Welke rol pak jij als je groepen begeleidt?

Door Jeroen Blijsie en Annet Noordik

Het begeleiden van groepen naar een resultaat vraagt veel van jou als begeleider. Juist bij complexe vraagstukken en meer dan vijf deelnemers helpt het als je het op een faciliterende manier aanpakt. Of je nu projectleider, beleidsmedewerker of vanuit een andere rol groepen begeleidt, je hebt dan meerdere rollen voor de groep en bent zowel mens- als taakgericht. Welke rol pak jij van nature als je groepen begeleidt? Welke rollen kunnen we onderscheiden en hoe ga je met die diversiteit aan rollen in de praktijk om? Daarover gaat deze blog.

We beogen in dit artikel niet volledig te zijn, maar willen bijdragen aan je bewustzijn van de grote diversiteit aan rollen die je vervult als je met groepen aan de slag gaat. Als je je hier meer bewust van bent, kan dit je helpen om deze rollen effectiever in de praktijk toe te passen voor een beter resultaat. We hebben het voortaan over ‘facilitator’ als verzamelnaam voor de competentie om groepen interactief te begeleiden naar resultaat.

De rollen van de facilitator, tips en valkuilen

Hieronder beschrijven we elke rol en geven daarbij tips en valkuilen. Als je deze rollen ziet, welke ligt je dan van nature goed en welke minder?

De Gastheer/-vrouw
Zorgt dat deelnemers zich welkom en op hun gemak voelen. Je zorgt ervoor dat er koffie en thee is en dat alles in de zaal klaarstaat. Deze ‘bedding’ geeft aan dat je de mensen serieus neemt. Je besteedt dit doorgaans uit aan de locatie waar je bent, maar bent er wel verantwoordelijk voor dat dit op orde is. Het is de zogenaamde hygiënefactor. Tip: stem de setting af op het doel van de sessie. Dus een bezuinigingsoperatie bespreken op een dure, luxe locatie kan irritatie oproepen. Een creatieve sessie vraagt om een alternatieve, kleurrijke locatie.

 

De Observator
Probeert zo goed mogelijk te horen, te zien en te voelen wat er gebeurt. Tip: als je samen faciliteert creëer je meer rust om te observeren. Je kunt letterlijk even afstand nemen van de dynamiek in de groep en die dan beter observeren. Valkuil: te veel in de observerende stand kan je ervan weerhouden om zelf in actie te komen.

 

De Verbinder
Stimuleert een sfeer van veiligheid en openheid die ruimte geeft aan de dialoog. Het begint al bij een goede voorbereiding en start van de bijeenkomst. Tijdens de bijeenkomst is het daarbij van belang gedeeld eigenaarschap te creëren voor proces en inhoud, Meer daarover in onze blog die over een werkvorm gaat dit dit faciliteert. Tip: in hoeverre voel je jezelf verbonden met de groep? Dat kan een graadmeter zijn voor de mate van verbondenheid van de deelnemers onderling.

 

De Regisseur
Houdt het overzicht over wat er gebeurt. De regisseur voert de regie over de hele bijeenkomst, waarbij hij zorgt dat de mensen de juiste rol spelen en dat de juiste dingen op het juiste moment gebeuren. De beste regisseurs staan ook open voor nieuwe, onverwachte wendingen en ingevingen van de deelnemers. Tip: soms is het goed om de regie meer over te laten aan de deelnemers. Bespreek bijvoorbeeld met de groep wat de volgende stap kan zijn en je krijgt veel ideeën terug.

 

De Motivator
Stimuleert en activeert de deelnemers als dat nodig is. Het is natuurlijk de kunst om deze rol zo weinig mogelijk te hoeven vervullen. Juist gedeeld eigenaarschap op inhoud en proces voor, tijdens en na een bijeenkomst zorgt ervoor dat mensen intrinsiek gemotiveerd bijdragen. Valkuil: Als je teveel de rol van motivator vervult ontzeg je mensen daarmee hun eigenaarschap.

 

De Deskundige
Om een bijeenkomst te kunnen faciliteren heb je in beperkte mate inhoudelijke kennis nodig om de bijeenkomst te leiden. Dat wil zeggen: je weet op zijn minst wat de bedoeling inhoudelijk is en op welke vragen een antwoord moet komen. Tip: als je te weinig weet van de inhoud kan het lastig zijn om knopen door te hakken of af te kappen wanneer dit nodig is. Dan is iemand met overzicht op de inhoud aan je zijde aan te raden. Valkuil: te veel inhoudelijke kennis en een duidelijke mening hierover kan ten koste gaan van je neutraliteit. Daarmee riskeer je het proces uit oog te verliezen.

 

De Kapitein
Deze staat aan het roer en zorgt ervoor dat het schip veilig, tijdig en met iedereen nog aan boord in de juiste haven arriveert. Of anders gezegd: dat de groep binnen de gestelde tijd in een constructieve sfeer gezamenlijk het beoogde resultaat haalt. Soms gaat het voor de wind en soms moet je compleet overstag om het doel toch te kunnen halen. Soms is het wijsheid, gezien het weer onderweg, een andere haven te kiezen om later de reis voort te zetten. Valkuil: als je te veel aan de koers vasthoudt, kan dit het zicht op hoe de deelnemers in de boot zitten belemmeren.

 

En last but not least…

 

Je authentieke zelf
Hoe fijn is het als je in je rol van facilitator gewoon jezelf kunt zijn? De ene persoon houdt meer van humor, de ander van doorpakken op resultaat: de één is meer mensgericht, de ander van nature meer taakgericht.  Een goede facilitator kent zichzelf en zijn of haar eigen valkuilen. Maar durft ook zichzelf te zijn. Dat vraagt rust in jezelf, leiderschap en overzicht. Op spannende momenten benoem je wat je zelf ervaart of voelt. Of je doet een voorstel om het helemaal anders aan te pakken. Daarin durf je de de groep bij de hand te nemen. Vraagt het vraagstuk en de groep om een taakgerichtheid en juist enige emotionele distantie, zoek dan als mensgerichte de samenwerking op met iemand die dat biedt. Tip: Als je op spannende momenten durft te benoemen wat je ziet of ervaart kan dit ontwapenend en uitnodigend werken. Dit helpt anderen om zichzelf ook te kunnen en mogen laten zien. Zo kom je samen tot zaken waarover het echt moet gaan.

 

 

Dat zijn flink wat rollen! Hoe ga je daarmee om?

  1. Zoek de balans

Welke rollen zijn het meest nodig tijdens de sessie? Ligt de nadruk meer op de mens- en procesgerichte rollen of is er meer taakgerichtheid en inhoudelijke focus nodig? Bepaal zo wat de belangrijkste te vervullen rollen zijn. En kijk of datgene dat nodig is past bij jou, de groep, de opdrachtgever en het vraagstuk. Zoek versterking indien nodig.

  1. Waar zit je kracht?

Vaak weet je wel van jezelf waar je goed in bent. Als je al langer groepen begeleidt, heb je ook vast wel van anderen gehoord wat je goed af gaat en wat lastig voor je is. Of vraag eens een collega wat hij of zij vindt welke rollen je van nature pakt. Vind je het nog wat spannend, faciliteer dan samen met iemand die complementair is aan jou, we hebben dit eerder gezegd. Bereid de meeting dan ook vooral samen voor en spreek af wie welke rol speelt. Zo maak je het lichter voor jezelf en bereik je betere resultaten. Zoek ook die synergie in de samenwerking met je opdrachtgever en zijn rol voor, tijdens en na een belangrijke meeting. En spar met deelnemers vooraf, zodat ze je tijdens een meeting steunen en nadien als vanzelf eigenaarschap nemen voor de follow-up.

  1. Waar zit het gat?

Het kan zijn dat er een mismatch is tussen wat er nodig is en wat je in je hebt. Enkele voorbeelden over hoe je dit kunt opvangen:

  • Als je de inhoudelijke kennis ontbeert, laat je dan vooraf inhoudelijk bijpraten en zorg eventueel voor een persoon als ‘inhoudelijke steunpilaar’. Deze deskundige kan bijvoorbeeld de inhoudelijke introductie doen. Hij of zij krijgt de rol van scheidsrechter, want geeft aan wanneer iets een gepasseerd station is of juist de aandacht vraagt.
  • Te veel focus op de rol van de Verbinder kan in een korte zakelijke sessie waar vooral inhoudelijk knopen moeten worden doorgehakt vertraging geven. Je zou in de voorbereiding van de bijeenkomst aan de onderlinge relaties kunnen werken en daar het mandaat creëren om inhoudelijk door te pakken.
  • Heb je niet zo’n talent voor de rol van Kapitein? Zorg voor voldoende steun van een co-facilitator. Je kunt ook je aanwezige opdrachtgever vragen je te steunen in het vasthouden van de koers.
  1. Ontwikkel jezelf

Merk je dat een bepaalde rol regelmatig nodig is, maar kom je hierin tekort? Volg een training, laat je hierin coachen of organiseer je eigen feedback. Je kunt daarvoor ook bij ons terecht.

Om een groep te kunnen faciliteren in de dialoog moet je snel kunnen schakelen om de juiste rol op het juiste moment in te zetten. Dat is precies het faciliterend leiderschap waarin wij trainingen geven.

Ter kennismaking organiseren we regelmatig inspiratiesessies voor kostprijs (beschrijving en actuele data). Daarin leer je breed inzetbare werkvormen en basisprincipes voor het faciliteren van groepen. We geven diverse trainingen en een volledige compacte en zeer praktische opleiding in het faciliteren: open inschrijving en in-company. Alle trainingen vind je op de trainingspagina en de data vind je in het inschrijfformulier. Je kunt altijd je vraag stellen via ons contactformulier of ons bellen.

We zijn benieuiwd wat je van deze blog vindt. Herken je je in de rollen? Welke tips haal je eruit of heb je in aanvulling hierop? Deel de blog in je netwerk door een klik op de één van de social media knoppen.

Comments

  1. Mooi overzichtelijk verhaal Jeroen! Dank dat je dit weer zo mooi hebt samengevat.
    Je bent een kanjer! Trots op jou..??

Speak Your Mind

*