Hoe het kan dat jouw team het overal mee eens is en toch niets verandert
Je loopt tevreden weg uit het overleg. Iedereen was aanwezig, de sfeer was goed, niemand had bezwaar. Je hebt zelfs even gedacht: dit gaat ons lukken. En dan, een week later, zijn de afspraken nergens te bekennen. Niemand heeft iets gedaan. Niemand zegt ook dat hij het er niet mee eens was. Het is gewoon… niet gebeurd.
Als je dit herkent, ben je niet de enige. En het is ook niet omdat jouw team lui is of de kantjes ervan afloopt. Het probleem zit ergens anders: in het verschil tussen knikken en meedoen.
Knikken is geen commitment
In een overleg is het sociaal veiligst om het eens te zijn met wat er wordt voorgesteld. Zeker als de voorzitter enthousiast is, als de tijd schaars is, of als de groep al neigt naar een bepaalde richting. Dan knik je. Niet omdat je het er echt mee eens bent, maar omdat het makkelijker is dan weerstand bieden. Of omdat je denkt: ik zie wel hoe het loopt.
Dat heet schijninstemming. En het is verraderlijk, omdat het er van buitenaf precies hetzelfde uitziet als echte instemming. Dezelfde knikjes, dezelfde stilte, dezelfde “ja, dat lijkt me goed.” Maar van binnen is er geen eigenaarschap. Geen gevoel van: dit is mijn ook besluit.
En zonder dat gevoel verandert er niets. Want mensen voeren besluiten uit die ze zelf hebben gemaakt, niet besluiten die voor hen zijn genomen: dan is het niet van hen.
Hoe schijninstemming ontstaat
Het begint vaak al in de manier waarop je een besluit presenteert. Als jij als voorzitter met een uitgewerkt voorstel binnenkomt en vraagt “zijn er bezwaren?”, zet je de groep in een passieve rol. Ze hoeven alleen maar te reageren op wat jij hebt bedacht. En als niemand iets zegt, noteer je dat als akkoord.
Maar stilte is geen instemming. Stilte kan ook betekenen: ik weet niet goed hoe ik dit moet aanvechten. Of: ik vertrouw er niet op dat mijn bezwaar serieus wordt genomen. Of: ben ik nou degene die ’tegen’ is? Dat komt door de wijze waarop de vraag ‘aan de groep’ gesteld wordt.
Hoe meer jij als voorzitter het gesprek trekt, hoe minder de groep zich eigenaar voelt van de uitkomst. Dat is de kern van het probleem.
Drie manieren om te zorgen voor gedragen besluiten
1. Laat de groep het besluit bouwen, niet beoordelen. In plaats van een uitgewerkt voorstel voorleggen, begin je met een open vraag: “Wat hebben we nodig om dit te laten werken?” of “Wat zijn de randvoorwaarden voor jou?” Je nodigt mensen uit om bij te dragen aan de oplossing, niet alleen te reageren op de jouwe. Dat kost iets meer tijd in het overleg, maar levert je een besluit op dat mensen ook echt uitvoeren en daarmee bespaar je dus tijd.
2. Maak het verschil zichtbaar tussen begrijpen en steunen. Aan het einde van een besluit is het verleidelijk om te vragen: “Is iedereen het hiermee eens?” Maar dat is een gesloten vraag die mensen in een ja-of-nee-hoek duwt. Probeer het anders: “Kun je je vinden in dit besluit, ook als het niet jouw eerste keuze was?” Dat geeft mensen ruimte om eerlijk te zijn zonder het besluit te torpederen. En het geeft jou informatie over wie echt achter het besluit staat en wie er nog mee worstelt.
3. Sluit af met een persoonlijke bijdrage, niet met een actielijst. Een actielijst is handig, maar hij wekt de illusie dat de verantwoordelijkheid netjes verdeeld is. Vraag in plaats daarvan aan iedereen: “Wat ga jij persoonlijk doen, wat is jouw actiepunt?” Dat is een subtiel maar groot verschil. Het maakt het besluit persoonlijk. En persoonlijk gedragen besluiten is wat mensen in beweging brengt.
Het goede gevoel als vals signaal
Het lastige van schijninstemming is dat het overleg er prima uitziet. Geen conflict, geen spanning, iedereen blij. Maar dat goede gevoel is soms juist een signaal dat er iets niet klopt. Echte betrokkenheid gaat gepaard met vragen, nuances, soms wat wrijving. Niet omdat mensen moeilijk doen, maar omdat ze er echt over nadenken.
Als jouw overleggen altijd soepel verlopen en de besluiten toch niet landen, is het de moeite waard om je af te vragen: wie heeft hier eigenlijk écht iets ingebracht? En wie knikte alleen maar mee?
Die vraag stellen is ongemakkelijk. Maar het antwoord is het begin van een overleg dat wél werkt.
Speak Your Mind