Vijf tips voor meer resultaat met vergaderingen

Herken je dat? Wat een energieverlies zo’n vergadering…………Want:

• de resultaten worden niet echt gedragen door de hele groep van aanwezigen
• het resultaat is onvoldoende doordacht en
• ieders kwaliteit is niet optimaal benut

Tip 1 – Bepaal vooraf een zo concreet mogelijk doel

In de praktijk zien we veel vergaderingen zonder bevredigend resultaat. Hoe kan dat? Voorzitters bepalen onvoldoende vooraf het doel van de vergadering. Wat precies wil je bereikt hebben na afloop? En hoe ga je checken of dit doel bereikt is? Welke gedrag vertonen mensen idealiter na de bijeenkomst? Spreek deze verwachting uit bij aanvang van de bijeenkomst.

Tip 2 –  Doe de commitment-check

Vaak heeft een vergadering een valste start: je zit er als deelnemer wel bij, maar bent niet echt gecommitteerd aan de bijeenkomst. Het is de taak van de voorzitter om dat te verifiëren en er eventueel wat aan te doen. Is iedereen wel ‘ingeplugd’? Heeft iedereen het doel en zijn bijdrage daaraan helder? Laat dus een ieder zijn of haar verwachtingen uitspreken bij de vergadering, al is het maar kort. Zo ontdek je snel genoeg of men er bijvoorbeeld ‘uit gewoonte’ bij zit. Of het blijkt dat iemand het doel niet helder heeft. Door de simpele commitment-vraag te stellen, kun je frustraties en daarmee energieverlies voorkomen.

Tip 3 – De dynamische agenda

Schrijf  de agenda op een flip-over en laat mensen a) het belang van ieder onderwerp aangeven, b) de complexiteit van het onderwerp (eenvoudig, complex, zeer complex) en c) de betrokkenheid bij het onderwerp. Bepaal hiermee gezamenlijk de volgorde van de agenda.

Tip 4 – Doe de group-intake

Bepaal samen met de groep wat je afspreekt om de bijeenkomst nuttig en prettig te maken, bijvoorbeeld met de ‘group-intake’. Hoe doe je dat? Schrijf in het midden van de flipover de vraag: ‘Wanneer is deze vergadering prettig en zinvol?’ Noteer de input van de deelnemers in de vorm van een mindmap. Houd deze ‘checklist’ er tijdens de vergadering bij. Check na de pauze of het nog door iedereen als prettig en zinvol wordt ervaren aan de hand van de mindmap. Door deze inventarisatie aan het begin van de vergadering te doen krijg je er als voorzitter meteen een gevoel bij hoe de mensen erbij zitten en maak je de deelnemers net zo verantwoordelijk als jouzelf voor het eindresultaat en een efficiënte meeting. Je krijgt een concreet handvat als voorzitter op welke punten bij te sturen. Als er bijvoorbeeld in de mindmap staat: ‘geen stokpaardjes berijden’ dan weet jij dat je Pieter, die gek is op zijn stokpaard, snel kan afkappen. Daarop heb je commitment van de groep én Pieter want het staat in de mindmap van de groep.

Tip 5 – Kies de juiste werkvorm

Je maakt de groep medeverantwoordelijk voor het resultaat door bovenstaande tips toe te passen. Maar daarvoor is nog iets nodig: ieders maximale participatie en inbreng. Maar hoe doe je dat als je in anderhalf uur met 6 mensen ieder maar 15 minuten spreektijd hebt over een complex onderwerp? Juist: van sequentiële spreektijd parallelle spreektijd maken! Hoe? Door het  slim kiezen en toepassen van de juiste werkvormen. Check vooraf in welke fase een onderwerp zit. Hiervoor kun je BOP gebruiken: zit het in de  Beeldvormende fase, de Oordeelvormende fase of de Besluitvormende fase? Pak daar dan een werkvorm bij! In een van de volgende artikelen vertellen we hier meer over: ‘Hoe kies je een werkvorm die werkt voor jouw groep op het juiste moment zonder meteen een flitsende facilitator te moeten zijn als voorzitter?’

Heb jij meer tips voor vergaderen met meer resultaat of wil je op dit artikel reageren? Geef commentaar, vul aan en lees wat anderen hierover te zeggen hebben.