“Nou, daar gaan we weer! Dit was weer zo’n overleg waarvan je je afvraagt waarom het 1,5 uur moet duren! Weinig structuur, Iedereen die zijn zegje moet doen, en soms zelfs in herhaling valt. Mij is het niet duidelijk welk besluit er is genomen. En niemand zegt er wat van of doet er iets aan!”
De kwaliteit van het overleg = de kwaliteit van de samenwerking
Als leidinggevende, projectleider of teamleider zit je vaak aan de knoppen van het overleg. Toch zijn juist deze overleggen regelmatig bron van frustratie: ze kosten veel tijd, leveren weinig op en voelen soms als verplicht nummer.
Hoe goed vind jij jouw overleg? Als je het een cijfer zou moeten geven, welk cijfer geef je jouw overleg dan en waarom? De kwaliteit van het overleg weerspiegelt de kwaliteit van de samenwerking. Ga maar na, als professionals die afhankelijk zijn van elkaar geen goede overleggen hebben, maar onduidelijke besluiten nemen, risico’s niet op tafel durven leggen, of hun twijfel niet uitspreken, dan mis je cruciale informatie. Onduidelijkheid in rollen en verantwoordelijkheden en wie precies wat doet maakt onzeker. Veel overleggen gaan best aardig. Een 6 of een 7 wellicht? Het kan ook een 8 of 9 worden. Meer energie. Betrokkenheid. Actieve deelname. Fun! Verbondenheid. En heldere, gedragen acties en besluiten.
Het goede nieuws: de meeste ergernissen zijn goed te voorkomen. Hieronder de vijf meest voorkomende valkuilen én wat jij eraan kunt doen. De tips gelden voor zowel fysieke als online overleggen. Ik pretendeer hierbij niet volledig te zijn. Het gaat hier om de meest voorkomende valkuilen.
Vertrouwen en actieve deelname bepalen effectiviteit
Lise van Oortmerssen heeft in haar proefschrift ‘Working both ways” (uit 2013) al aangetoond dat de effectiviteit van overleggen mede wordt bepaald door het vertrouwen in elkaar en de mate van elkaar aan het woord laten, actieve deelname.
Het gaat mij aan het hart. Ik heb in mijn werkzame leven aan tal van overleggen en vergaderingen in heel veel verschillende teams, groepen en projecten bij organisaties deel genomen. Soms fijne overleggen, en te vaak slechte overleggen. Vooral omdat de voorzitter de vaardigheden en inzichten niet heeft hoe een vergadering in goede banen te begeleiden. Ik heb zó vaak mensen zien afhaken. Uitchecken. Inclusief mezelf. En zo ‘half’ erbij zijn, kost veel energie. Ik heb bevlogen medewerkers zien afhaken, of zien solliciteren naar andere banen door slecht leiderschap tijdens overleggen.
Slechte overleggen doen iets met betrokkenheid en motivatie
De energie loopt weg. De focus. Je wordt er moe van. Het heeft meer effect dan alleen tijdens dat minder goede overleg: het doet ontzettend veel als afspraken, rollen en verantwoordelijkheden en de samenhang van activiteiten onvoldoende helder zijn. Een goede teamleider of projectleider is dit pas als deze ook goed overleggen kan (bege-)leiden. En ja, daar komt best veel bij kijken. Focus op inhoud én kennis van het groepsproces. Er is op beide aspecten veel winst te behalen.
1. Is de agenda wel duidelijk en van iedereen? Gebrek aan gedeeld eigenaarschap
De ergernis:
Een overleg zonder duidelijke agenda mist richting. Maar zelfs mét agenda gaat het vaak mis als die volledig door één persoon wordt bepaald. Of als de agenda vaag geformuleerde onderwerpen bevat. Teamleden voelen zich dan minder betrokken en zien het overleg als “iets van de leiding”. Gevolg: passiviteit.
Wat kun je doen?
- In plaats van dat de agenda een opsomming is van een lijstje onderwerpen, formuleer de te beantwoorden KERNVRAAG bij dat onderwerp. Anders is ‘dwalen in het bos’ gegarandeerd.
- Formuleer vooraf een helder doel per onderwerp van de agenda: informeren, beeld vormen, ideeën bedenken, oordeelsvorming of besluitvorming.
- Deel de agenda op tijd en nodig deelnemers actief vooraf uit om punten aan te dragen. Spreek af dat die punten uiterlijk 2 werkdagen bijvoorbeeld zijn aangeleverd. Er kunnen tijdens het overleg alleen punten worden toegevoegd als die niet voorzien en urgent zijn.
- Benoem per agendapunt een eigenaar (niet altijd jij als voorzitter).
- Een stap in het opstarten van een slim overleg is: “Is deze agenda compleet en van ons allemaal?” Loop de agenda goed door voordat je start.
Goede voorbereiding is het halve werk
Vertragen aan de voorkant = accelereren tijdens het overleg
👉 Gedeeld eigenaarschap voorafgaand en tijdens het overleg is cruciaal voor een zinvol overleg met betrokkenheid en resultaat.
2. Zijn de rollen en verantwoordelijkheden onduidelijk?
De ergernis:
Mensen weten niet goed wat er van ze verwacht wordt tijdens een overleg. Hoe groter de groep, hoe groter de kans op passiviteit, herhaling en vertraging. Mensen schuiven aan ‘voor de zekerheid’ of ‘omdat het in de agenda staat’. Gevolg: Passiviteit. Mensen haken af. Als de agenda door de voorzitter wordt opgesteld dan is die agenda dus ook van de voorzitter. Open deur. Herkenbaar?
Wat kun je doen?
- Maak een afspraak wanneer mensen agendapunten kunnen indienen, met een heldere deadline.
- Zorg dat de agenda voor het overleg op een voor iedereen toegankelijke plek staat, waar iedereen bij kan en punten kan toevoegen.
- Laat iemand die een agendapunt indient nadenken over de te beantwoorden kernvraag, het doel van dit onderwerp (informatief, ideevorming, besluitvorming, etc.), de eventuele werkvorm hoe efficiënt het gesprek te voeren en zijn/haar eigen naam erbij vermelden, en de benodigde tijd.
- De indiener begeleidt zijn/haar eigen ingebrachte onderwerp tijdens het overleg (gedeeld eigenaarschap).
- Hoe groter de groep, hoe meer je de groep tijdens het overleg periodiek dient ‘op te knippen’. D.w.z. een vraag of opdracht mee geven om in drietallen of tweetallen te bespreken. Dit leidt tot actieve deelname en betrokkenheid.
- Werk eventueel met een kernteam tijdens de voorbereiding van ieder overleg. Iedere maand een andere samenstelling. Dit leidt tot meer gedeeld eigenaarschap voor, tijdens en na het overleg.
👉 Heldere rollen en verantwoordelijkheden zijn nodig voor, tijdens en na het overleg.
3. Hoe voorkom je dat enkelen het gesprek domineren?
De ergernis:
Dezelfde mensen zijn vaak aan het woord, namelijk de extroverten. Terwijl anderen afhaken of hun ideeën inslikken. Dit leidt tot eenzijdige besluiten en verminderde betrokkenheid. Wederom: afhaken tot gevolg.
Wat kun je doen?
- Neem als leider actief de rol van gespreksbegeleider en verdeel gesprekstijd.
- Werk met rondes of stel gerichte vragen aan stille deelnemers.
- Begrens dominante sprekers op een respectvolle manier.
- Pas werkvormen toe: uitwisselen in tweetallen, input via Mentimeter of een brainstorm, etc. Zo kan iedereen gelijktijdig input leveren. Dit vergroot de participatie, versneld het proces en helpt mensen focussen: dat is wat werkvormen doen.
👉 Goede leiders zorgen dat alle stemmen gehoord worden. En weten wanneer welke werkvorm in te zetten om de focus en betrokkenheid te vergroten. Ook bij online overleggen.
4. Hoe ga je om met een gebrek aan focus en aandacht?
De ergernis:
Telefoons, laptops en zijgesprekken ondermijnen de energie in het overleg. Het signaal: dit overleg is blijkbaar niet zo belangrijk. Gevolg: “Oh, ik kan dus ook gewoon wat anders doen!”
Wat kun je doen?
- Maak duidelijke afspraken over het gebruik van laptops, tablets en telefoons tijdens het overleg. Het kan natuurlijk handig zijn daar aantekeningen op te maken.
- Check tussentijds of iedereen nog aangehaakt is. Je zou de vraag kunnen stellen: “Is iedereen nog aan boord? Is het nog zinvol en prettig? Of voelt iemand zich nu een vergadertoerist?”
- Spreek ook af dat het ieders verantwoordelijkheid is om aan te geven als je niet meer bent aangehaakt. En je mag zeker verwachten van professionals dat ze zich uitspreken als je checkt of iedereen nog is aangehaakt.
- Bij online overleggen: maak heldere afspraken bij de start van het overleg (video aan, hoe de chat te gebruiken, etc.) TIP: Download ‘de basisafspraken tijdens online overleggen‘, een slide die je deelt aan het begin van het overleg. Scheelt gedoe.
👉 Focus begint bij voorbeeldgedrag van de leider en bij leiderschap om afspraken te maken bij de start van het overleg en hierop te monitoren.
5. Er zijn geen heldere besluiten en acties
De ergernis:
Een prettig gesprek, maar niemand weet wat de volgende stap is. Hetzelfde onderwerp komt telkens terug. Afspraak is kennelijk geen afspraak. Gevolg: “Ach, ik kom er wel mee weg. Niet aan toe gekomen…”
Wat kun je doen?
- Sluit elk agendapunt af met: wat is er afgesproken of besloten? Wat leggen we vast?
- Leg acties vast met eigenaar en deadline. Leg alles zichtbaar vast: via een laptop aangesloten op een scherm. Laat iemand tijdens online overleggen de afspraken vastleggen, zichtbaar, door het scherm te delen. Of maak een actielijst op een flip-over. Dit zichtbaar vastleggen draagt bovendien bij aan het checken: staat het er goed? Is dit helder voor iedereen? Zichtbaarheid van verslaglegging vergroot focus en betrokkenheid.
- Laat iedere deelnemer als laatste agendapunt van ieder overleg nog even zijn of haar toezegging hardop herhalen.
👉 Overleggen zonder opvolging kosten vertrouwen én tijd.
De kwaliteit van het overleg weerspiegelt de volwassenheid van de samenwerking het team
De manier waarop een overleg verloopt is de graadmeter van de kwaliteit van samenwerking en weerspiegelt de volwassenheid van een team.
Voor leidinggevenden, projectleiders en teamleiders is een goed overleg een krachtig stuurmiddel. Het overleg is hét moment dat een (project-)team bij elkaar komt. De kwaliteit van de communicatie tijdens zo’n overleg staat in DIRECT verband met de volwassenheid van het TEAM. Door te werken met een duidelijke agenda, gedeeld eigenaarschap en concrete opvolging, maak je van vergaderen een moment van richting, eigenaarschap en beweging.
Er valt nog veel meer te zeggen over hoe overleggen te verbeteren. Ik ben helemaal niet ingegaan op het begrip psychologische veiligheid. Terwijl dit als voorwaarde een belangrijke rol speelt om bovenstaande tips te laten slagen.
Training Slimmer Overleggen. Met minder gedoe, meer energie én resultaat.
Wil je jouw overleg structureel verbeteren? De ééndaagse training Slimmer Overleggen. Met minder gedoe, en met meer energie en resultaat gaat je zulke duidelijke inzichten en handvatten geven, dat je daarna voor altijd anders overlegd. Garandeer ik je!
Citaten van deelnemers
“Ik kon er direct mijn volgend overleg wat mee.”
“Als ik dit eerder had geweten…had me een hop ergernissen bespaard!”
“De training is FUN! Het is toch echt komisch hoe wij mensen zo ondoordacht overleggen. terwijl dit zo anders kan! Als je het eenmaal door hebt heft het iets komisch, als die slechte overleggen.”
“No-brainer. Morgen resultaat.”
“Inzichten die ik de rest van mijn leven toepas.”
Lees verder over de inhoud van deze training
Of volg de 1-uur durende online training!
Of volg de 1-uur durende online training!Voor online overleggen hebben een gratis e-boek geschreven boordevol tips. Liever in 1 uurtje op eigen tempo de 6 compacte en praktische videolessen volgen? Na de online videotraining weet je hoe je focus en betrokkenheid krijgt én behoud. Minder gedoe. En dat voor maar EUR 22,50 inclusief btw.
“Een boek lezen of allerlei tips hierover online opzoeken kost me meer tijd en geld!”
“Super-praktisch – meteen de volgende dag toegepast Het werkte!”
“Voor dát geld kan ik me geen buil vallen. Bespaart me tijd en energie, de tips!”
Waarom een training volgen bij Hartelijk Gefaciliteerd?
Terechte vraag. Wij staan voor Praktisch: morgen toepasbaar. Compact: theorie direct koppelen aan de praktijk. Héél veel reviews. We doen het al jaren en blijven evalueren en verbeteren. Senior trainers. En Partnership: we leveren kwaliteit zonder op ons continu op ons horloge te kijken. En omdat….lees hier verder.
Neem contact op voor een kennismaking en uitwisseling
Waar zit jij mee? Zijn er energievreters waar je van af wilt? Of zie je dat de samenwerking in jouw team of groep beter kan? Zoek je een teamcoach of een facilitator? Of een training? Bel of mail me jouw vraag. Zo neem je contact met me op.
Ik ben Annet Noordik
Oprichter en eigenaar van Hartelijk Gefaciliteerd. Auteur van het boek Hartelijk Gefaciliteerd – Interactief Veranderen in de Praktijk. Gepassioneerd en bevlogen op het thema ‘samenwerking’ en hoe mensen slimmer, met energie en resulaat werken met groepen. Omdat het MAGIE is als het stroomt en loopt in de samenwerking.
Al ruim 25 jaar help ik samenwerking verbeteren in de profit en non-profitsector. In teams en projecten. Daarnaast begeleid ik interactieve sessies. En ik leid mensen op om dit zelf te doen. Dat doe ik met een team van bevlogen zeer ervaren professionals. Wij staan bekend om onze praktische hands-on mentaliteit.
