De luisterende facilitator

In de groep die je begeleidt is een gesprek gaande. En OEPS… je denkt, waar gaat het nu eigenlijk over… ik ben niet aangehaakt, zit even in mijn eigen gedachtenwereld. Mmm… rustig wachten tot ik de draad weer kan oppakken. Zouden ze merken dat ik even ‘lost’ ben? Hopelijk niet…

En voordat we het weten zitten we in een slecht toneelspel, waarin iedereen doet alsof. Tijd- en energieverlies. Herkenbaar? Word een goed luisteraar!

We ervaren allemaal wel eens dat we een belangrijk punt missen in de discussie in een groep. Of we vinden het überhaupt lastig om een gesprek te volgen. Hoe zorg je ervoor dat je als voorzitter, projectleider, beleidsmedewerker of facilitator toch in de lead blijft? In deze blog een paar handige tips.

Plaatje bij blog over luisteren

Waarom is goed luisteren zo belangrijk?

In je rol als facilitator of voorzitter ben je gericht op het proces: je zorgt voor een goede dialoog. Maar wees niet onbenullig ten opzichte van de inhoud. Want dat helpt je op het juiste moment en op de juiste manier te interveniëren. En o ja, als je wilt dat mensen zich gehoord voelen, dan is de minimale voorwaarde dat je ze begrijpt. En dat ze dat ook van jou terughoren.

Stel je voor dat je zelf deelnemer bent en je vertelt je verhaal. Wil je een gespreksleider die naar buiten kijkt, koffie inschenkt en even een flip-over verplaatst? Hoe goed vind je eigenlijk dat er geluisterd wordt naar elkaar tijdens meetings? Oprechte aandacht en contact is belangrijk. Let daar op vanuit je rol als projectleider of voorzitter van een meeting. Mensen hebben feilloos door of je écht luistert of niet.

En dan hier de tips!

Bereid je voor

We wisten al dat voorbereiden belangrijk is (denk aan doel, deelnemers en werkvormen). Op het goed luisteren kun je je ook voorbereiden:

  • Verdiep je in het onderwerp door vooraf deelnemers te spreken over proces en over de inhoud. Leg je oor letterlijk te luister bij de koffie-automaat: wat vindt men van de meeting of het onderwerp of hoe kijkt men aan tegen het project? Dus wat speelt er? De beeldvorming vindt grotendeels buiten meetings in de informele organisatie plaats.
  • Zorg tijdens de bijeenkomst dat je zichtbaar mee kun schrijven of tekenen, dus er staat een flip-over en er zijn stiften. Waarom dat belangrijk is lichten we verderop toe.
  • Zorg dat je werkvormen paraat hebt, die maken dat luisteren naar elkaar wordt vergemakkelijkt: zie onze vele blogs over werkvormen. Door bijvoorbeeld eerst ideeën op briefjes te schrijven en ze dan te clusteren wordt er veel beter geluisterd dan die ideeën door elkaar te spuien.

Faciliteer met focus

Het gesprek loopt: wat nu?

  • Maak oogcontact en laat met je hele lijf zien dat je betrokken bent. Dus als je zit: actieve houding en rechtop. Knik af en toe om te laten zien dat je het begrijpt (alleen als je het echt begrijpt, acteren doe je op het toneel).
  • Zet je eigen gedachten even ‘uit’: je oordeel, de antwoorden die in jezelf oppoppen.. En als ze toch komen, laat ze even voor wat ze zijn en focus weer op de ander.
  • Vat samen wat je hoort. Dat is om twee redenen belangrijk. Je checkt hiermee of je het echt begrepen hebt en zo niet, dan vraag je door. Zo zorg je dat men zich gehoord voelt.
  • Schrijf of tekening zichtbaar mee voor iedereen. Je toont je hiermee een goed luisteraar: men ziet dat wat er gezegd wordt ter plaatse wordt vastgelegd. En dat is een hele andere beleving dan dat er iemand meeschrijft op een blocnote waar niets mee gedaan wordt. Ten tweede bevordert het je eigen focus en concentratie. Zie en hoor wat Rachel Smith van The Grove Consultants uit San Fransisco zegt over het visueel maken van aantekeningen in haar TED-presentatie. Ten derde is dit mooi materiaal voor het (foto)verslag. Een verslag waarin mensen zich herkennen! Daarmee is het draagvlak van datgene wat is opgeschreven vergroot.

Wordt er goed geluisterd tijdens de meetings die jij bijwoont? We horen jouw ervaringen graag (dat kan hieronder)!

Wil je (beter) leren slim groepen te begeleiden? We hebben een compleet curriculum onder de naam Foundation of Facilitative Leadership. Je kunt kiezen voor één training of het hele programma. Lees verder

Reacties

  1. Keesjan Kleef zegt

    Lang geleden heb ik het ezelsbruggetje LSD geleerd. Dat is nog steeds iets wat ik veel gebruik:
    Luisteren: zoals je beschrijft. Echt luisteren doe je met je hele lichaam.
    Samenvatten: Geef in eigen woorden terug wat je gehoord hebt. Is een check ook voor jezelf of je het hebt begrepen.
    Doorvragen: Stel vooral vragen. Als facilitator mag (of moet) je je mening uitzetten. Door vooral open vragen te stellen kan je de ander to nadenken zetten. Dat is bij de intake al heel gemakkelijk, maar ook tijdens de sessie helpt het je om de deelnemers betrokken te laten. Bijvoorbeeld om de vraag te stellen aan een andere dan diegene die het woord had.

Speak Your Mind

*