De beste locatie voor je meeting – vijf tips uit de praktijk

Heb je weleens ervaren dat een locatie niet klopt? Dat je last had van die afstandelijke U-vorm, of dat je je als voorzitter, projectleider of facilitator realiseerde: “we zitten toch niet de hele dag in dit hok… “

Even overleggen of…
Natuurlijk moet je soms even snel sparren, overleggen of iets aftikken. Je kruipt in een overlegruimte, de inhoud staat centraal en je hebt echt geen tijd om de ideale overlegplek te kiezen. Als je wat langer met een groep moet overleggen, is de ruimte wel degelijk een ingrediënt die ertoe doet.

Pijpenla
Een voorbeeld. Wij waren gevraagd om een tweedaagse met een grote groep leidinggevenden te begeleiden. Natuurlijk zijn we vooraf op de locatie gaan kijken. Wat bleek? De toegewezen zaal was langwerpig. Je weet wel, zo’n ‘pijpenla’. En de inrichting was kaal en kil. De enige mogelijke opstelling met een grote groep was achter elkaar zitten in rijtjes. Nou bleken ze ook een echt bruin café te hebben in de kelder. Gaaf! Geweldige sfeer hing daar. Ja, dáár zouden we prima de dag door kunnen brengen! De sfeer van het café paste bij de doelstelling: namelijk ondanks de groepsgrootte een intieme sfeer voor uitwisseling creëren over een gevoelig thema.

Waar moet je dus op letten? Vijf tips!

Tip 1: De juiste uitstraling Welke sfeer wil je oproepen, zakelijk of informeel? Sjiek of juist goedkoop? Bij een conferentie die wij onlangs voor een grote reorganisatie faciliteerden, koos de opdrachtgever voor een goedkope, dus basic locatie. Deze reorganisatie was immers een kostenbesparende operatie. Andere overwegingen zijn: stad of platteland, grootschalig (conferentiehotel) of juist gezellig klein (boerderij)? En ook: uitgebreide service of vind je het niet erg om de koffie zelf te halen?

Tip 2: Voldoende ruimte En heb je voldoende oppervlak in de zaal? Voor een vergadering met tien personen is 20 vierkante meter meestal voldoende, terwijl 60 vierkante meter bij een workshop geen overbodige luxe is. Dus geef bij de receptie of managementassistente duidelijk aan hoeveel oppervlakte je nodig hebt (naast het aantal deelnemers voor de catering).

En o ja, bij lekker weer, ga eens buiten zitten! Informeer bij de locatie naar de mogelijkheden.

Tip 3: Opstelling voor dialoog Hoe het meubilair staat is zeer sfeerbepalend. Moet je dichter tot elkaar komen qua standpunten, ideeën of onderling begrip dan kun je nu eenmaal beter om een ronde, kleine tafel gaan zitten dan in een grote carrévorm. Wij zetten vaak de tafels aan de kant of maken een terrasopstelling. Een grote kring stoelen zonder tafels werkt ook goed. Niet in elke zaal kan dat.

Tip 4: Verken de ruimte ruim van te voren Zorg dat je de ruimte goed kent! Niet alleen om praktische redenen, maar ook om voor jezelf te visualiseren hoe de bijeenkomst moet gaan verlopen. Regelmatig krijgen wij de juiste ingevingen voor de aanpak door gewoon door de zaal te lopen en te ‘zien’ hoe de groep bezig is. Dus als het even kan: ga van tevoren op verkenning. Dat is trouwens ook goed voor het contact met de gastheer of gastvrouw. Een goede relatie met deze mensen kan altijd goed van pas komen als je iets geregeld wilt hebben. Regel trouwens ook dat je op de dag van de bijeenkomst ruim van tevoren de ruimte in kunt om hem rustig in te richten. Wij zijn er zelf altijd minimaal een uur van tevoren, liefst nog eerder.

Tip 5: Lees reviews Ervaringen van anderen zijn goud waard. Ben je op zoek naar de Nederlandse Tripadvisor voor vergaderlocaties? Wij hebben hem voor je gevonden: op www.meetingreview.com vind je informatie en reviews van nagenoeg alle vergaderlocaties in ons land.