Projectsucces. High Five! De weg er naartoe.

Jaap Boonstra ben ik nog altijd dankbaar en ik noem hem in iedere training. Omdat hij een aantal jaren van zijn leven heeft gewijd aan een essentieel onderzoek waarin hij wetenschappelijk aantoont dat de steun en inzet van professionals, die bepaald wordt door de gekozen veranderaanpak, van grote invloed is op het succes ervan. Want alleen als er echt eigenaarschap is van binnenuit gaat de magie van samenwerking ongekende resultaten opleveren. Maar hoe realiseer je dat dan, structurele steun en inzet?

Onderstaande afbeelding illustreert in 5 stappen de weg naar projectsucces. Een toelichting hierop in dit artikel.

 
De vijf stappen naar projectsucces

Om de complexiteit van samenwerking te ontrafelen is het nodig om te kijken uit welke ‘ingrediënten’ samenwerking in groepen bestaat. Daarop zijn vele perspectieven mogelijk, en wil ik zeker niet bepleiten dat de in dit artikel beschreven zienswijze de enige is. Dat zou arrogant en kortzichtig zijn. De vijf stappen die leiden tot zinvolle en prettige samenwerking zijn de werkbare bestanddelen zoals ik ze heb ervaren en toepas in de praktijk, als afgeleide van de conclusie van Jaap Boonstra dat de ‘(verander/project-)aanpak het succes bepaalt. Welke aanpak dan? Hoe dan? Vijf concrete stappen.

Stap 1: De aanpak bepaalt het succes

Jaap Boonstra heeft in 2000 in zijn proefschrift Lopen over Water (Boonstra, J.J., Lopen over Water, over dynamiek van organiseren, vernieuwen en leren  (Oratiereeks). Amsterdam: Vossiuspers AUP) wetenschappelijk onderbouwt dat de verander-/projectaanpak het succes bepaalt. Via deze link is dit proefschrift als pdf te downloaden. 

Hij concludeert dat de interactieve aanpak voor die trajecten die daarvoor geschikt zijn leidt tot het meeste succes. Maar wat is dat dan die interactieve aanpak? Hoe dan?

Stap 2: Gedeeld eigenaarschap

Hoe krijg je dan steun en inzet van professionals? Door gedeeld eigenaarschap te creëren én te behouden. Dus een interactieve project-kick-off, aandacht voor teambuilding en verbinding met het projectdoel, het doortasten van wat nu écht de bedoeling is, mét de opdrachtgever zijn enkele voorbeelden van onderwerpen waarover het gesprek zou moeten gaan met elkaar in een project of verandertraject. Maar ook verderop: hoe gaat het in het project? Hoe verloopt de samenwerking? Hoe is de teamspirit? En dit niet alleen maar bespreken bij de lessons learned sessie achteraf. Dat is wel interessant voor je volgende project, maar in je lopend project heb je dan de boot gemist. Een CONTINUE dialoog over ‘zijn we allemaal nog aan boord’ en ‘aligned on board’? Roeien we nog dezelfde kant op? Anders creëer je je eigen ‘tegen-stroom’. Als je niet praat mét elkaar maar over elkaar ontstaat er een ongewenste onderstroom. Als datgene dat er toe doet wordt besproken bij de koffie-automaat, of ‘onder-ons’ met de deur dicht. Dus wat is er, wat leeft er en maak dit bespreekbaar. Vraag: Heb jij het gevoel in jouw project dat er gedeeld eigenaarschap is? Dat iedereen dezelfde kant op roeit met hetzelfde doel voor ogen? Is er gedeeld eigenaarschap tijdens de projectoverleggen? Die zijn als het ware een spiegel van hoe het gaat in het project.

Stap 3: Participatieve idee- en besluitvorming

Maak bespreekbaar wat er leeft. Hoe dan? Participatieve idee- en besluitvorming is daarop het antwoord. Mensen iedere keer een stem geven in iedere fase van je project. Mensen willen best veranderen maar niet veranderd worden. Met projectleiders heb ik interessante gesprekken over het ontbreken van gedeeld eigenaarschap. Dan vraag ik ze: “Laten we nu met elkaar inventariseren wat maakt dat jij ergens eigenaarschap van neemt. Waar ga jij van ‘aan’ in een project?” Of de vraag: “Wat geeft je energie en wat kost je energie in je werk?” Moet jij eens kijken hoeveel overeenkomsten je dan op papier krijgt met  je mede-mens. Dus: ga in gesprek en blijf in gesprek. Vraag: is er in jouw project sprake van structurele participatieve idee- en besluitvorming?

Stap 4: Interactieve bijeenkomsten

In gesprek gaan en blijven. Weer de vraag: hoe dan? Door interactieve meetings te hebben. Dus ANDERS te overleggen dan de gangbare projectoverleggen, namelijk door het toepassen van interactieve werkvormen. Bij de opstart van een projectoverleg begint het al. Doe de check in. Door te vragen: “Hoe zit je er bij? Hoe was je weekend? Wat kost je energie op dit moment en waar krijg je energie van?” Waarom? Als mensen dan niet al in de boot zitten en je niet weet hoe mensen in de boot zitten, wat beoogt het overleg dan? Vraag aan mensen waar hun prioriteit ligt als het gaat om de agenda. En zo zijn er zovele meer manieren om interactief op te starten, te verdiepen en af te ronden zodanig dat er gedeeld eigenaarschap is én blijft. Agile is natuurlijk al een geweldige manier om meer op een interactieve manier te overleggen en de voortgang met elkaar (gedeeld eigenaarschap) te bespreken. Periodiek. In gesprek blijven. Toch krijgen ik ook van Agile coaches en Scrum masters de vraag om meer te willen variëren in werkvormen. Omdat er meer nodig is om mensen écht in de boot te houden en de teamspirit blijvend onderhouden moet worden. Omdat er in de onderstroom dingen insluipen die maken dat het teamgevoel minder is. Vraag: Hoe interactief is jouw projectoverleg? Check jij aan de start ervan hoe mensen ‘in de boot zitten’?

Stap 5: Faciliterend leiderschap

Om bijeenkomsten met groepen structureel in goede banen te (bege-)leiden is het nodig te weten hoe samenwerking werkt. Met kennis van het ontwerpen van interactieve bijeenkomsten, met een koffer vol werkvormen voor interactie en  handvatten voor groepsdynamica voor grip op de onderstroom. Dit zijn de drie hoofdbestanddelen van de magie van succesvol samenwerken teneinde projectsucces te behalen. De ontwerpprincipes van interactie en kennis daarvan is nodig omdat je moet weten wat maakt dat er gedoe is in groepen. En hoe je dit gedoe voorkomt. De werkvormen zijn je tools. Mooi woord, werk-vorm: de vorm waarmee je een groep helpt focussen en een antwoord helpt formuleren op een vraag die op dat moment relevant is. Met groepsdynamica leer je hoe je neutraal blijft en uit het oordeel, en tóch intervenieert als zich situaties voordoen die onder water spelen. Vraag: Heb jij voldoende kennis van de manier waarop je interactie creëert en begeleid? En hoe je kunt voorkomen dat er een onderstroom ontstaat die contra-productief is?

Onze trainingen – interactief werken met groepen

Wil je meer lezen over de trainingen die wij geven zodat jij voortaan ook projectsucces realiseert? Lees dan verder op de pagina over faciliterend leiderschap. Of kijk bij de trainingen het Ontwerpen van Interactieve Bijeenkomsten, Werkvormen voor Interactie en Groepsdynamica – Grip op de Onderstroom.

Open trainingen en in-company

Wil je gewoon weten wanneer de open trainingen plaatsvinden en wat ze kosten? Daarover alles op de pagina data en inschrijving.  Voor een vraag over een in-company training of leergang, neem dan contact met ons op.

Onze klanten

Zoals eerder gezegd: Hartelijk Gefaciliteerd bestaat 10 jaar. Dus onze trainingen zijn doordacht en doorontwikkeld, en daardoor compact en praktisch. Dat vinden onze deelnemers ook. Deze klanten gingen je voor.

Reageer

Heb je op één van de onderstaande vragen een negatief antwoord?

  1. Heb jij het gevoel in jouw project dat er gedeeld eigenaarschap is? Dat iedereen dezelfde kant op roeit met hetzelfde doel voor ogen? Is er gedeeld eigenaarschap tijdens de projectoverleggen?
  2. Is er in jouw project sprake van structurele participatieve idee- en besluitvorming?
  3. Hoe interactief is jouw projectoverleg? Check jij aan de start ervan hoe mensen ‘in de boot zitten’?
  4. Heb jij voldoende kennis van de manier waarop je interactie creëert en begeleidt? En hoe je kunt voorkomen dat er een onderstroom ontstaat die contra-productief is?

Laat het ons weten door te reageren.

Laat wat van je horen

*