Hoe bereid je een interactieve sessie goed voor?

Wil je weten waarom bijeenkomsten mislukken? Zelden door wat er in de zaal gebeurt. Bijna altijd door wat er in de weken daarvoor niet is gedaan. Voorkom de gorilla op jouw nek!

Hoe voorkom je dat jij teveel eigenaarschap neemt voor, tijdens én na een sessie?

Je bent er druk mee en voelt je verantwoordelijk voor het succes van de bijeenkomst. Eigenlijk iets te weinig voorbereidingstijd… Je ziet dit als een kans die je met beide handen beet pakt. Hoe voorkom je dat jij de aap te veel op jouw schouders neemt?

Werk met een ontwerpteam

Een bijeenkomst faciliteren begint weken daarvoor, met de vraag: wie betrek ik bij de voorbereiding? Dat klinkt misschien als een open deur, maar in de praktijk is de doorlooptijd voor voorbereiding vaak te kort.

Een interactieve sessie staat zelden op zichzelf. Het is een moment in een groter geheel. Er speelt van alles in de organisatie of het project, er zijn mensen met belangen, mensen met kennis, en mensen die straks iets moeten doen met wat er uit de sessie komt. Als jij die context niet kent, kun je tijdens de sessie minder alert zijn op signalen.

Wie je betrekt bij de voorbereiding, bepaalt dus mede het succes. Niet alleen omdat je dan beter weet wat er speelt, maar ook omdat die betrokkenheid vooraf iets doet met die mensen tijdens de bijeenkomst. Plan een overleg voorafgaand aan de sessie met mensen die de verschillende ‘bloedgroepen’ aanwezig tijdens de sessie goed begrijpen. Ze voelen zich gehoord nog voordat de sessie begint. “De grootste tegenstander leverde de meest waardevolle input vooraf.” Namelijk hoe we konden voorkomen dat deze sessie te weinig follow-up zou krijgen in de praktijk.

Mensen vooraf betrekken en met hen de KERNVRAGEN van de sessie vaststellen maakt ze mede eigenaar van het programma. Ze weten waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt. Ze zitten al ‘in de boot’ voordat de sessie plaats vindt en vergroten daarmee het draagvlak tijdens de sessie. En dat maakt ze tijdens de sessie een stuk actiever. Het aapje springt rond in plaats van op jouw schouders te zitten.

Begrijp het krachtenveld

In elke groep spelen belangen. Iemand wil dat besluit A wordt genomen, iemand anders wil dat besluit B van tafel blijft. Dat is normaal en menselijk. Maar als jij in jouw rol als procesbegeleider niet weet wie welk belang heeft, dan loop je het risico dat je de sessie begeleidt terwijl er onder de oppervlakte van alles speelt wat jij niet ziet.

Wat is het echte vraagstuk? Wat zijn de gevoelige punten? Wie heeft welke belangen bij een bepaalde uitkomst? Wie heeft formeel iets te zeggen, en wie heeft informeel veel invloed? Die gesprekken vooraf leveren je niet alleen veel informatie op, ze leveren je ook bondgenoten tijdens de sessie op.

Want soms is er iemand die tijdens de sessie een cruciale rol kan spelen. Niet als deelnemer die passief meeluistert, maar als iemand die een standpunt verwoordt, een knoop doorhakt of een verbinding legt die jij als buitenstaander niet kunt maken. Dat weet je alleen als je vooraf zorgvuldig het gesprek hebt gevoerd met een afspiegeling van de groep aanwezig tijdens de sessie.

Gedeeld eigenaarschap voor, tijdens én na de sessie

Gedeeld eigenaarschap ontstaat niet vanzelf op de dag van de sessie. Het begint al in de voorbereiding. Als mensen meedenken over de vraagstelling, over wie er aan tafel moeten zitten, over wat een goed resultaat zou zijn, dan is de sessie niet iets wat jij organiseert, maar wat je met elkaar doet.

Dat vraagt om een opdrachtgever en een ontwerpteam die vooraf goed betrokken worden. Niet iemand die zegt “doe maar” en daarna aanschuift als toeschouwer. Maar iemand die meedenkt, meebeslist en zich ook verantwoordelijk voelt voor de opvolging. Spreek dat van tevoren expliciet af. Wie is eigenaar van de follow-up? Wie communiceert over de uitkomsten? Wie spreekt mensen aan als afspraken niet worden nagekomen?

Als dat niet helder is voor de sessie begint, riskeer je dat jij het bent die achteraf de boel bij elkaar houdt.

Start tijdig met de voorbereiding

Plan bij je volgende sessie bewust tijd in, voldoende doorlooptijd, voor de voorbereidingsfase. Niet alleen voor het ontwerpen van je draaiboek met werkvormen, maar voor verkennende gesprekken vooraf. Met de opdrachtgever, met een paar deelnemers, met mensen die het krachtenveld goed kennen.

3-daagse praktische leergang het Faciliteren van Workshops

Op 25 september start de driedaagse leergang Participatief Leiderschap – het Faciliteren van Workshops. Tijdens de 1e dag – het Ontwerpen van Interactieve Bijeenkomsten leer je een aanpak, compleet met checklist en templates, om jouw sessies goed voor te bereiden. De 2e dag is een praktijkdag boordevol werkvormen en tijdens de 3e dag leer jij omgaan met lastige situaties tijdens de training Groepsdynamiek – Grip op de Onderstroom. Lees alles over de praktische handvatten die deze leergang jou zal opleveren. “Praktisch en compact” komt steeds terug in de reviews.

Download de checklist voor het faciliteren van interactieve bijeenkomsten

Via deze pagina kun je handige werkvormen downloaden, evenals de checklist voor interactieve bijeenkomsten.

Bewonersparticipatie

Heb jij in jouw werk te maken met bewoners? Moet jij een participatieplan maken of bewonersbijeenkomsten organiseren? Leer dar alles over tijdens de 3-daagse leergang Bewonersparticipatie. Gegeven door Marianne Zuurt, auteur van het handboek voor Bewonersparticipatie. Hert boek en de training zitten boordevol praktijkvoorbeelden, do’s en dont’s.

Bel, app of mail mij!

Wil je weten of welke training het beste bij jou past? Je kunt me een appje sturen. Of bellen. Op 06-55 70 50 82. Of mailen op annet@hartelijkgefaciliteerd.nl Of stel je vraag via het contactformulier. Maatwerk en in-company is ook mogelijk.

Ik spreek je graag!
Hartelijke groet,

Annet
Eigenaar Hartelijk Gefaciliteerd
Trainer, Change Facilitator en Teamcoach