Impact van interactieve vergaderingen op medewerkerstevredenheid

….en wat je met suikerzakjes kan doen voor inzicht in ieders standpunt.

Vergaderen ervaren als gedoe, als een lastige onderbreking van je werk, als energievretend, als zinloos. Jammer genoeg is dit voor veel mensen herkenbaar. De vergadering  wordt niet als zinvol of prettig ervaren. De oorzaak daarvan is een gebrek aan interactie.

Hoe interactiever hoe prettiger

Interactieve vergaderingen worden als prettiger ervaren. Daarmee bedoelen we dat er gericht werkvormen worden ingezet die als doel hebben om op een slimme manier richting en vorm te geven aan de dialoog. Wist je dat de invloed van zinvolle en prettige vergaderingen veel verder strekt omdat dit de werkbeleving beïnvloedt ook buiten de vergadering?

In deze blog lees je meer over de impact van slechte vergaderingen op de prestaties van mensen in organisaties. En uiteraard krijg je een paar concrete tips voor meer en betere interactie tijdens de vergadering in de vorm van enkele werkvormen.

Gevolgen van zinloze en onprettige vergaderingen

Mij valt het op dat mensen zich er regelmatig bij neerleggen dat vergaderingen soms zinloos en onprettig zijn. “Ach dat gaat nu eenmaal zo.” “Ik kan er niet veel aan doen.” “Het is een noodzakelijk kwaad.” Gelukkig zijn er ook organisaties die onderkennen dat het hier om een serieus probleem gaat en investeren zij in het verbeteren van de kwaliteit van vergaderingen.

Zinloze en onprettige vergaderingen bepalen mede de prestaties van mensen en daarmee hebben zij impact op de resultaten van organisaties. Veel meer dan je zou denken. Ze hebben een negatieve invloed op de productiviteit, de focus en de betrokkenheid van medewerkers.

In augustus 2017 publiceerde Harvard Business Review een artikel waarin ingegaan wordt op de gevolgen van (zinloze) vergaderingen (Stop the meeting madness, L.A. Perlow, C.N. Hadley, E. Eun.). Eén van de gevolgen van zinloze vergaderingen is het verlies van medewerkers tevredenheid, zo staat te lezen in dit artikel. Ook onderzoek (Rogelberg) heeft aangetoond dat de effectiviteit van vergaderingen correleert met de medewerkerstevredenheid.

De gevolgen van zinloze en onprettige vergaderingen reiken dus veel verder dan alleen het niet optimaal besteden van de vergadertijd en het niet halen van het vergaderdoel.

Interactie is het sleutelwoord

Uit een studie van N. Lehman-Willenbrock blijkt dat juist interactie in vergaderingen de accelerator kunnen vormen voor het doorbreken van het patroon van klagen en passiviteit naar een patroon van pro-activiteit en positivisme.

Het toepassen van interactieve, doordachte werkvormen tijdens vergaderingen levert enorm veel op, onder andere:

• Het vermeerdert de spreektijd per individu en daarmee de kwaliteit van het idee of het besluit;
• Het eigenaarschap van ideeën en besluiten neemt toe, één van dé succesfactoren om iets ‘te laten vliegen’;
• Het geeft veel meer energie en plezier, waardoor je tijdens en na de vergadering energieker bent. Het lijkt me duidelijk dat dit bijdraagt aan werkplezier en productiviteit;
• Het bevordert de betrokkenheid op en met elkaar als je bijvoorbeeld in een bijeenkomst in een subgroep wat uitwerkt. Het versterkt de teamgeest.

De meerwaarde van interactieve vergaderingen is enorm

Zoals Merel het verwoordt na de training Interactief Vergaderen zonder Gedoe die zij als Projectleider bij een grote gemeente volgde: “Gedragen besluiten, we hebben het er zo vaak over. Nu hebben we een manier gevonden dit te bereiken”. En die suikerzakjes opstelling werkt echt heel goed!”. (De suikerzakjes opstelling leg ik verderop uit.)

Peter, die teamleider is, geeft aan: “We hebben nu veel minder gedoe. Tom die soms wat lang van stof is krijgt dankzij de inzet van werkvormen minder gelegenheid dit in de groep te zijn. En Chantal die wat introvert is krijgt juist meer spreektijd.”

En interactievere vergaderingen dragen ook nog eens bij aan de medewerkerstevredenheid.

Werkvorm voor interactie in vergaderingen: de suikerzakjes opstelling

Wanneer te gebruiken?

De suikerzakjes opstelling gebruik je als je tijdens een vergadering wilt verkennen hoe iedereen zich verhoudt ten opzichte van een vraag, een idee of een besluit. Je maakt ieders positie ten opzichte van iets helder, daarom heet het een opstelling. Vervolgens kun je met elkaar in gesprek gaan over de verschillende standpunten. Tijdens het gesprek ontstaan vaak nieuwe inzichten naar aanleiding waarvan deelnemers mogelijk hun standpunt aanpassen. Zo wordt tijdens het gesprek helder of je al dichter bij elkaar komt. Je maakt zichtbaar wat anders onzichtbaar blijft. En daardoor wordt iets bespreekbaar wat anders niet besproken wordt.

Je kunt de standpunten peilen ten opzichte van een idee, voorstel of besluit. Het is ook een praktische werkvorm voor het toetsen of je de juiste brainstormvraag hebt. Je gaat dan na in hoeverre de brainstormvraag duidelijk is of dat deze moet worden aangescherpt voordat je kan starten met het inventariseren en het bedenken van ideeën.

Voor deze werkvorm heb je geen voorbereiding of extra materialen nodig en je kunt het gewoon aan een vergadertafel uitvoeren.

Wat heb je nodig?

• Een kopje, of een ander voorwerp dat voorhanden is. Een stuk fruit van iemand kan ook prima.
• Voor iedere deelnemer een suikerzakje, of pen of sleutelbos, etc.
• Een briefje met daarop de vraag, het idee of het besluit waar over gesproken gaat worden.

Hoe pak je het aan?

1. Introduceer de vraag, het idee of het besluit. Noteer deze op een briefje en plaats dit bij het kopje (of een ander voorwerp) in het midden van de tafel.
2. Laat iedere deelnemer zijn of haar suikerzakje pakken en vraag hen dit te positioneren ten opzichte van het kopje. Geef aan wat de posities betekenen: dichtbij het kopje betekent bijvoorbeeld: mee eens of helemaal duidelijk en verder weg betekent oneens of onduidelijk.
3. Nadat iedereen zijn suikerzakje heeft ‘gepositioneerd’ vraag je aan iedere deelnemer de positie van het suikerzakje toe te lichten. Je begint met de suikerzakjes die het verste van het kopje af liggen.
4. Het gesprek leidt tot inzicht in elkaars standpunt. De uitwisseling kan leiden tot een verandering van standpunten. Geef deelnemers de gelegenheid de suikerzakjes te verplaatsen tijdens het gesprek.
5. Nadat iedereen zijn of haar ‘positie’ heeft toegelicht stel je de vraag aan degenen die er verder van af staan: “wat is er voor jou nodig of wat kun je zelf doen om dichterbij te komen?” (Let op: stel deze vraag op een neutrale, onderzoekende manier). Dit levert opnieuw een interessante uitwisseling op. Deelnemers reageren wellicht ook op elkaar. “Jan, ik ga jou bijpraten als dat jou helpt!” bijvoorbeeld.
6. Afhankelijk van het doel ga je door met het gesprek en het verplaatsen van de suikerzakjes totdat alle suikerzakjes dichtbij het kopje liggen. Misschien verandert het kopje nog wel van betekenis. Bijvoorbeeld als het besluit wordt geherformuleerd.

Tijdens de start van vergaderingen maak je het psychologisch contract met de deelnemers over de inhoud: de agenda en de aanpak. Althans, dat zou vaker zo moeten gebeuren. Een manier waarmee je op interactieve wijze in vergaderingen kunt werken aan een goede sfeer en gedeeld eigenaarschap is de werkvorm Zinvol en Prettig. Je start hierbij een vergadering met een inventarisatie wat volgens de deelnemers deze vergadering zinvol en prettig maakt. Gedurende de vergadering en aan het einde van de vergadering kun je zo samen checken of de vergadering nog steeds als zinvol en prettig wordt ervaren en kun je samen bepalen wat er nodig is om hiervoor te zorgen. Lees de uitgebreide toelichting op de werkvorm Zinvol en Prettig in de blog die Annet Noordik hier eerder over schreef.

Het ontwerpen en begeleiden van interactie is onze specialiteit. Bij de bijeenkomsten die wij ontwerpen en begeleiden en in al onze trainingen. Tijdens de compacte en zeer praktische training Interactief Vergaderen zonder Gedoe leer je hoe je met behulp van interactieve werkvormen samen tot de essentie kunt komen in vergaderingen. Zodat je kunt vergaderen met energie en resultaat. Je kunt deze training volgen via open inschrijving of incompany.

Als je echt goed wilt leren om groepen interactief te begeleiden naar resultaten raden wij je onze leergang Foundation of Facilitative Leadership aan. Je kunt de losse trainingen uit de leergang Foundation of Facilitative Leadership via open inschrijving volgen. Wij verzorgen deze compacte leergang vaak incompany. Zodat organisaties slimmer leren werken met groepen en mensen met verschillende functies en achtergronden dezelfde faciliteer-taal leren spreken bij het ontwerpen en begeleiden van interactie.