
  • Er wordt overlegd in één werkvorm: de vergader-werkvorm.

Dus: de focus ligt op de inhoud (het wat) en niet op hoe er overlegd wordt. Dit terwijl: aanpak * inhoud = resultaat. Er wordt één werkvorm ‘gekozen’: die van de standaard-vergadering, terwijl die werkvorm aan veel inhoud geen recht doet en er de oorzaak van is dat er ‘groepsgedoe’ ontstaat.

Mensen haken af, de voorzitter raakt gefrustreerd met onduidelijke besluiten als resultaat. Gelukkig biedt Scrum een prachtige set aan werkvormen om afstemming en monitoring in projecten te verbeteren. Toch is de set die Scrum biedt aan werkvormen ook beperkt. En komen Scrum-masters ook naar onze trainingen om meer te leren over het begeleiden van groepsprocessen.

Wat gebeurt er bij veel mensen die aan overleggen deelnemen?

  • Je dwaalt in gedachten af. Logisch, want alle paden en zijpaden volgen die er bewandeld worden is niet te doen.
  • Wij mensen kunnen heel veel tegelijkertijd: én luisteren én nadenken, én kijken, én je irriteren aan de gang van zaken, én…… Maar is dit efficiënt? Chaos in het hoofd en weinig focus op de inhoud is het resultaat.

Wat er ook gebeurt is dat de fasen van divergeren (ideeën verzamelen) en convergeren (ideeën uitwerken) door elkaar lopen. Dit maakt dat de inhoud vaak ongestructureerd aan bod komt.

Wat het overleg kenmerkt is dat er over een ‘onderwerp dat op de agenda’ wordt overlegd. Maar wat is het doel? Is dat verkennen met elkaar? Is dat iets uitwerken? Of moet er een besluit genomen worden? Op basis van welke criteria? Dus het doel is onduidelijk.

De energie lekt weg. De focus ook. Het overleg wordt op tijd afgerond, dat moet ook. Want er is een volgend overleg. Dat ook al zo weinig gestructureerd verloopt zonder heldere focus op het proces. Herkenbaar? Wat is dat toch dat we alsmaar zo inefficiënt en ineffectief blijven overleggen? Eerst de drie beloofde tips, dan een verklaring daarvoor.

Drie tips om gedoe in meetings te verminderen

Voorbereiding is dé sleutel tot succes. Zorg dat je een bijeenkomst goed voorbereid en weet wat de bedoeling is per onderwerp. Drie tips voor een goede voorbereiding:

1. Doel verhelderen

Stel per agenda-onderwerp het doel vast.

 

2. Kernvraag per onderwerp

Wat is de exacte vraag die je wilt beantwoorden per agenda-onderwerp? Zonder kernvraag kom je niet tot de kern.

3. Werkvorm

Hoe wil je de kernvraag beantwoorden? Welke werkvorm ga je gebruiken? Dit is de manier waarop je de groep faciliteert om de kernvraag te beantwoorden.

Een voorbeeld van een werkvorm die breed inzetbaar is en waarvoor je weinig middelen nodig hebt. Wil je peilen hoe iedereen erin staat, voordat je samen een besluit neemt? Met de werkvorm de suikerzakjes opstelling maak je dit zichtbaar en bespreekbaar.

Waarom doen we dit dan niet?

“Geen tijd” is daarvoor het veel gehoorde argument. Dat vind ik zo’n onzin! Dus vergaderen zonder helder doel en aanpak met energie en focus die weg lekt, daar is wel tijd voor? Bijzonder. Als enkelen zich het eigenaarschap toe-eigenen van de voorbereiding van een overleg leidt dat tot een overleg met meer betrokkenheid, een veel efficiëntere tijdbesteding én gedragen, heldere resultaten.

Groepsprocessen faciliteren kun je leren

In onze trainingen leren we je interactief te werken met groepen. Het ontwerp hiervan in de training het Ontwerpen van Interactieve Bijeenkomsten, de werkvormen in de training Werkvormen voor Interactie en grip op de onderstroom in de training Groepsdynamica. Allemaal eendaagse trainingen. Wij bieden dit aan in de vorm van open inschrijving en in-company trainingen. Na deze trainingen met goed gevolg te hebben afgelegd ontvang je het certificaat for the Foundation of Facilitative Leadership. Wij sluiten aan bij de competenties voor facilitators zoals the International Association for Facilitators (IAF) die hebben vastgelegd. Zij nemen het assessment voor facilitators af, ook in Nederland. waarna je de titel Certified Professional Facilitator kunt voeren.

Wij scoren een 9,0 voor onze trainingen op de onafhankelijke trainingenwebsite Springest.nl
Wij hebben nog enkele plaatsen beschikbaar voor de nieuwe cyclus van open trainingen die starten in februari 2019.

Ontwerpen en begeleiden van interactieve bijeenkomsten

Wij kunnen jou ook helpen bij het ontwerpen en eventueel  faciliteren van jouw sessie, (project-)kick-off, overleg, teamdag of bijeenkomst.

Laat wat van je horen

*

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.