Hoe zorg jij voor een goede follow up?

> In de voorbereiding
Tip 1: Werk met een ‘ontwerpteam’. Dat bestaat uit jouzelf als facilitator, je opdrachtgever en enkele mensen uit de groep van deelnemers aan de bijeenkomst. Door met dit team de sessie te ontwerpen zorg je niet alleen voor een goed en afgestemd draaiboek. Maar je bepaalt ook alvast hoe je de follow-up tijdens de sessie gaat vastleggen en daarna gaat borgen.

>Tijdens de meeting
Tip 2: Zorg dat iedereen actief zijn bijdrage levert aan concrete vervolgafspraken. Vergelijk dit met een powerpoint-sessie: dit geeft geen energie, het is andermans verhaal. Laat staan dat je je als toehoorder geroepen voelt om na de meeting tot actie over te gaan!

Tip 3: Hang voor het begin van de bijeenkomst een blanco actielijst op. Met drie kolommen: ‘Actie’, ‘Eigenaar’ en ‘Datum’. Zo kun je tijdens de meeting de afgesproken actie direct opschrijven. Als facilitator ben je dus alert op alles wat ‘ruikt’ naar een follow-up actie.

Tip 4: Zorg dat elke actie zo specifiek mogelijk omschreven en duidelijk leesbaar is. Dus niet: ‘Processen uitzoeken’, maar bijvoorbeeld ‘Vaststellen welke klantprocessen op korte termijn door de nieuwe wet worden beïnvloed’. Zo zorg je dat ook na de sessie de actie voor iedereen duidelijk is.

Tip 5: Zorg dat je afspraken maakt wie op welke wijze de follow-up acties monitort en communiceert. Dan er is commitment over de wijze van follow-up.

Tip 6: Zorg dat niet alle acties worden toegewezen aan een paar deelnemers. Mensen worden onbewust beïnvloed door het feit dat alles bij hun ligt en dat anderen niets hoeven te doen. Juist door acties meer evenredig te verdelen, stimuleer je de samenwerking en zorg je voor sociale druk om de acties uit te voeren.

Tip 7: Reserveer tevens aan het einde van de sessie tijd om de acties expliciet te maken. Zorg hierbij dat eigenaren van de vervolgafspraken letterlijk in de zaal zitten. Want zij voelen zich eigenaar, mensen die er niet bij waren hebben dat niet. Check of alles duidelijk is.

> Na de meeting
Tip 8: Maak alle acties en de voortgang daarvan transparant voor iedereen. Stuur alle acties direct na de bijeenkomst naar alle deelnemers. En houd iedereen regelmatig geïnformeerd over de voortgang van de acties.

Tip 9: Organiseer binnen enkele weken een vervolgmeeting. Daarmee creëer je een natuurlijke deadline voor het realiseren van de afgesproken acties.

Tip 10: Agendeer de resultaten bij een regulier overleg.

Heb je nog meer tips of interessante ervaringen? Reageer hieronder!