Hoe kunnen interactieve meetings bijdragen aan projectsucces?

De tijd waarin projectmanagers het projectplan achter hun bureau schreven, ligt ver achter ons. Velen zien het nut en de noodzaak van interactieve meetings in projecten. Op welke momenten in het project kun je dat het beste doen? In deze blog enkele handreikingen.

Niet dat Prince II heilig is, maar we gebruiken het even als herkenbare projectfasering. Per fase vind je een paar suggesties voor interactieve meetings.

Starting Up a Project (projectvoorbereiding)

Delen projectmanager, opdrachtgever én ook de stakeholders de visie en projectdoelen? Is het psychologisch contract gesloten, dus staat men daadwerkelijk achter de ambitie? Een goede dialoog met stakeholders als medewerkers, leveranciers, klanten en partners is essentieel om dit te onderzoeken. In stakeholdersessies met geselecteerde belanghebbenden leg je je oor te luister naar hoe men naar het project kijkt. Zo krijg je goed in de gaten waar je medewerking of weerstand kunt verwachten. Ga het gesprek aan waar de inzichten verschillen.

Schermafbeelding 2013-09-11 om 11.18.52

Initiating a Project (plannen en starten)

Wat is er krachtiger dan samen met kennisdragers en belanghebbenden de (globale) planning te maken? Wij hebben dit diverse malen gedaan; zorg voor een groot werkvlak van drie tot vijf meter lang (flipovervellen aan de muur of op pinwanden) en visualiseer daar samen de strokenplanning op. Breng hier ook de projectafhankelijkheden in kaart. Je hebt de kennis immers in de zaal zitten! En als het zover is: een grote kickoffbijeenkomst met alle betrokkenen.  Tip: blijf aannames tussen deelnemers checken en doe dat met een respectvolle dialoog. Neem er ook goed de tijd voor: een halve tot een hele dag is geen overbodige luxe.

Directing a Project (besturing door stuurgroep)

Fris de stuurgroepvergadering eens op met een eenvoudige werkvorm! Bijvoorbeeld met de werkvorm ‘thermometer’ met de stelling “Het project gaat fantastisch!”. Laat de stuurgroep anoniem stickeren, en kijkt welk beeld het oplevert. Geef ruimte aan de opvattingen en belevingen van alle stuurgroepleden (dus niet de mensen die altijd het woord voeren).

Controlling a Stage (het managen van een projectfase)

Als je project altijd volgens planning loopt, stop dan nu met lezen. Het regelmatig herplannen kun je als een logisch gevolg doen op de eerste planningsessie in de tweede fase. Is er een kritisch moment in het project, bijvoorbeeld een vastzittende discussie of patstelling? Haal de hoofdrolspelers bij elkaar, geef ze de ruimte voor hun visies en werk naar een beslissing toe. Zo kun je een weken durende discussie in een paar uur oplossen.

Managing a Stage Boundary (informeren van de stuurgroep t.b.v. bij overvang naar nieuwe fase)

Je kunt hier kiezen voor het schriftelijk informeren van de stuurgroep. En daar een meeting aan koppelen. Een dergelijke sessie kun je starten met het interactief inventariseren en prioritiseren van de belangrijkste risico’s die op dat moment spelen (werkvorm: kaartvraag).

Managing Product Delivery (de oplevering)

Bij de oplevering van de projectresultaten kun je een interactieve feedbacksessie met de Senior User en gebruikers organiseren, waarbij helder wordt wat je er in de nazorg- en beheersfase nog te doen valt.

Closing a project (de afsluiting)

Een goede evaluatie met de betrokkenen is vaak leerzamer dan een cursus projectmanagement. Neem dus de tijd om met het team terug te kijken naar de successen! En waar natuurlijk waar het beter kon. Zorg voor een sfeer van openheid, vertrouwen en het samen leren. Wij horen heel vaak in dit soort sessies dat de onderlinge samenwerking en communicatie beter kan. Juist daarop anticipeer je met interactiviteit tijdens je project. Dus niet alleen achteraf.

Tips!

  • Realiseer je het nut en de noodzaak van interactiviteit op diverse momenten gedurende de looptijd van het project. Je werkt met eigenwijze en wijze professionals waarbij het zinvol is te luisteren naar hun input, meningen en sentimenten. Dit stelt je als project- of programmamanager in staat onderweg bij te sturen, wat minder tijd, geld en energie kost dan halverwege of achteraf
  • Maak een bewuste keus wanneer je als projectmanagers wel of niet zelf een bijeenkomst begeleidt.

Hoe kunnen onze trainingen projectmanagers helpen?

In onze trainingen leer je:

  • hoe je dit soort interactieve bijeenkomsten of workshops voorbereidt en ontwerpt;
  • hoe je komt tot de juiste interactie met de deelnemers, zodat je het beoogde resultaat haalt en de diverse persoonlijkheden en de diversiteit aan kennis en kunde optimaal benut;
  • Hoe je de verantwoordelijkheid legt bij de groep en je met elkaar staat en gaat voor het projectresultaat;
  • Hoe je omgaat met stokpaardberijders, stille willies en andere ‘lastige’ types in je project.

Wij krijgen veel projectleiders in onze trainingen of geven in-company trainingen aan deze doelgroep. Het thema slimmer werken met groepen leeft bij veel organisaties. We trainden projectleiders van onder meer het Ministerie van Veiligheid en Justitie, Alphabet Carlease, Prorail, Deltares, het CBS en TNO.

Hier vind je meer informatie over onze trainingen en inspiratiesessies. Wil je eerst vrijblijvend nader met ons kennis maken? Kom dan op één van onze kosteloze inspiratiesessies. Je gaat sowieso naar huis met een aantal concrete werkvormen om slimmer te werken met groepen.

Trackbacks

  1. […] moet ieder project wel een specialist in het organiseren van deze bijeenkomsten betrekken. Deze blog van Hartelijk Gefaciliteerd gaat in elk geval over de bijdrage van interactieve meetings op het […]

Speak Your Mind

*