Meetings die zinvol én prettig zijn!

ZINVOL EN PRETTIG – een praktische werkvorm

 gorilla-op-mijn-schouder-mediumDe beste bijeenkomsten zijn die waarvan de deelnemers vinden dat het zinvol en prettig was. Men wil dat er een goede inhoudelijke discussie is en dat er heldere beslissingen worden genomen. En dat dit plaats vindt in een goede en open sfeer. Met andere woorden: dat men het als zinvol en prettig heeft ervaren. Maar hoe faciliteer je dat? Wij bieden je daarvoor een praktische werkvorm die we zelf regelmatig toepassen bij korte en lange bijeenkomsten.

Gezamenlijke verantwoordelijkheid voor sfeer en inhoud

Vaak worden er bij de start van een bijeenkomst een aantal spelregels genoemd of wordt impliciet verondersteld dat men zich hier aan houdt. Dat de mobiele telefoons uit moeten bijvoorbeeld. Er zijn echter zo veel meer aspecten die bijdragen aan een goede bijeenkomst. Ga in het begin van een bijeenkomst met elkaar in gesprek over hoe je het samen zinvol en prettig maakt en evalueer dat halverwege en bij de afronding van de bijeenkomst. Hiermee creëer je een gemeenschappelijke duidelijkheid en verantwoordelijkheid voor een zinvolle en prettige bijeenkomst. Gedeeld eigenaarschap voor het resultaat én de sfeer is essentieel om mee te beginnen tijdens een bijeenkomst om te voorkomen dat de aap op jouw schouders blijft.

De werkvorm waarmee je ‘zinvol en prettig’ inventariseert stap voor stap

  1. Schrijf op een flip-overvel in het midden de woorden ‘Zinvol en prettig’ (of: bij de voorbereiding heb je deze al voorbereid).
  2. Stel de groep de vraag: wat is ervoor nodig om ervoor te zorgen dat we deze bijeenkomst als zinvol en prettig ervaren?
  3. Laat de groep actief roepen wat er bij ze opkomt en schrijf deze woorden of korte zinnen rondom de woorden ‘Zinvol en prettig’.  Dit kun je doen in de vorm van een mindmap. Let hierbij op de ja-maren’: het gaat er om dat de deelnemers zich vrij voelen om aan te geven wat zij hierin van belang vinden. Wees er alert op dat iedereen actief meedoet, geef eventueel de stillen expliciet de gelegenheid hun bijdrage te leveren. Je zult vaak aandachtspunten horen zoals: ‘telefoons uit’, ‘we laten elkaar uitspreken’, ‘we komen op tijd terug van pauzes’, ‘lachen op zijn tijd mag’. Maar ook zaken als ‘vertrouwen in elkaar uitdragen’ en ‘heldere vervolgafspraken maken’ bijvoorbeeld. Of: ‘pak de ruimte om te Dia1zeggen wat je echt belangrijk vindt’.
  4. Als je deze inventarisatie hebt gedaan, ga je de ‘gedragsregels en wensen’ (want dat zijn het eigenlijk) een voor een bij langs en schrijft er desgewenst bij hoe je er samen voor zorgt dat deze ‘regels’ worden nageleefd.
  5. Als extra kun je aan iedere deelnemer vragen om zich op twee regels te focussen en te monitoren of deze voor zichzelf en de groep worden nageleefd gedurende de bijeenkomst. Of: “kies er twee aspecten uit die jij lastig vindt; waar een persoonlijk leerdoel zit en oefen daarmee tijdens deze bijeenkomst”.
  6. Benoem vervolgens dat het een gezamenlijke verantwoordelijk is om met elkaar te bewaken dat het zinvol en prettig is. Dat mensen het aangeven als er bepaalde afspraken niet worden nageleefd. Wat ik dan zeg is: “ik wil heel graag dat, als jullie straks om 17.00 uur door deze deur weer naar buiten gaan, jullie de bijeenkomst als zinvol en prettig hebben ervaren. En als er iets is wat maakt dat dit niet zo is dan hoor ik dat graag tijdens de bijeenkomst, want dan kunnen we het nog bijstellen. Laten we hier dus gezamenlijk op letten”. Dit om te voorkomen dat jij als voorzitter of facilitator de verantwoordelijkheid te veel alleen draagt voor al die aspecten die genoemd zijn.
  7. Sta halverwege de bijeenkomst met de groep kort stil bij de vraag of men het nog als zinvol en prettig ervaart. Je kunt daarbij de gemaakte flip-over als geheugensteun gebruiken. Gebruik de flip-over eventueel ook om de bijeenkomst te evalueren .

De voordelen

  • Zelf bedachte afspraken worden veel beter nageleefd dan opgelegde afspraken
  • Het zorgt voor een gemeenschappelijke verantwoordelijkheid voor sfeer en inhoud
  • Het kan een handige kapstok zijn voor de evaluatie van de bijeenkomst

De eventuele nadelen

  • Het kost iets meer tijd dan wanneer je een paar zelf bedachte afspraken introduceert, maar die tijd win je snel terug

Ter afsluiting nog een tip: Pas deze ‘zinvol en prettig inventarisatie’ toe op een logisch pippi-langkous-mediummoment, nadat je het doel en de agenda van de bijeenkomst hebt besproken en de eventuele kennismakingsronde hebt gedaan. Dan heb je een betere ‘bodem’ om het erover te hebben. Deze werkvorm “draagt bij aan een gemeenschappelijke verantwoordelijkheid voor sfeer en resultaat. Dus ‘een aapje wat rond springt’ in plaats van een grote, zware aap op jouw schouders.

Wil je meer werkvormen leren?

Zoek je inspiratie voor nieuwe werkvormen? Schrijf je dan in voor de eendaagse Hartelijk Gefaciliteerd-training ‘Werkvormen voor Interactie!’

 

Laat wat van je horen

*