De directie van een klant vroeg ons om te helpen bij het vinden van draagvlak voor de harmonisatie van de bedrijfsprocessen tussen hun vijf vestigingen. Met name de technisch directeur zag het al helemaal voor zich: elke vestiging werkte op dezelfde manier en dat zou veel geld besparen. Hij stuitte echter op veel weerstand tijdens de verschillende bijeenkomsten met medewerkers, waarin hij dit met verve en enthousiasme communiceerde. Hoe kan dat en vooral: hoe voorkom je dit?
Wat gaat hier fout?
Deze technisch directeur kwam in zijn rol als manager met de oplossing, terwijl er nog geen eenduidige directievisie op het vraagstuk was geformuleerd. Vervolgens had hij het doel, de analyse die daaraan ten grondslag lag en de kaders helder kunnen schetsen. Daarbinnen zouden collega’s in de vestigingen ruimte ervaren om mee te denken over de wijze waarop het doel het beste gerealiseerd zou kunnen worden. Want ook hier geldt het oude adagium: mensen willen best veranderen maar niet veranderd worden.
Een handig model: de managementfuik
Bij het oplossen van complexe vraagstukken in organisaties waarbij men van hoog tot laag betrokken is, kan een stapsgewijze aanpak een gedragen oplossing opleveren die werkt. In dit soort situaties gebruiken wij de managementfuik, ontwikkeld door Filip Vanderdriessche (zie ook zijn boek Leidinggeven zonder Bevelen).
Hoe werkt het?
Begin met een heldere probleemdefinitie of ambitie met het management (zie de afbeelding hiernaast). Formuleer vervolgens het doel, stel de criteria vast en werk dan pas, met betrokkenheid van degenen die geacht worden de verandering te realiseren, aan de wijze waarop het doel gerealiseerd kan worden. Tot zover eenvoudig. Twee zaken zijn hierbij echter van groot belang.
Ten eerste is het management eigenaar van het probleem, het doel en de criteria (boven de lijn), terwijl de medewerkers de oplossing tot hun domein mogen rekenen. Voor de eenvoud stellen we het even zo zwart-wit. De kracht van dit principe is, dat het management zich bezighoudt met de visie en zo het kader (de criteria) stelt voor de oplossing. Daarmee is de ruimte, waarbinnen medewerkers hun creativiteit kunnen aanwenden om oplossingen te vinden, helder.
Ten tweede neemt de kans op een meningsverschil van boven naar beneden exponentieel toe. Dat is te zien aan de omgekeerde driehoek (de conflictpiramide). Want als een ieder redeneert vanuit zijn eigen kennis, ervaring en belang kunnen discussies over oplossingen lang duren. Dit geeft wederom aan waarom de tijd nemen voor een heldere probleemdefinitie veel tijd kan besparen in het vinden van de oplossingen ervan.
De tip is dus: begin bij het probleem en werk via doel en criteria naar de oplossing toe. Zie er hierbij op toe dat het management en de medewerkers zich bezig houden met hun eigen domein.
Vervolg van de case
Hoe liep het verder met onze opdrachtgever? Aan de hand van de managementfuik hebben we de directie gefaciliteerd in het vinden van een gezamenlijke visie (probleem, doel en criteria). Naast besparingen bleek ook kwaliteitsverbetering een belangrijk doel. Pas na twee uitgebreide sessies zat de directie op één lijn over welke besparingen te realiseren en wat zij überhaupt verstonden onder kwaliteitsverbetering. Vervolgens hebben we in twee interactieve bijeenkomsten de medewerkers begeleid. Dit resulteerde in hele goede en ook nog meer gedragen oplossingen voor de bezuinigingsdoelstelling en kwaliteitsverbetering. En wat bleek? Met de harmonisatie van de bedrijfsprocessen zou het probleem maar gedeeltelijk opgelost worden. Er waren andere oplossingen nodig om de gewenste bezuinigingsdoelstelling te realiseren. En de directie? Die was zeer tevreden over de tijdsinvestering nodig voor een heldere probleemdefinitie. Want die bleek de basis te zijn voor de medewerkers om aan de oplossing te kunnen werken. De gevonden oplossingen waren beter, werden gedragen en droegen bij aan realisatie van de geformuleerde managementdoelstelling.
De managementfuik is bij ons een regelmatig terugkerend onderdeel van onze aanpak bij het faciliteren in verandertrajecten. Om die reden hebben we dit theoretisch kader opgenomen in onze basistraining Leren Faciliteren van Workshops. Zie www.hartelijkgefaciliteerd.nl voor meer informatie over deze training, onze andere trainingen en overige dienstverlening.
Hartelijk Gefaciliteerd publiceert met regelmaat mini-artikelen over het faciliteren van verandervraagstukken. Wil je deze periodiek ontvangen, schrijf je dan in via www.hartelijkgefaciliteerd.nl (rechts op de homepage). Je ontvangt dan direct de workshopchecklist in pdf en vervolgens de mini-artikelen. Je kunt op ieder gewenst moment de ontvangst ervan stopzetten.
Speak Your Mind