“Nou, daar gaan we weer! Dit was weer zo’n overleg waarvan je je afvraagt waarom het 1,5 uur moet duren! Weinig structuur, Iedereen die zijn zegje moet doen, en soms zelfs in herhaling valt. Mij is het niet duidelijk welk besluit er is genomen. En niemand zegt er wat van of doet er iets aan!”
Als leidinggevende, projectleider of teamleider zit je vaak aan de knoppen van het overleg. Toch zijn juist deze overleggen regelmatig bron van frustratie: ze kosten veel tijd, leveren weinig op en voelen soms als verplicht nummer. Het goede nieuws: de meeste ergernissen zijn goed te voorkomen. Hieronder de vijf meest voorkomende valkuilen én wat jij eraan kunt doen.
1. Is de agenda wel duidelijk en van iedereen? Gebrek aan gedeeld eigenaarschap.
De ergernis:
Een overleg zonder duidelijke agenda mist richting. Maar zelfs mét agenda gaat het vaak mis als die volledig door één persoon wordt bepaald. Of als de agenda vaag geformuleerde onderwerpen bevat. Teamleden voelen zich dan minder betrokken en zien het overleg als “iets van de leiding”. Gevolg: passiviteit.
Wat kun je doen?
- In plaats van dat de agenda een opsomming is van een rijstje onderwerpen, formuleer de te beantwoorden KERNVRAAG bij dat onderwerp. Anders is dwalen is het bos gegarandeerd.
- Formuleer vooraf een helder doel per onderwerp van de agenda: informeren, beeld vormen, ideeën bedenken, oordeelsvorming of besluitvorming.
- Deel de agenda op tijd en nodig deelnemers actief vooraf uit om punten aan te dragen. Spreek af dat die punten uiterlijk 2 werkdagen bijvoorbeeld zijn aangeleverd. Er kunnen tijdens het overleg alleen punten worden toegevoegd als die niet voorzien en urgent zijn.
- Benoem per agendapunt een eigenaar (niet altijd jij als voorzitter).
- Een stap in het opstarten van een slim overleg is: “Is deze agenda compleet en van ons allemaal?” Loop de agenda goed door voordat je start.
Goede voorbereiding is het halve werk
Vertragen aan de voorkant = accelereren tijdens het overleg
👉 Gedeeld eigenaarschap voorafgaand en tijdens het overleg is cruciaal voor een zinvol overleg met betrokkenheid en resultaat.
2. Heb je de juiste deelnemers aan tafel?
De ergernis:
Hoe groter de groep, hoe groter de kans op passiviteit, herhaling en vertraging. Mensen schuiven aan “voor de zekerheid”. Gevolg: rollen en verantwoordelijkheden zijn onhelder. Mensen haken af.
Wat kun je doen?
- Nodig alleen mensen uit die op dat moment nodig zijn voor het doel of de besluitvorming.
- Werk met een kernteam en informeer anderen achteraf.
- Durf te zeggen: “Voor dit overleg is jouw input nu niet nodig.”
👉 Minder mensen = meer focus en snellere voortgang.
3. Hoe voorkom je dat enkelen het gesprek domineren?
De ergernis:
Vaak dezelfde mensen aan het woord, namelijk de extroverten. Terwijl anderen afhaken of hun ideeën inslikken. Dit leidt tot eenzijdige besluiten en verminderde betrokkenheid. Wederom: afhaken tot gevolg.
Wat kun je doen?
- Neem als leider actief de rol van gespreksbegeleider en verdeel gesprekstijd.
- Werk met rondes of stel gerichte vragen aan stille deelnemers.
- Begrens dominante sprekers op een respectvolle manier.
- Pas werkvormen toe: uitwisselen in tweetallen, input via Mentimeter of een brainstorm, etc. Zo kan iedereen gelijktijdig input leveren. Dit vergroot de participatie, versneld het proces en helpt mensen focussen: dat is wat werkvormen doen.
👉 Goede leiders zorgen dat alle stemmen gehoord worden. En weten wanneer welke werkvorm in te zetten om de focus en betrokkenheid te vergroten. Ook bij online overleggen.
4. Hoe ga je om met een gebrek aan focus en aandacht?
De ergernis:
Telefoons, laptops en zijgesprekken ondermijnen de energie in het overleg. Het signaal: dit overleg is blijkbaar niet zo belangrijk. Gevolg: “Oh, ik kan dus ook gewoon wat anders doen!”
Wat kun je doen?
- Maak duidelijke afspraken over het gebruik van laptops, tablets en telefoons tijdens het overleg. Het kan natuurlijk handig zijn daar aantekeningen op te maken.
- Check tussentijds of iedereen nog aangehaakt is. Je zou de vraag kunnen stellen: “Is iedereen nog aan boord? Is het nog zinvol en prettig? Of voelt iemand zich nu een vergadertoerist?”
👉 Focus begint bij voorbeeldgedrag van de leider.
5. Er zijn geen heldere besluiten en acties
De ergernis:
Een prettig gesprek, maar niemand weet wat de volgende stap is. Hetzelfde onderwerp komt telkens terug. Afspraak is kennelijk geen afspraak. Gevolg: “Ach, ik kom er wel mee weg. Niet aan toe gekomen…”
Wat kun je doen?
- Sluit elk agendapunt af met: wat is afgesproken of besloten? Wat leggen we vast?
- Leg acties vast met eigenaar en deadline. Leg alles zichtbaar vast: via een laptop aangesloten op een scher. Of maak een actiepunt op een flip-over. Dit draagt bovendien bij aan het checken: staat het er goed? Zichtbaarheid van verslaglegging vergroot focus en betrokkenheid.
- Laat iedere deelnemer als laatste agendapunt van ieder overleg nog even zijn of haar toezegging hardop herhalen.
👉 Overleggen zonder opvolging kosten vertrouwen én tijd.
De kwaliteit van het overleg weerspiegelt de volwassenheid van de samenwerking het team
De manier waarop een overleg verloopt is de graadmeter van de kwaliteit van samenwerking en weerspiegelt de volwassenheid van een team.
Voor leidinggevenden, projectleiders en teamleiders is een goed overleg een krachtig stuurmiddel. Het overleg is hét moment dat een (project-)team bij elkaar komt. De kwaliteit van de communicatie tijdens zo’n overleg staat in DIRECT verband met de volwassenheid van het TEAM. Door te werken met een duidelijke agenda, gedeeld eigenaarschap en concrete opvolging, maak je van vergaderen een moment van richting, eigenaarschap en beweging.
Er valt nog veel meer te zeggen over hoe overleggen te verbeteren. Wellicht dat deze top-5 je al een handvat geeft.
Training High Performance Overleg. Met minder gedoe, meer energie én resultaat
Wil je jouw overleg structureel verbeteren? De ééndaagse training High Performance Overleg. Met minder gedoe, en met meer energie en resultaat gaat je zulke duidelijke inzichten en handvatten geven, dat je daarna voor altijd anders overlegd. Garandeer ik je!
Citaten van deelnemers
Ik kon er direct mijn volgend overleg wat mee.
Als ik dit eerder had geweten…had me een hop ergernissen bespaard!
De training is FUN! Het is toch echt komisch hoe wij mensen zo ondoordacht overleggen. terwijl dit zo anders kan!
No-brainer. Morgen resultaat.
Inzichten die ik de rest van mijn leven toepas.
Lees verder over de inhoud van deze training
Waarom een training volgen bij Hartelijk Gefaciliteerd?
Terechte vraag. Wij staan voor Praktisch: morgen toepasbaar. Compact: theorie direct koppelen aan de praktijk. En Partnership: we leveren kwaliteit zonder op ons continu op ons horloge te kijken. En omdat….lees hier verder.
Neem contact op voor een kennismaking en uitwisseling
Waar zit jij mee? Zijn er energievreters waar je van af wilt? Of zie je dat de samenwerking in jouw team of groep beter kan? Zoek je een teamcoach of een facilitator? Of een training? Bel of mail me jouw vraag. Zo neem je contact met me op.
Ik ben Annet Noordik
Oprichter en eigenaar van Hartelijk Gefaciliteerd. Gepassioneerd en bevlogen op het thema ‘samenwerking’. Omdat het MAGIE is als het stroomt en loopt in de samenwerking. Al ruim 25 jaar help ik samenwerking verbeteren in de profit en non-profitsector. In teams en projecten. Daarnaast begeleid ik interactieve sessies. En ik leid mensen op om dit zelf te doen. Dat doe ik met een team van bevlogen zeer ervaren professionals. Wij staan bekend om onze praktische hands-on mentaliteit.
Speak Your Mind