Als ik dát wist….aan de slag met de top-10 ergernissen 2020 van online overleg

Er is wat af vergaderd en overlegd in 2020 online. Kwam jij daar altijd even energiek uit, met goede resultaten? Je herkent je vast in een aantal ergernissen van online overleggen en samenwerken. In dit artikel die top-10 ergernissen en de vijf stappen waarmee je ze te lijf kan gaan.

Top-10 ergernissen online overleggen en vergaderen 2020

De ergernissen hieronder werden het meest genoemd tijdens de online trainingen die wij gaven dit jaar. Een deel van de ergernissen wordt veroorzaakt doordat velen moesten wennen aan het online overleggen en vergaderen. Dat wennen leek bij sommigen wel erg lang te duren. Dat op zich leverde veel ergernis op. Deze top-10 kwam uit een inventarisatie van ergernissen die wij hebben gedaan tijdens de vele online trainingen die wij hebben gegeven over slimmer online overleggen en samenwerken, online bijeenkomsten faciliteren en online training geven.

1. Geluid niet op orde
2. Niet goed in beeld (te donker vaak) of video uit
3. Hoppa, meteen de inhoud in, zonder check-in
4. Weinig structuur, rommelig
5. Een rondje online doen wat te lang duurt
6. Je wilt afronden en dan komt er opeens nog een punt…
7. Weinig betrokkenheid
8. Laat staan dat er sprake is van gedeeld eigenaarschap
9. Jij trek en duwt als voorzitter, zij ‘kijken’ naar een matige ‘tv-uitzending’
10. Tenslotte geen duidelijke, gedragen acties

(Deze punten zijn afkomstig van deelnemers aan onze trainingen van o.a. de NZA, Min EZK en LNV, gemeente Veldhoven, Sweco, Noorderlink, Avebe, Alwel, de province Drenthe, Hanzehogeschool en het Diakonessenhuis).

Hoe voorkom je al deze ergernissen?
Zoals je ziet in de opsomming zijn sommige punten heel operationeel en praktisch, over beeld en geluid. De meeste verbeterpunten hebben te maken met online gesprekstechnieken. Daarin zijn wij specialist, in het interactief en slim resultaten bereiken met groepen. Men hobbelt online massaal in dezelfde valkuilen. Op zich een intrigerend feit dat zoveel mensen dezelfde fouten maken of op zijn minst onhandig zijn als het gaat om gesprekstechnieken met groepen. Het lijkt wel alsof deze online nog eens worden uitvergroot. Ja, die worden uitvergroot. Want álles wat je hebt is beeld en geluid. Jouw stem, jouw woorden, jouw blik, uitstraling en jouw manier van regisseren. Van de dialoog, online. Alles is er om heen ‘weggeknipt’ en ‘naakt’ ben je in beeld. Jouw gedrag als online voorzitter wordt daardoor ‘groter’ en ‘beter’ in beeld. Het komt er nu écht op aan.

Zóveel overleggen en nog (relatief) zó weinig aandacht voor verbetering daarin
Als jij er met een tijdsinvestering van 1 uur achter kan komen wat de sleutel is om in 2021 met meer energie en resultaat al die overleggen voor te zitten, dan eh…is dat op zich best slim;-)

Slim Online Overleggen en Samenwerken: 5 stappen
Wij onderkennen vijf stappen om slimmer met een groep het gesprek online aan te gaan, waarover dat ook gaat! Deze stappen zijn generiek. In deze figuur die vijf stappen.

De vijf stappen in het kort
Het toepassen van deze vijf stappen zorgt voor gedeeld eigenaarschap tijdens en na een meeting en voorkomt veel groepsdynamisch ‘gedoe’ zoals afhakers, weinig participatie en vergadertoeristen (zijn er wel maar toch eigenlijk ook niet, participeren niet echt.)

STAP 1: Voorbereiden. Een eerste erg belangrijk verbeterpunt is gelegen in een goede voorbereiding. Wat wil je nu eigenlijk bereiken met een overleg? Vertaal dit in kernvragen per onderwerp. Bedenk vervolgens de manier waarop je dit wilt bereiken (de werkvorm). Dan heb je het wat en het hoe. Want hier wordt te weinig tijd en energie in gestoken, die voorbereiding, waardoor de hele groep tijd aan het verspillen is. Daar hebben we meteen een spanningsveld te pakken, namelijk dat menigeen van de ene meeting naar de andere hopt; klikkerdieklak, en je zit alweer met een hele andere groep in overleg. Dus voorbereiding, wanneer dan? Zo zijn er meer spanningsvelden en is slimmer online vergaderen het aanleren van nieuw gedrag en discipline met de bijbehorende vaardigheden.
STAP 2: Opstarten. Mensen moeten even landen in ‘deze boot’. Met wie gaan zij nu varen, waarom en waar naartoe en wat wordt er van ze verwacht? Beste voorzitter van het overleg, hoeveel aandacht besteed je hieraan? Hoe goed en zorgvuldig check je in? Cruciaal, want zonder verbinding met jou en elkaar en de inhoud is er geen gedeeld eigenaarschap. Tijdens deze fase bouw je een gemeenschappelijk kader om überhaupt te gaan varen en hoe dat tochtje (vergadering, overleg) er uit gaat zien. Is het team volwassen en is de werkwijze bekend en vertrouwd, en is er gedeeld eigenaarschap op inhoud en aanpak dan hoef je niet in te checken want dan is iedereen al ingechecked. In het gratis e-boek ook meer over deze stap en enkele werkvormen hoe dit te doen. Ik verwijs ook graag naar de blog ‘10 vragen voor een online check-in’.
STAP 3: Verdiepen. Vertaal de agendapunten in kernvragen en stel vast wat je dan wilt hebben als opbrengst per kernvraag en hoe je dit realiseert (de werkvorm). Wil je een verkennend gesprek, ideeën genereren, open en naar elkaar luisterend? Of wil je een knoop doorhakken nadat er overeenstemming is over de criteria? Dat bepaalt dan jouw werkvorm. Ja, beste voorzitters, er is wat voorbereidend werk aan de winkel, zoals ik al zei. Ook in deze fase gaat het ook vaak mis. Lekker dwalen in het bos, zijpaden bewandelen, mensen die te lang aan het woord zijn, anderen die daardoor afhaken, het komt vaak voor. Dit is de fase waarin de video’s soms uit gaan en je je afvraagt of iedereen nog wel met de meeting bezig is of parallel andere zaken aan het doen is. Herkenbaar? Dat laat zien dat jij als voorzitter hier de regie niet op de juiste wijze pakt. Je toont je niet echt een participatief leider, want er is geen participatie meer.
STAP 4: Afronden. Oei, lastig. Nu komt het aan op heldere afspraken en eigenaarschap na de meeting. Online helemaal een dingetje, want ploep-ploep-ploep, even zwaaien en men is weg, want klikkerdieklak door naar de volgende meeting! En je wilt op tijd zijn want de meetings sluiten strak aan op elkaar. Hoe dan wel? In het e-boek en de online training enkele handige werkvormen. Voert te ver die hier te beschrijven. Belangrijk is deze fase wel, dat behoeft geen nader betoog.
STAP 5: Vervolg. En dat is toch hopelijk meer dan een verslag rondsturen….Jij hebt natuurlijk zoals een goed participatief leider dat doet, zoveel gedeeld eigenaarschap voor en tijdens de meeting gecreëerd dat duidelijkheid als het gaat om wie wat doet en wanneer na de meeting glashelder is. Of heb jij die aap teveel op jouw schouder? Hoe kan dat nou?

Gratis e-boek Slim Online Overleggen en Samenwerken
In het gratis e-boek (dus niks te verliezen😉) lees je per stap wat je kunt doen. Heel praktisch uitgelegd, met voorbeelden. Doe er jouw voordeel mee.

Ik ontvang graag het e-boek met tips per stap

Training Slim Online Overleggen voor slechts EUR 55,- incl btw.
In deze 1-uur durende videotraining leer je aan de hand van 7 compacte en zeer praktische videolessen hoe je met een goede structuur en passende werkvormen gedeeld eigenaarschap en echte betrokkenheid creëert in jouw online vergadering of overleg. Lees je liever eerst een aantal boeken? Trial and error? Of wil je mijn compacte training met mijn gestolde kennis met tips, stappenplan, handige template en werkvormenboek erbij?

Ja, doe mij die training. 1 uur tijdsinvestering gaat mij veel praktische tips opleveren.

JE KRIJGT DE GROEP DIE JE ZELF CREËERT!
Confronterend, maar waar!

Levendige training
Ik heb mijn best gedaan er een levendige training van te maken. Vrolijk, met voorbeelden, tot de verbeelding sprekende plaatjes, tekeningen en schema’s. Gewoon, lekker compact, luchtig en praktisch. Voorproefje?

Bekijk dan de intro-video op de homepage voor de look en feel van de training. 

Bij Avebe heb ik afgelopen week gevraagd naar hun ervaring met de videotraining Slim Online Overleggen:
“Het vijfstappenplan biedt overzicht en structuur”
“Echt handig, in een uurtje veel tips die ik de volgende dag kon toepassen””
“Het boekje met werkvormen geeft me inspiratie het anders te doen”
“Nu weet ik hoe ik gedeeld eigenaarschap creeër!”

Kom maar op met die training

Dus,…in de kerstvakantie de 1-uur durende videotraining Slim Online Overleggen doen is best slim, want:
1. In 1 uur alles op een rijtje wat zoveel ergernis oplevert
2. Hoeveel heb jij online overlegt en vergadert dit jaar? Juist ja. Dus handige tips zijn wellicht mooi meegenomen
3. Misschien heb je best een uurtje ergens in jouw kersvakantie om fris en slimmer beslagen ten online-overleg-ijs te komen in januari (by the way, je kunt de videotraining natuurlijk ook in stukjes knippen, en verder kijken als jouw niet-favoriete tv-programma op staat)
4. Voor EUR 55,- (incl. btw) kun je een goed boek kopen (of 2) maar dát kost dan weer uren lezen,…ik heb al die kennis en mijn jarenlange ervaring gecomprimeerd tot 1 uur training
5. Last but not least: vind jij al die videotrainingen ook zo langdradig? Vreselijk! Daarom. Deze training is 1 uur.

Videotraining plus live online sessies?
In-company wordt deze videotraining vaak gecombineerd met één of twee live online sessies om dan in te gaan op vragen en meer tips en handvatten te geven voor online overleggen en vergaderingen passend in de context van jouw organisatie, team of groep. We geven dan demo’s van allerlei (gratis!) tools en werkvormen bedoelt om met meer focus en betrokkenheid gedragen resultaten te realiseren.

In-company: maatwerk mogelijk
Wij hebben bij vele organisaties in-company mensen opgeleid in het slimmer en met meer energie en resultaat online overleggen en samenwerken. Neem voor maatwerk contact op via ons contactformulier. Dan gaan wij in gesprek over wat past bij jouw organisatie, team of groep.

Voorbeeld 1: CNV stelt deze video in-company ter beschikking aan werknemers die deze kunnen declareren.
Voorbeeld 2: de NZA heeft deze training opgenomen op hun eigen leerportaal. Wij rekenen per maand af: aantal deelnemers keer EUR 55,- (incl. btw) per deelnemer.
Voorbeeld 3: Sweco heeft deze training opgenomen op Springest, op dat deel waar Sweco-medewerkers bij kunnen
Voorbeeld 4: Avebe heeft deze training aangeboden aan een groep medewerkers die vervolgens in live online sessies allerlei tips en handigheden hebben meegekregen over online tools en werkvormen.

Er kan dus veel. Neem contact op en we maken het zo dat het aansluit bij jouw team, groep of organisatie.

Fijne feestdagen en een goed 2021!
Namens het team van Hartelijk Gefaciliteerd wensen wij jullie een goed 2021 toe. Met daarin mooie échte gesprekken, dialogen, meetings, sessies, workshops en interactief gegeven trainingen, online en face-to-face. Want daar gaat het uiteindelijk om: contact, gesprek en verbinding.

Speak Your Mind

*