Veel bijeenkomsten leveren te weinig op. Kosten veel tijd én energie. Dat kan anders! Slimmer en leuker. Namelijk door de bijeenkomst interactief te maken. Hierdoor voelen mensen zich betrokken, en is het resultaat van hun. Wij noemen een interactieve bijeenkomst een workshop. Elke workshop is anders. Maar waar moet je altijd aandacht aan besteden? De vijf belangrijkste tips op een rijtje.
Tip 1: steek meer tijd in de voorbereiding dan in de sessie zelf. Voor een succesvolle bijeenkomst is er nogal wat voor te bereiden. 60 procent van de tijd gaat daarin zitten! Dit wordt doorgaans enorm onderschat. Stel een compact ontwerpteam samen waarin je het probleem bespreekt en de aanpak van de bijeenkomst vaststelt. Dit ontwerpteam bestaat typisch uit de facilitator, de eventuele co-facilitator, opdrachtgever en een of twee deelnemers die weten hoe de hazen lopen. Geef aandacht aan goede communicatie naar de zorgvuldig geselecteerde deelnemers. Bespreek vooraf wat er met de resultaten van de sessie moet gebeuren en wie daarop toeziet. En laat wat betreft materialen en locatie niets aan het toeval over.
Op www.hartellijkgefaciliteerd.nl kun je gratis de checklist voor effectieve meetings aanvragen, met daarin alle activiteiten uit het vijfstappenplan voor workshops zoals hierboven weergegeven.
Tip 2: nodig de juiste deelnemers uit. Zorg dat de belangen in aantallen mensen evenredig vertegenwoordigd zijn en nodig niet te veel mensen uit. Met acht tot tien deelnemers is een plenaire dialoog nog goed mogelijk, met meer deelnemers is opsplitsen in subgroepen en meer aandacht voor gepaste werkvormen noodzakelijk. Denk ook eens aan friskijkers (buitenstaanders die vanuit een ander perspectief af en toe een ‘rake’ opmerking vanuit hun observatie geven). En ten slotte: opdrachtgever erbij of niet? Voordeel: zijn of haar betrokkenheid en eigenaarschap. Soms een nadeel: de dominantie of verschil in hiërarchie staat een dialoog op basis van gelijkwaardigheid in de weg.
Tip 3: steek de dialoog in op het juiste niveau. Als het probleem nog niet helder is, waarom dan over oplossingen praten? In het artikel ’Sneller een oplossing? Neem eerst tijd voor het probleem!’ illustreren we waarom en hoe je zorgt voor vraagverheldering op het juiste niveau. Want niets is zo vervelend als het beantwoorden van de verkeerde vraag.
Tip 4: zorg voor een goede facilitator. Een goede facilitator kan zich neutraal opstellen, is intensief betrokken bij de voorbereiding van de bijeenkomst en is in staat om tijdens de bijeenkomst de veiligheid en openheid te creëren, die zo hard nodig is voor een constructieve dialoog. Soms kan jij de begeleider van de bijeenkomst zijn. Maar stel jezelf de serieuze vraag of jij voldoende onafhankelijk bent of dat je deze rol beter kunt uitbesteden aan een ander. Zeker als je daarnaast ook de rol van eigenaar of opdrachtgever vervult (inhoudelijke regie) is het raadzaam de sessie niet zelf te faciliteren. Ervaring leert dat neutraliteit dan in het geding komt.
Tip 5: maak de eigenaren eigenaar. Zowel in de voorbereiding als tijdens de bijeenkomst zorg je ervoor dat de deelnemers zelf aan de slag gaan en verantwoordelijkheid nemen voor zowel het bedenken als het uitvoeren van oplossingen.
Zo werk je samen aan versnelling, vernieuwing en verbinding. Het vijfstappenplan geeft een praktisch handvat hoe een workshop van A tot Z te organiseren zodanig dat er partnership ontstaat tussen de partijen. Concrete tips, do’s en don’ts en een aantal handvatten voor het slimmer werken met groepen. Dit alles is de vinden in het boek Hartelijk Gefaciliteerd!.
Hoe zijn jouw ervaringen uit de praktijk? Je reactie op dit artikel is van harte welkom!
Hartelijk Gefaciliteerd traint professionals die willen leren groepen op een effectieve én energieke manier te begeleiden naar resultaat. Wij geven daarin de volgende trainingen:
- Ontwerpen van interactieve workshops
- Werkvormen die werken
- Groepsdynamica voor de facilitator
Daarnaast faciliteren wij allerlei bijeenkomsten of vervullen de rol van dagvoorzitter daarin. We verzorgen eveneens lezingen, korte spreekbeurten en in-company lunchbijeenkomsten over het slimmer werken aan resultaten met groepen.
Bezoek www.hartelijkgefaciliteerd.nl voor meer informatie
Speak Your Mind