Jij hebt affiniteit met de organisatie en administratie van trainingen en interactieve bijeenkomsten. Jij zorgt ervoor dat alles achter de schermen feilloos verloopt. Je doet graag de dagelijkse administratieve ondersteuning van ons training- en adviesbureau.
Wie zijn wij?
Hartelijk Gefaciliteerd is een bureau dat sinds 2008 bestaat. We genieten veel naamsbekendheid dankzij het gelijknamige boek Hartelijk Gefaciliteerd – Interactief Veranderen in de Praktijk, o.a. geschreven door de oprichter Annet Noordik. Mensen komen vaak bij ons via anderen die goede ervaring met ons hebben. We werken voor gerenommeerde organisaties en instellingen, voor zowel de overheid als het bedrijfsleven. Op de pagina met het klantenoverzicht kun je zien voor en met wie we werken. Wij stellen ons op als partner van opdrachtgevers. We zijn gespecialiseerd in het ontwerpen en faciliteren van interactieve bijeenkomsten. Van kleine en grote groepen, die een halve dag tot drie dagen kunnen duren. Daarnaast leiden wij mensen op die willen leren om interactieve bijeenkomsten te ontwerpen en te begeleiden. Wij hebben enkele duizenden mensen opgeleid in Nederland. Project- en programmaleiders, Agile Scrum masters, beleidsmedewerkers, consultants en adviseurs, mensen werkzaam in Communicatie of HR: we leren hen hoe je groepsprocessen zó begeleid dat er gedragen resultaten met energie tot stand komen. We zijn specialist in wat we doen. Keigoed. Meer dan 10 jaar. Dat laten onze klantevaluaties ook zien. We zijn klein en flexibel met een compact team van vaste trainers en facilitators met een flexibele schil daar omheen. We doen grootse dingen met groepen mensen die samenwerken in vaak complexe omgevingen waar met veel partijen moet worden samengewerkt en waar diverse belangen een rol spelen. Wij hebben veel bedrijfsprocessen geautomatiseerd, maar nog niet alles. Om alles voor opdrachtgevers en voor ons in goede banen te leiden hebben we jouw ondersteuning nodig.
Jouw werkzaamheden
- Jij houdt de deelnemersadministratie van trainingen bij en verzorgt de communicatie met de deelnemers met behulp van Autorespond. Jij informeert hen voorafgaand aan iedere training.
- Je verstuurt facturen vanuit Moneybird van onze open inschrijving trainingen en in-companytrainingen.
- Je regelt voorbereidende werkzaamheden voor de trainers (deelnemerslijsten, te printen certificaten) en draagt zorg voor een goede follow-up na afloop van de training, met behulp van Autorespond.
- Jij zorgt ervoor dat alle trainingsdata up to date zijn op onze site, bij interne learningportals van opdrachtgevers waarvan wij preferred supplier zijn en op Springest.
- Je beantwoordt telefonische vragen en e-mails van deelnemers.
- Je biedt marketingondersteuning: door het updaten van de onze website (in WordPress). En door het klaar zetten van blogs en nieuwsbrieven. Je ondersteunt ons met e-mail marketing waarbij we werken met Autorespond. Je zet social media berichten klaar.
- Je hebt ervaring met het werken in een online academy. Je bent thuis in de wereld van het online trainingsaanbod, video-trainingen en de handelingen die daarbij horen: de toegang voor deelnemers regelen, zorgen dat deelnemers op tijd de juiste video’s krijgen, etc.
- Je beheert de reserveringen van de trainers, facilitators en sprekers op congressen.
- Jij bent overdag telefonisch en per e-mail bereikbaar.
- Jouw tijdsbesteding aan ons: gemiddeld dagelijks 0,5 – 1,5 uur. Dit wisselt per dag. Jouw dagelijkse beschikbaarheid is belangrijk omdat wij het liefst dezelfde dag nog klantvragen beantwoorden, meestal schriftelijk, heel soms telefonisch.
- Je organiseert zelf vervanging bij geplande en ongeplande afwezigheid.
Wat verwachten wij van de Virtueel Assistent?
- Je hebt ervaring met online en social mediatools. Je bent handig met WordPress voor het beheren van onze website, je kent Autorespond, je bent thuis in online marketing en het bijhouden van de administratie.
- Je bent zeer punctueel. Jij bent mede het visitekaartje van Hartelijk Gefaciliteerd.
- Je begrijpt wat klantvriendelijk zijn is.
- Je bent pro-actief en signaleert verbeter-mogelijkheden in de manier van werken.
- Je hebt een goede beheersing van de Nederlandse taal en spreekt ABN.
- Je hebt oog voor detail in huisstijl en andere zaken.
- Je kunt vervanging regelen bij afwezigheid (tijdens ziekte of vakantie).
- Je bent woonachtig in Amsterdam of omstreken.
- Je vindt ons dienstenpakket interessant.
Wat mag jij van ons verwachten?
- Professionaliteit. Wij leveren kwaliteit. Daar staan we voor. Jij ook. En als jij ideeën hebt dan staan wij daar open voor.
- Openheid en vertrouwen. We zijn eerlijk. Als iets tegen zit en anders loopt dan zijn we daarover transparant en vertrouwen we op elkaars goede intentie.
- Persoonlijke klik. Er is oog voor elkaars persoonlijke leefwereld. We zijn daarin belangstellend naar elkaar. We hebben begrip voor privé-omstandigheden.
- Waardering. We werken vanuit waardering met elkaar samen. We zijn ons bewust van onze complementariteit.
Hoe reageren?
Ben je geïnteresseerd? En woon je in of in de omgeving van Amsterdam? je bent ervaren en de rol is je op het lijf geschreven? Vul dan onderstaand formulier in. Eventuele vragen kun je onderin het formulier plaatsen. Woensdag 11 september ga ik inhoudelijk alle reacties goed bekijken en koppel ik terug met wie ik graag nader kennis maak. Alvast bedankt voor jouw reactie. Wel graag alleen reageren als de rol zoals ik deze beschrijf je echt helemaal past.