Er wordt wat af-vergaderd in ons land. Neem nu de raadsvergaderingen in onze gemeenten. Deze bijeenkomsten zijn belangrijk in het politieke proces: standpunten worden helder (na het nodige onderling aftasten) en besluiten worden voorbereid en genomen. Maar ook: sommige politici zijn veel aan het woord en anderen bijna niet. De fasen beeld-, oordeels- en besluitvorming lopen soms kriskras door elkaar heen. Ook lekt veel energie weg door oeverloze herhalingen. Dat is toch zonde? We kunnen onze tijd wel beter gebruiken. Wij bieden een eendaagse training aan voor iedereen die raadsvergaderingen voorbereidt en begeleidt.
Werk je niet voor de overheid?
- Je vindt hier ook tips vergaderingen waarin politiek een rol speelt in jouw organisatie
- Met interesse gelezen? Stuur deze blog door naar iemand die je kent bij een gemeente
In deze blog enkele tips om je vergadering efficiënter, eerlijker en transparanter te maken.
- Waarom efficiënter? Omdat iedereen wel aanvoelt dat veel vergaderingen te lang duren en niet altijd even goed worden voorbereid en gefaciliteerd.
- Waarom eerlijker? We willen dat iedereen de kans krijgt om zijn bijdrage aan de bijeenkomst te leveren.
- En waarom transparanter? Als sneller helder wordt waar iemand voor staat, kan men overgaan tot een zakelijke discussie (pardon?). Ja, eh… inderdaad, dialoog.
Tip 1 – Neem de politiek zoals die is
Of je nu voor een gemeente of een bedrijf werkt, politiek is er altijd. Er zijn nou eenmaal belangentegenstellingen en veel mensen willen hun eigen standpunten ventileren. Het helpt als je dit als een gegeven ziet. De geest van de politiek kun je niet veranderen. Maar… je kunt de manier waarop het spel gespeeld wordt wel zodanig faciliteren, dat er wat meer efficiëntie, eerlijkheid en transparantie ontstaat.
Tip 2 – pas de BOB toe
De BOB? Nee, dit gaat niet over alcohol. BOB staat voor beeld-, oordeels- en besluitvorming. In het politieke proces is deze fasering essentieel.
- In de beeldvormingsfase ga je aan de slag met kennisdeling en zorg je ervoor dat er creatieve ideeën en oplossingen ontstaan. En neem hier vooral voldoende tijd voor. Hoe beter je dit doet, hoe beter men straks een oordeel kan vormen. Essentieel is het om de criteria boven water te halen waaraan de partijen de ideeën toetsen.
- In de fase van oordeelsvorming besteed je aandacht aan het delen van elkaars visies en reacties op de oplossingsalternatieven. Belangrijk is dat je dit dus zodanig faciliteert dat er respect is voor elkaars verschillende visies. De uitwisseling daarvan is heel wezenlijk. En besteed weer expliciet aandacht aan de criteria: wat vindt welke partij precies belangrijk bij het goedkeuren of afkeuren van een idee? En hoe consequent is men daarin? Daar waar men te weinig consequent is, kun je de betreffende partij daarmee confronteren. Doe dat wel met respect!
- Hoe beter je de eerste twee stappen doet, hoe beter en sneller de besluitvorming verloopt. Immers, alles is al op een rijtje gezet: de voor- en nadelen van de verschillende oplossingen en de criteria van de partijen. Let op: waak ervoor dat men niet al teveel terugschiet naar de fase van beeld- en oordeelsvorming. Daarom deze tip: wees zeer duidelijk over waarom en hoe je de BOB-fasering toepast.
Tip 3 – Begin klein
Probeer de wereld niet in een keer te veranderen. Door een eenvoudige en laagdrempelige werkvorm toe te passen. Bijvoorbeeld door in de fase van beeldvorming de eindeloze powerpointpresentaties eens te vervangen door in kleinere groepen dilemma’s te bespreken. Want waarom zou alles plenair moeten gebeuren? Of pas de werkvorm van het interviewen van een deskundige voor de groep toe. Dat maakt het direct levendiger. Meer inspiratie over hoe je met eenvoudige werkvormen vergaderingen en presentaties interactiever kunt maken vind je in hoofdstuk 6 van ons boek.
Wij bieden een eendaagse training aan voor iedereen die raadsvergaderingen voorbereidt en begeleidt.
Gerelateerde blogs
- Over de zuiverheid van je rol als facilitator. Zeker van belang als de onderwerpen politiek beladen zijn. Lees de blog
- Veiligheid is in zo’n setting ook van belang. Hier lees je over hoe je daarvoor kunt zorgen. Lees de blog
Speak Your Mind