‘Online met elkaar praten kost veel meer energie dan wanneer je fysiek bij elkaar komt’, een uitspraak die je vaak hoort. Waar komt dit door? En belangrijker: kunnen we het minder vermoeiend maken? Jazeker! Door gesprekstechnieken, de inzet van werkvormen en eventueel tools die zorgen dat mensen er met de aandacht bij blijven. In deze blog daarvoor enkele handige tips.
Waarom is focus in online overleg extra lastig?
Bij online overleggen missen deelnemers een groot deel van de non-verbale communicatie: het lichaam is nauwelijks in beeld en de mimiek van de andere deelnemers is op kleine schermen niet altijd goed zichtbaar. Je probeert dit gemis aan input te compenseren door je extra te concentreren en ‘blind spots’ zelf in te vullen. Dit kost energie.
Daarnaast heeft de deelnemer continu alle anderen en zichzelf in beeld. Bij een fysieke bijeenkomst kijk je afwisselend van de een naar de ander, nu krijg je continu informatie van alle deelnemers: Peter snuit zijn neus, zou hij verkouden zijn? Margriet kijkt weg, zal ze verveeld zijn? Max heeft een zelfgekozen achtergrond, waar zou hij zitten? Allemaal gedachtes die afleiden van hetgeen je online probeert over te brengen op datzelfde moment.
Daarnaast krijgt een online sessie, als je niet oppast, iets van tv kijken, waarbij je ook wel even wat anders kan doen. Dat is nou eenmaal inherent aan het turen naar het scherm. Dus: alle reden bewust aandacht te schenken aan het vasthouden van de focus, want deelnemers hebben het ‘druk’ online, wat we als volgt kunnen rubriceren:
De deelnemer is bezig met informatieverwerking:
- Waarnemen (Oh, ze zegt iets!)
- Informatie verwerken (Wat zegt ze nu?)
- Idee genereren (Wat vind ik, wat denk ik?)
- Besluit nemen (Ga ik reageren en wat zeg ik dan?)
Ook ben je als deelnemer bezig met een sociaalpsychologisch proces:
- Reflecteren (waarom ben ik hier?)
- Negeren van afleiding (Wat vervelend ik hoor ruis, of: het is hier warm!)
- Empathie (Collega Kees is wel heel stil, ziet er echt moe uit)
Deze twee processen zorgen voor wat men ook wel cognitieve overload noemt. Een kort moment van mentale overbelasting.
Het is aan jou als voorzitter van een online overleg waarbij je eigenlijk de rol van facilitator hebt om de deelnemer te helpen met het beperken van deze overbelasting met als gevolg een verlies aan focus. Hoe houd je de aandacht beter vast online, en zorg je voor betrokken deelnemers?
Tips voor meer focus in je online sessie
Denk aan de tijdsindeling
Denk vooraf goed na over de duur van de online sessie. In het algemeen verdient het aanbeveling de sessie niet langer dan 2 uur te laten duren. Dit is geen wet van Meden en Perzen, want afwisseling met subgroepwerk en dankzij de inzet van interactieve werkvormen en langere pauzes begeleiden wij ook bijeenkomsten die langer duren. Zorg ervoor dat tijdens pauzes mensen even van het scherm weg kunnen gaan: koffie kunnen halen of even kunnen bewegen. Dus pauzes van 5-10 minuten en bij langere sessies ook een langere pauze van 20-30 minuten.
Bouw je sessie op in drie delen: Opstarten, Verdiepen, Afronden
In eerdere blogs hebben we al aangegeven waarom deze opbouw zo belangrijk is, online is deze driedeling ook relevant. Veel mensen hebben online het ene na het andere overleg. Zij zullen moeten aanhaken bij jouw overleg of sessie, hetgeen jij kunt faciliteren tijdens het opstarten. Een goede opstart-fase zorgt ervoor dat mensen van losse ik-jes een wij kunnen vormen en van daaruit in ‘de boot’ kunnen stappen om te gaan varen met ‘het’ (de inhoud, het doel en de agenda/het programma). Die verbinding op elkaar en de inhoud is er niet vanzelfsprekend, die moet goed gefaciliteerd worden. Een goede opstart helpt afstemmen wat de bedoeling is, en faciliteert daarmee de focus op de inhoud. Deze wordt nu gezamenlijk en pas dan kun je gaan varen. Een goede check-is groepsdynamisch zó belangrijk dat je deze alleen overslaat als er al een ‘wij’ is die verbonden is met ‘het’: dan kun je direct gaan ‘varen’.
Heb jij tijdens de verdiepingsfase de kernvragen helder die je wilt beantwoorden? Met daarbij de werkvorm waarmee je op een slimme manier, participatief, tot het antwoord wilt komen? We zien dat tijdens overleg er veel ‘ruis op de lijn’ ontstaat doordat een heldere vraagstelling ontbreekt en een goed doordachte werkvorm eveneens. En dan gaan de luidruchtige Harries en Henriëttes op in een eenzijdig gesprek waarbij een aantal deelnemers in de ‘vergader-toerist’ stand aan het tv kijken is of parallel een ‘ander programma’ hebben opgezet (mailtjes afhandelen is een populaire bezigheid bij gebrek aan focus).
Een goede afronding is ook van belang. Zorg dat je op tijd start met deze fase. Niets is zo vervelend als mensen die druppelsgewijs vertrekken: “Ik moet gaan!” “Doei, moet snel naar een volgend overleg!” Een gemiste kans om goed uit te checken. Bij het afronden geldt het omgekeerde proces van opstarten: van ‘het’, naar ‘wij’ naar ‘ik’. De verbinding naar wat ‘ik’ ga doen met de resultaten na een overleg of sessie maakt dat de aap niet op jouw schouder zit als alle andere ‘de boot’ hebben verlaten.
Wissel af in de werkvormen
Online lang gefocust luisteren is lastig, tenzij je een hele goede spreker bent. Het is dus belangrijk om het ‘zenden’ af te wisselen met een interactieve werkvorm. Mentimeter is bijvoorbeeld een hele fijne tool waarmee je online met een groep eenvoudig informatie, meningen, ideeën of opvattingen ophaalt om deze vervolgens in de groep te bespreken. Laat deelnemers elkaar tussendoor in duo’s bellen (of tijdens een wandeling), of geef een individuele opdracht mee waarbij de webcam uit gaat en na 15 minuten weer aan om deze vervolgens plenair na te bespreken. Tijdens onze trainingen en het bijbehorende e-boek met online werkvormen passeren tal van werkvormen de revue, met en zonder gebruik making van online tools.
Geef een luisteropdracht
Eén voorbeeld van een werkvorm die mensen helpt om gefocust te luisteren is het meegeven van een luisterdoel. Bijvoorbeeld: als je deze presentatie beluistert, wat haal jij hieruit als inzicht voor jouw eigen werksituatie? Als jij in mijn schoenen stond, wat zou jij doen? Waar liggen volgens jou de kansen en uitdagingen in dit verhaal? Vat de inzichten die nu komen voor jezelf op papier samen, we vragen je na afloop jouw inzichten in Mentimeter weer te geven. Na afloop van je presentatie kom je hierop terug en bespreek je dit plenair.
Met deze aanpassingen in je online overleg of sessie kun je een wereld van verschil maken. Jijzelf en de deelnemers zijn na afloop minder moe, en je bereikt makkelijker wat je wilt: een zinvoller en prettiger online overleg.
Dit artikel geschreven door Yvonne Lemmens en Annet Noordik (Hartelijk Gefaciliteerd) samen met Leonie van den Hoek, Willemijn Wesselink en Emma Grijsen van (Sweco), deelnemers aan de training Online Bijeenkomsten Faciliteren.
Meer weten? Download ons gratis e-boek de 5 gouden tips van slim online overleggen of volg de 1-uur durende praktische videotraining Slim Online Overleggen. met handouts, een template en een e-boek met werkvormen voor overleggen en vergaderingen.
De training Online Bijeenkomsten Faciliteren van 3 * 2 uur live online sessies leert je hoe je een online interactieve sessie opzet en begeleidt.
De training Online Training Geven van 3 * 2 uur gaat in op het opzetten en geven van een interactieve online training en hoe je mensen daarbij gefocust houdt.
Al onze trainingen staan ook op Springest en/of op vele interne leerportalen.
Speak Your Mind