In een paar muisklikken ga je soms van de ene online meeting naar de andere. Bied je deelnemers daarom even de gelegenheid om te landen in de online meeting met een check-in. Om verbinding te maken met elkaar en met jou, als voorzitter. In deze blog 10 vragen voor een online check-in. Er zijn er natuurlijk veel meer, de variatie is eindeloos.
Belang van een goede check-in, kleine en grote groep
Het belang van een goede check-in wordt nog steeds regelmatig onderschat. Een goede check-in kan veel ‘groepsdynamisch gedoe’ voorkomen. Omdat je dan hoort hoe mensen erbij zitten en wat ze echt belangrijk vinden (en wat dus ook vooral niet). Bovendien geeft het jou als voorzitter van een overleg richting en een haakje om verder mee te gaan. Mensen zijn letterlijk ‘aangehaakt’ of ‘ingestapt’. Deze stap wordt vaak overgeslagen want ‘kost tijd’. En staat daarmee haaks op een gevoel van ‘efficiëncy’. Gaan varen met mensen die niet in jouw boot zitten of half als ‘vergadertoerist’ zin ingestapt, waarbij er dus geen gedeeld eigenaarschap is op inhoud en proces, dát kost past tijd! Met al het gedoe van dien onderweg, en een gebrek aan focus en verbinding. Wij focussen ons in deze blog op 10 vragen. Eer zijn natuurlijk vele opstartwerkvormen denkbaar. Zeker als je wat langer online bent met een groep kunnen die worden ingezet. Meer hierover tijdens onze online trainingen. Goed opstarten = goed vertrekken met de groep. Dit is een zeer wezenlijk onderdeel van slimme online overleggen, sessies en trainingen.
- doel: opstarten, inchecken online meeting
- tijd nodig: 5 – 10 minuten
- minimaal aantal deelnemers: 2
- maximaal aantal deelnemers: –
Voorbereiding
Selecteer een geschikte check-in vraag. Dit is een vraag die past bij de het type overleg/bijeenkomst, het doel en de deelnemers. Past het om een meer persoonlijke vraag te stellen? Of is het belangrijk meteen een bruggetje te maken naar de inhoud? En wat past bij jou, welke vraag vind jij ook prettig en goed om te stellen zodat jij als voorzitter van het overleg een haakje hebt? Afhankelijk van de duur van de sessie stel je één vraag of meerdere.
10 vragen voor een online check-in
Hieronder een aantal mogelijke check-in vragen. Je kunt sommige vragen natuurlijk aanpassen zodat deze beter passen bij jou en jouw context. Het geeft je wellicht een idee hoe je kan opstarten zodat je verbinding maakt met elkaar en/of de inhoud.
- Wat maakt dit overleg voor jou zinvol en prettig? (Zie eerdere blog voor een toelichting hierop.)
- Welk onderwerp op de agenda vind je belangrijk en welke niet?
- Hoe zit jij er op dit moment bij, qua energie?
- Welke kleur past voor jou bij deze dag?
- Wat houd jou op dit moment het meest bezig in jouw werk?
- Hoe is jouw ochtend/dag/week tot nu toe verlopen?
- Welk weertype geeft het beste weer hoe jouw dag tot nu toe verlopen is?
- Wat kost je energie en geeft je energie tijdens deze overleggen?
- Op welke manier laad jij jouw batterij op gedurende een dag met meerdere online meetings?
- Wat is ervoor nodig voor jou om dit tot een goed overleg te maken?
Uitvoering
- Voordat je met het inhoudelijke deel van het overleg start doe je eerst de check-in, door mensen een vraag voor te leggen. Het is een manier om te zorgen dat de groep gereed is om dadelijk met elkaar met de inhoud aan de slag te gaan.
- Je begint zelf met het beantwoorden van de vraag. Daarbij geef je ook aan hoe lang het antwoord kan duren (kort of wat langer en uitgebreider) en welke type antwoord er gegeven kan worden, dus je stelt daarin ook een voorbeeld.
- Je kunt dit aspect, van het type antwoord dat mensen kunnen geven nog nader toelichten. “Hou het compact”. Of: “Maak het persoonlijk.” Of: “Wees vooral eerlijk, daar hebben we het meeste aan”.
- Bij een kleinere groep (max 8 mensen) stel je een vraag en geef je vervolgens mensen de gelegenheid om de vraag te beantwoorden. Nadat iemand de vraag beantwoord heeft geef jij de beurt door aan een andere deelnemer, of je vraagt: “Aan wie geef je ‘m door?”
Tips
Je hoeft niet te reageren op het antwoord dat gegeven wordt. De check-in is niet bedoeld als gesprek, maar als een gelegenheid om te delen.
Bij een wat grotere groep, maar ook bij kleine groepen kan het erg prettig zijn om Mentimeter of Kahoot in te zetten als tool om de vragen te beantwoorden. Dit geeft mensen rust om eerst na te denken over hun eigen antwoord. Vervolgens kun je met scherm delen alle antwoorden laten zien (wat ook helpt om te focussen), om er dan enkele (of bij een kleine groep allemaal) te bespreken.
Je kunt mensen ook eerst even het antwoord op een vraag laten uitwisselen in twee- of drietallen. Bijvoorbeeld: “wat maakt deze meeting zinvol en prettig’ is een vraag waarover het prettig kan zijn eerst even uit te wisselen met elkaar. Bij deze vraag verbetert dit de kwaliteit van de input. Plus in een grote groep kan dit werken in tweetallen prettig zijn, alvorens je wat in de grote groep zegt. Dit heeft te maken met een gevoel van verbinding, bedding en veiligheid: je hebt in het klein al even ‘verbinding’, contact gemaakt. Daar is al iets van een wij-gevoel ontstaan. Waardoor spreken in een grotere groep makkelijker is.
Opstarten voorkomt gissen naar non-verbaal gedrag
Wat is het doel van een check-in?
Omdat er veel (non-verbale) informatie ontbreekt in online bijeenkomsten, is goed opstarten nog belangrijker. Mensen zijn namelijk online minder in staat om de situatie ‘af te tasten’ of goed in te schatten, of in de koffiepauze even nar iemand toe te lopen om ondertiteling te vragen bij non-verbaal gedrag.
Een niet te onderschatten aspect is dat een check-in ieders stem in de gezamenlijke online ruimte brengt. Je bent gezien, gehoord en jouw inbreng doet ertoe. Hierdoor wordt het gedurende de online meeting makkelijker voor deelnemers om hun stem te laten horen, om zelf iets naar voren te brengen. Dit bevordert de interactie in de online meeting. Plus dat geldt: Als er naar mij geluisterd wordt ben ik meer bereid naar jou te luisteren. Dit doet iets op het niveau van psychologisch contract.
Training en begeleiding
Meer leren over verbinding en interactie in online sessies? Dan is misschien de training Online BIjeenkomsten Faciliteren of Online Trainingen Geven wat voor jou. Daarin meer werkvormen en technieken voor het interactief maken van online workshops of trainingen en hoe je de aandacht van mensen online vast houdt.
Gratis e-boek
Wil je structuur en tips voor jouw online overleg of meeting? Dan kun je ook het gratis e-boek eerst downloaden. Of de 1-uur durende videotraining Slim Online Overleggen volgen voor maar EUR 55,- incl btw! In-company is dit vaak een basis waar we vervolgens in live online sessie op voorborduren zodat mensen slimmer leren online te overleggen en te vergaderen. Dat vergroot betrokkenheid en werkplezier.
Speak Your Mind