Slimme mensen hebben niet altijd slimme meetings

saaie vergaderingSlimme mensen hebben vaak geen slimme meetings

Kijk eens terug op afgelopen week. Heb je goede sessies of overleg gehad? Welk cijfer geef je het inhoudelijk resultaat en welke cijfer de energie waarmee je het overleg verliet? Beleid maken, projecten realiseren: het kan slimmer! SLIM werken met groepen. Daar is nog steeds heel veel winst te behalen. Het bespaart tijd en geld. Wij zien overal om ons heen nog steeds ruimte voor meer effect en energie uit overleg. Of het nu een gewone vergadering is, een afdelingsoverleg of een projectteammeeting. Beste projectmanager, beleidsmedewerker, hr- en communicatiespecialisten, voorkom tijd- en energieverspilling en leer faciliteren.

De voordelen van interne facilitatoren

Steeds meer organisaties kiezen ervoor om intern mensen op te leiden tot facilitator. Wij hebben bij vele organisaties in de overheidssector en het bedrijfsleven mensen opgeleid in hoe slimme meetings te ontwerpen, welke werkvormen toe te passen en wat te doen met de dominante Dirk en de stille Willie. Als je beschikt over een pool van mensen die wél weet hoe je slim werkt met een groep en optimaal resultaat haalt uit de bijeenkomsten in het kader van (verander-)projecten en beleidsmaatregelen, dan heeft dit de volgende voordelen:

  • Het resultaat kan beter worden behaald als er iemand is die het proces, de weg daar naartoe, slim heeft ontworpen. Er is nagedacht over het doel, de aanpak, de werkvormen en over hoe ieders inbreng optimaal en efficiënt kan worden benut;
  • Een goed ontworpen meeting creëert ruimte en veiligheid voor de deelnemers voor creativiteit en het leveren van een bijdrage. Betrokkenheid is er niet ‘zomaar’. Daar moet je wat voor doen!
  • Een facilitator is neutraal. Doordat iemand anders de proces-focus heeft kunnen deelnemers zich optimaal focussen op de inhoud;
  • Gefaciliteerde meetings hebben veel meer rendement, blijkt uit onderzoek (Boonstra, 2000). Zij vallen onder de participatieve aanpak, die leidt tot steun en inzet van betrokkenen, nog steeds één van dé succesfactoren voor succesvol(ler) veranderen;
  • Eigenaarschap van de resultaten is hoger: omdat de facilitator alles goed, zichtbaar vast legt voor en met de groep is het verslag gedragen en herkenbaar. Afbeelding voorbeeld fotoverslagWij zorgen altijd binnen een week dat deelnemers een fotoverslag ontvangen van een bijeenkomst, met daarin alle foto’s en sfeerimpressies. Daar wordt erg positief op gereageerd. Men herkent zich erin. Het straalt wederom de sfeer uit met elkaar iets tot stand te hebben gebracht.

Vijf kritische vragen aan jou

Wil je de laatste meeting die je gehad met een groep groter dan vijf mensen in gedachten nemen en dan de volgende vijf vragen beantwoorden:

  1. Was het overlegdoel helder? Was dit betrokkenheid creëren/informeren, beeldvorming, besluitvorming, innoveren of kennis uitwisselen? En sloot de aanpak aan op het doel? Voor ieder doel zijn aparte werkvormen. Om de goede werkvormen goed op elkaar aan te laten sluiten is een goede voorbereiding nodig. Is het doel tijdens het overleg helder? Staat men hierachter, wordt dit getoetst? Of begint het overleg gewoon?
  2. Zijn de deelnemers betrokken? Hoe zitten zij erin? Wat zijn hun belangen, wat is hun werkelijke drijfveer, motivatie en betrokkenheid en hoe zou je deze kunnen verhogen? De aanpak bepaalt dit in grote mate, of mensen zich gehoord en gezien voelen. Wordt hun inbreng in goede banen geleid, met slimme werkvormen? Sta je stil bij gedeeld ownership, qua inhoud én proces van deze bijeenkomst? Maak je daarover procesafspraken?
  3. Afspraak = afspraak…..toch? Niet? Waarom niet dan? Hoe rond je af? Hoe zorg je voor gedragen besluiten? Is er ownership? Je hele opzet zou dit in zich moeten hebben: gedragen resultaten en besluiten. Het is toch geen bezigheidstherapie, een praatuurtje?
  4. Wordt de dialoog professioneel gevoerd? Last van stille Willies, stokpaardberijders, dominante haantjes en hennetjes? Die allemaal heel slim zijn en hún idee écht het beste vinden? Hoe leid je al die kennis (én emoties) in goede banen? Kennis van groepsdynamiek is handig. Enkele gesprekstechnieken daarin te kennen. “Te lang doorpraten over details” is een veel gehoorde klacht. Hoe voorkom je dit?
  5. Hoe slim ben jij als het gaat om die meeting in goede banen te leiden? Heb je daarvoor de juiste tools, inzichten en technieken?

De afbeelding hieronder vat de bovenstaande punten samen.

Plaatje de slimme vergadering

Is jouw conclusie ook dat slimme mensen niet altijd slimme meetings hebben?

Wij leiden mensen op in slimmer werken met groepen. Met ons driedaags curriculum the Foundation of Facilitative Leadership in-company of tijdens de open trainingen leren wij je hoe je slimmer meetings ontwerpt. Met ons Hartelijk Gefaciliteerd vijfstappenplan krijg je concrete tips en tools in handen, inclusief de templates hiervoor om goed beslagen ten ijs te komen. Tijdens de werkvormentraining krijg je nog meer slimme werkvormen en de training groepsdynamica leert je hoe je zelf voor een groep staat en hoe je slim omgaat met lastige situaties in groepen.

Alles over onze trainingen staat op de trainingspagina van onze site. Onze trainingen zijn compact (eendaagse trainingen), praktisch (wij putten continue uit onze eigen praktijk) en interactief (we practice what we preach). En wordt altijd gegeven door een senior trainer die ook auteur is en traint op basis van ons eigen boek Hartelijk Gefaciliteerd.

Eerst kennismaken met ons: kom dan naar één van onze inspiratiesessies! Compact en inspirerend.

Reacties

  1. Jullie zijn met je blog een voorbeeld hoe je zaken op een prettige manier over kan dragen!
    Slim dus !

Speak Your Mind

*