| Dit intakegesprek verliep wat chaotisch. Na een half uur was me nog niet duidelijk wat deze opdrachtgever met de bijeenkomst wilde bereiken. Ik schoof mijn blocnote aan de kant. En zei: “Stel je voor, dat je na de sessie in de auto terug naar huis zit. Hoe wil je er dan op terug kijken, wat is er dan bereikt?”. Oh, zei hij, zeg dat dan meteen! En toen kwam die ene zin eruit. De spijker op zijn kop. Nu was het doel duidelijk en kon ik de sessie gaan voorbereiden en ontwerpen. |
Op een dag bedenkt een opdrachtgever dat hij een bijeenkomst wil organiseren en belt jou om dat te faciliteren. Wat wil hij precies bereiken? En met wie? In welke stappen? Tja… hij heeft nog geen idee. Daar ga jij hem mee helpen. We geven je een paar tips hoe je in een intakegesprek in korte tijd zo veel mogelijk informatie boven tafel haalt om de bijeenkomst vervolgens te kunnen gaan ontwerpen. We streven hierin niet naar volledigheid, maar leggen het accent vooral op die zaken die we horen dat vaak mis gaan of die mensen lastig vinden.
Laat de opdrachtgever eerst ‘uitratelen’. Uitratelen? Ja, hij wil eerst zijn verhaal kwijt. Voor jou een mooie gelegenheid om goed door te vragen: Vertel eens wat meer over je project? Wie zijn er bij betrokken? Welke plaats heeft deze bijeenkomst in het geheel? Probeer vooral op een rijtje te krijgen: Wat is het probleem en waarom? Wie hebben er last van en wie zijn er bij betrokken? De antwoorden hierop vormen voor jou het startpunt voor de volgende vraag.
Stel de ‘je rijdt-naar-huis-vraag’ ‘Je vraagt: Je rijdt na de bijeenkomst naar huis en je kijkt terug op de bijeenkomst. Wat is er dan er gebeurd ? Wat is er bereikt? Met andere woorden: wat moet de opbrengst zijn? Dat kan over de inhoud gaan: probleem x is opgelost, het besluit over y is genomen, er is een gedragen actielijst enzovoort. Het kan ook een emotie zijn: Dat we elkaar beter begrijpen! Dat we meer een team zijn en minder een ‘groep van eilanden’. Je bent als facilitator op zoek naar dit soort woorden.
Vat de beoogde opbrengst in één zin samen Dus bijvoorbeeld: We willen komen tot een gedragen projectplan voor project X, met daarin heldere en gedragen verantwoordelijkheden, bevoegdheden en communicatie-afspraken, waarbij we goed kijken naar ieders belangen en expertise.
Werk met een ontwerpteam Naast de opdrachtgevers is het goed om één of twee deelnemers te betrekken bij de voorbereiding op een bijeenkomst. Dit vergroot je diagnose-kracht: je krijgt meerdere perspectieven op het vraagstuk. Bovendien begint de gewenste verandering al met het eerste gesprek erover. Zo ben je al aan het interveniëren, want diagnosticeren is ook interveniëren.
Hij is eigenaar en blijft dat ook Een van de grootste valkuilen van de facilitator is om de aap volledig op de schouder te nemen. En dan wordt het jouw bijeenkomst. Spreek duidelijk uit dat het succes van de sessie een gemeenschappelijke verantwoordelijkheid is. En maak dit samen concreet in termen van verantwoordelijkheid tijdens de voorbereiding, de bijeenkomst en erna. Laat hem de meeting aftrappen en ook afsluiten. En ook de uitnodiging en andere communicatie vanuit zijn mailbox. Of op zijn minst uit zijn naam.
En tot slot: schrijf zichtbaar mee Pak een flip-over of whiteboard erbij en schrijf de belangrijkste dingen zichtbaar op. Dat is anders dan dat je je eigen aantekeningen maakt op een blocnote. Als je zichtbaar meeschrijft, kun je direct checken of je elkaar goed begrepen hebt.
Wij gebruiken tijdens intakes met opdrachtgevers nog steeds onze eigen checklist voor workshops. Deze hoort bij ons boek Hartelijk Gefaciliteerd!. Deze heb je misschien al gratis ontvangen via onze site. Deel hem rustig met anderen.
Meer inspiratie? Het intakegesprek is een belangrijk moment als je een interactieve meeting gaat voorbereiden. Er zijn nog meer zaken van belang bij het ontwerpen van meetings. Onze eerste training van het drieluik van trainingen, het Ontwerpen van Interactieve Meetings, gaat daar nader op in. Meer weten? Hier vind je alle info.
Speak Your Mind