Het geheim van een succesvolle interactieve bijeenkomst – deel 1

“De dag heeft echt gebracht wat we ervan hoopten. Energie, het gevoel van samen te werken, de veiligheid om te benoemen waar het soms schuurt, een paar stappen op het gebied van de inhoud en duidelijke vervolgafspraken. Het eerste vervolg moment is al ingepland! Je gaf mooi rust en ook structuur aan de gesprekken. Daardoor waren de gesprekken ook gefocust. Echt heel fijn. Dank je wel.”

Een fijne reactie op de visie workshop die ik gefaciliteerd heb.

Wat is het geheim van een succesvolle interactieve bijeenkomst?

Wij bieden al 10 jaar antwoord op deze vraag met onze trainingen, ons boek en onze checklists. Gebaseerd op de kennis en ervaring van onze groep van facilitators hebben wij een aanpak ontwikkeld waarmee je in een interactieve bijeenkomst samen tot de essentie komt en gedeeld eigenaarschap creëert.

In een serie van drie artikelen nemen je we mee in onze aanpak inclusief uitleg van een aantal praktische werkvormen. Vanaf de voorbereiding, de keuze van de werkvormen, tot en met de begeleiding van de bijeenkomst op de dag zelf. Deel 1 gaat over de voorbereiding.

 

Valkuil: te snel een agenda en werkvormen uitwerken.

Iemand vraagt jou een workshop te begeleiden. Bijvoorbeeld een projectmanager of beleidsadviseur: de opdrachtgever. Of je bent zelf een projectmanager of adviseur en je organiseert een workshop: je bent dan opdrachtgever en facilitator tegelijk. De opdrachtgever informeert je wat het doel is en heeft ook al een agenda opgesteld.

Je gaat direct op zoek naar een paar leuke werkvormen. Je raadpleegt enkele boeken en websites. Of je kent nog wel een leuke werkvorm die je zelf laatst ook nog hebt ervaren.

STOP! Stop met zoeken. Het is hiervoor nog te vroeg. Werkvormen zijn bedoeld om het deelnemers in een workshop makkelijker te maken om samen te werken aan een vraagstuk. Maar wat is het vraagstuk? Is dit al helemaal helder? En wat is de context van het vraagstuk? Welke vragen moeten er in de workshop beantwoord worden? En wie heb je daarvoor nodig als deelnemer? En hoeveel tijd is er beschikbaar? De WAT- WIE- en HOE-vraag.

Bepaal eerst de essentie

Voordat wij werkvormen selecteren en een agenda opstellen zoomen wij samen met de opdrachtgever altijd eerst in op het vraagstuk. We verkennen de context, het doel en de mogelijke vragen. Na een goed gesprek hierover komen we vaak pas echt tot de essentie van de workshop. Ben je opdrachtgever en facilitator? Vraag dan een collega om te sparren over je workshop.
In de Hartelijk Gefaciliteerd workshopaanpak noemen wij dit onderdeel voorafgaand aan de workshop ‘verkennen’.

 

 

Doel en kernvragen

We willen onze visie heroverwegen. Zou je voor ons een workshop kunnen begeleiden? Ik heb al een globale agenda opgesteld.” Oké, maar wat is dan echt de bedoeling? Ik heb samen met de opdrachtgever een gesprek gehad over welke vragen nu écht belangrijk zijn om te beantwoorden tijdens de bijeenkomst.

Wij hebben uitgebreid verkend met elkaar wat de bedoeling is van de bijeenkomst: wat deze moest opleveren. De vragen genoemd in de checklist voor interactieve bijeenkomsten waren de leidraad voor dit gesprek. Deze checklist kun je hier downloaden. Samen met de opdrachtgever hebben we hieruit bepaald welke vragen nu écht belangrijk zijn om te beantwoorden? Wij noemen dit de KERNvragen. Wat is haalbaar voor de groep (12 deelnemers) in de gegeven tijd (1 dag)? Wat is de essentie? Het doel van deze visie workshop was het heroverwegen van de visie, het verbeteren van de samenwerking en het komen tot een planning om de visie te realiseren.

De deelnemers

Doordat we korte tijd hadden voor de workshop was er geen tijd meer om de workshop voor te bereiden met een ontwerpteam. Een ontwerpteam bestaat bijvoorbeeld uit de facilitator, de opdrachtgever, enkele deelnemers en eventueel een projectleider. Het werken met een ontwerpteam tijdens de voorbereiding zorgt ervoor dat er een gezamenlijke verantwoordelijkheid ontstaat voor het slagen van de workshop.

Ik was me bij de voorbereiding van deze workshop ervan bewust dat het werken zonder ontwerpteam een risico zou kunnen vormen. Ik heb de betrokkenheid van de deelnemers bij de organisatie van de workshop daarom uitgebreid besproken met de opdrachtgever. Hoe staan zij erin? Wat is hun kennis over het vraagstuk? Wat is hun voorgeschiedenis met het onderwerp? In hoeverre is men betrokken bij de organisatie van de workshop?

De workshop bleek een vervolg op een andere sessie. De opdrachtgever gaf aan dat er bij de deelnemers onduidelijkheid was over de huidige visie. Dus zou stap 1 van de workshop zijn: aandacht besteden aan het vormen van een beeld van de huidige visie.

Draaiboek maken

Met deze informatie ben ik aan de slag gegaan om het programma van de dag op te stellen, het zogenaamde draaiboek. Download hier de template van een draaiboek.

Hoe het programma eruit ziet en welke werkvormen ik gekozen heb, kun je lezen in het volgende artikel: Het geheim van een succesvolle interactieve bijeenkomst deel 2.

Werkvorm voor kennismaken Snoeppot

De werkvorm die ik gebruikt heb voor een nadere kennismaking van de deelnemers is de Snoeppot. Wanneer en hoe je deze toepast lees je in onze uitleg van de werkvorm de Snoeppot.

 

 

Direct zelf aan de slag met jouw workshop? –  download de checklist

Bij de intake met een opdrachtgever en later voor het maken van een draaiboek gebruik ik de Hartelijk Gefaciliteerd checklist. Download hier de checklist voor interactieve bijeenkomsten.

 

Leren hoe je de essentie van een workshop bepaalt?

Wil je leren hoe je de essentie van een workshop bepaalt? En een aantal werkvormen leren die je direct in de praktijk kunt toepassen? Volg dan onze training Ontwerpen interactieve bijeenkomsten.

 

Laat wat van je horen

*

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.