Iedereen die weleens een meeting begeleidt, herkent het: je moet hard werken om je doel met de groep te bereiken. Je vraagt je af wat je verkeert doet. Het is de kunst om de bijeenkomst tot een gezamenlijke verantwoordelijkheid te maken. Want op die manier ligt de bal niet alleen bij jou, maar bij jou en de groep. Zo wordt het een gezamenlijk ‘spel’ en kun je samen ‘scoren’. Lichter én leuker voor de begeleider. In deze blog vijf manieren hoe je dat bereikt.
Download het volledige artikel (2 pagina’s)
Bereid het samen voor
We schreven er al eerder over: werk met een ontwerpteam. Hoe je het ook noemt, bij elke bijeenkomst van betekenis is het zinvol om met een kleine groep van betrokkenen de bijeenkomst voor te bereiden. En beperk je daarbij niet tot jezelf, je opdrachtgever en je eventuele co-facilitator. Als je bijvoorbeeld twee mensen uit de groep in de voorbereidingen betrekt, bereik je meer inhoudelijke kwaliteit en draagvlak voor de sessie.
Doe een check-in
Maak bij de start van de sessie direct verbinding met de ‘wereld’ van de deelnemers. Nadat jij of je opdrachtgever het doel van de bijeenkomst hebt toegelicht en voordat je de agenda behandelt, stel je de groep een vraag. Bijvoorbeeld:
- Welke gedachten en gevoelens heb je met betrekking tot deze bijeenkomst?
- Met welke intentie zit je hier?
- Wat kom je halen en wat kom je graag brengen?
- Met welk resultaat zou jij blij zijn?
Kies uit bovenstaande vragen de vraag die bij jouw situatie past, of bedenk een andere. Uit de reactie van de deelnemers kun je afleiden of je de agenda of aanpak nog moet aanpassen. We hebben de ervaring dat deelnemers een dergelijke ‘check-in’ prettig vinden.
Laat de regels zelf bepalen
Mensen houden zich eerder aan een zelfbedachte dan aan een opgelegde regel. Daarom kan het soms goed zijn om samen afspraken te maken over hoe je het een nuttige en prettige bijeenkomst maakt. Lees ons eerdere artikel ‘Zinvol en prettig’ daarover.
Maak het proces transparant
Bij grote of complexe bijeenkomsten kan het zinvol zijn om aan het begin de stappen van de bijeenkomst van a tot z met de groep door te nemen. Dat doe je door alle processtappen, die je van te voren op bijvoorbeeld flip-overs hebt voorbereid, langs te lopen. Je begint dan bij de allerlaatste stap en werkt zo naar voren. Dit geeft de groep een concreet beeld van wat ze gaan doen en tevens de gelegenheid hier nog iets aan te wijzigen. Dit levert meer begrip op voor en eigenaarschap van de aanpak van de bijeenkomst.
Evalueer twee keer
Lastig als je bij de eindevaluatie te horen krijg dat het anders had gemoeten! Daarom: evalueer zowel halverwege de bijeenkomst als aan het eind ervan. Je kunt dan nog bijsturen. De tussenevaluatie kan zeer kort zijn. Als je de werkvorm ‘Zinvol en prettig’ hebt gedaan, kun je de daar gemaakte afspraken als kapstok gebruiken, om te checken of de meeting nog steeds als zinvol en prettig wordt ervaren.
Tot zover vijf manieren om de groep medeverantwoordelijk te maken voor een succesvolle bijeenkomst. Wat zijn jouw manieren? Reageer hieronder.
[…] Dit is een werkvorm voor aan het begin van een bijeenkomst om mensen te laten ‘landen’. Lees hier meer over de werkvorm ‘de […]