Krachtig voor de groep als scrum master

Karel had een goede start met het project en pakt het aan met de scrum-werkwijze. Men was enthousiast en energiek. Maar het loopt nu niet zo lekker meer tijdens de scrum-bijeenkomsten. Hij ziet zelfs een beetje op tegen de geplande stand up meeting. Er is wat onderlinge irritatie. En het gedeelde eigenaarschap lijkt af te nemen. Wat te doen?

Karel heeft vanmiddag weer een stand up bijeenkomst met het team. Het team is inmiddels enkele weken onderweg met het project. Er was een enthousiaste start met de sprint-planning en de eerste scrum-bijeenkomsten gingen goed: teamleden waren betrokken, de sfeer was goed en het tempo lag hoog. Maar nu is wat irritatie ontstaan tussen twee teamleden. Ook lijkt er wat moeheid op te treden bij sommigen. De meetings zijn minder energiek en Karel weet niet zo goed wat hij hiermee aan moet.

Zelfsturende teams
Een scrum team is zelfsturend en teamleden nemen hun verantwoordelijkheid. Dat is zoals het hoort te gaan. Een scrum master hoeft dus niet heel sturend op te treden. In een volwassen groep of team is dat zelfsturend vermogen als vanzelf aanwezig. Maar niet elk team of elke groep heeft die ‘magie’ als vanzelf. Hoe ga je om met projectteams die minder soepel lopen? De rol van scrum master is faciliterend, waarbij de mate van teamvolwassenheid bepaalt welke rol de scrum master heeft tijdens de meetings.

De rollen van de scrum master
De methodiek en werkwijze heeft diverse rollen. Zonder volledig te willen zijn, illustreert de afbeelding de veelzijdigheid van de rol van scrum master. De term facilitator hoor je steeds meer. Maar wat is dat dan, een goede facilitator? Over de rol van de scrum master als facilitator gaat dit artikel. Je krijgt vier tips, waarmee je morgen jouw scrum-bijeenkomst al kunt verbeteren. De blauw weergegeven rollen verwijzen naar de kern-competenties die bij de rol van facilitator horen. Hoe je grip houdt op het groepsproces, gedeeld eigenaarschap creëert en behoudt en zelf neutraal blijft staat hieronder toegelicht. De inzet van energizers en andere werkvormen kan daarnaast een welkome interventie zijn om invloed uit te oefenen op de sfeer en het groepsproces.

Wat doet een facilitator?

Een facilitator is iemand die:

• interactieve meetings ontwerpt en voorbereidt;
• beschikt over een brede gereedschapskist met werkvormen;
• weet hoe je een groep motiveert en stimuleert;
• kan omgaan met de dynamiek en de onderstroom in een groep;
• de omgeving kan managen en de randvoorwaarden schept voor het team.

Karel denkt: “Ik ken het Agile-framework nu goed, de meetings gaan me eigenlijk ook best goed af, maar écht faciliteren heb ik nooit geleerd. Ik weet niet wat daarvan de onderliggende principes zijn. Hoe houd ik grip op het groepsproces? Vooral als het lastig wordt, vind ik dit een uitdaging. Ik voel me dan zelf ook minder krachtig voor de groep.”

Vier tips om krachtiger voor de groep te staan:

1. HOUD GRIP OP HET GROEPSPROCES
Als je merkt dat de samenwerking minder soepel verloopt in het team, wat doe je dan? Onderzoek eerst wat er aan de hand is. Door vragen te stellen. Bijvoorbeeld: “Ik merk dat de energie laag is in de groep. Klopt dat?” Een positief mensbeeld helpt: mensen zijn er niet op uit om jou dwars te liggen. Dus er is ‘iets’. Dat kun je onderzoeken. Vanuit die open houding zul je zien dat mensen meteen tips geven. “Ja, er speelt veel. Ik ben gefrustreerd omdat ik te weinig acties kan verplaatsen naar ‘done’.”
Even los van de inhoud – een activiteit met het team kan ook veel effect hebben. Dus in de categorie ‘energizers’ kun je bijvoorbeeld vragen: Vorm tweetallen, verspreid je over de ruimte en maak een sprookje door omstebeurt één woord te zeggen. En zo zijn er veel meer energizers en andere werkvormen die bijdragen aan een teamspirit.

2. DEEL HET EIGENAARSCHAP
Eigenaarschap is en blijft cruciaal. Het is één van de principes die ten grondslag ligt aan scrum: het multidisciplinaire team is verantwoordelijk voor zijn eigen product backlog en definition of done. Zeker bij complexe projecten met een lange doorlooptijd blijft eigenaarschap een aandachtspunt.
Bij vergaderingen zien we vaak ‘toeristen in de boot’. Ze zijn er wel, maar doen niet echt mee. Bij scrum is dit, door de manier van werken, veel minder mogelijk. Er zijn verschillende manieren om gedeeld eigenaarschap te creëren en te houden. Bijvoorbeeld door af en toe stil te staan bij inhoud en aanpak met de werkvorm ‘zinvol en prettig’. Deze staat uitgebreid beschreven in deze blog daarover.
De essentie ervan is dat je vooraf inventariseert wat deze scrum meeting voor een ieder zinvol en prettig maakt. Door dit te doen, breng je, naast de afspraken over de inhoud, ook procesafspraken in het collectief bewustzijn. Het geeft jou als scrum master vervolgens een handvat om op terug te grijpen. Het creëert gedeeld eigenaarschap over de manier van overleggen, over het proces. Lees de uitgebreide blog over deze werkvorm die ik jaren geleden heb bedacht en inmiddels tientallen keren met succes heb toegepast. Ik heb van vele anderen vernomen dat deze werkvorm heel goed werkt in de praktijk.

3. WEES NEUTRAAL
Neutraliteit is een lastige in situaties waarin je eigen emoties een rol spelen. Zodra je negatieve emoties ervaart, meestal door een oordeel over iets of iemand te hebben, raak je uit je kracht voor de groep. Heel gek is dat. Je hebt dan misschien de neiging juist wat power toe te voegen, door mensen direct aan te spreken of te corrigeren. Bijvoorbeeld door te vragen: “Wil je je telefoon weg doen?”.
Je gaat dan voorbij aan twee zaken: (a) je bent vergeten te onderzoeken wat er aan de hand is. Onderzoeken maakt dat je neutraal blijft. Misschien heeft je collega een ziek kind thuis en checkt hij wat de oppas meldt? (b) Jij neemt eigenaarschap, terwijl je gedeeld eigenaarschap nastreeft. Jij pakt de vaderrol. Je stelt je op als meester. Want je had een oordeel over het gedrag van de ander en verloor je neutraliteit.
Je kunt verwijzen naar de met elkaar gemaakte afspraken die staan in de inventarisatie ‘zinvol en prettig’. Of je kunt zeggen: “Peter, wat maakt dat je steeds op je telefoon kijkt?” Dit scheelt jou energie. Dit is een neutrale, onderzoekende houding. Het houdt de relatie tussen jou en Peter goed. En je geeft Peter de gelegenheid ondertiteling te geven bij zijn gedrag. Tegelijkertijd behoud jij je positie en blijf je zo in je kracht voor de groep. Want je brengt in het collectief bewustzijn dat het niet prettig is dat mensen alsmaar op hun telefoon kijken.

4. ZET ENERGIZERS EN ANDERE WERKVORMEN IN
Soms is het goed, in het kader van teambuilding, eens wat anders te doen. Of om bijvoorbeeld met behulp van een persoonlijkheidstypologie ieders voorkeursstijl van gedrag in kaart te brengen en te bespreken. Dit draagt bij aan het onderlinge begrip en versterkt de teamgeest. De onderstroom wordt zo wat meer zichtbaar en bespreekbaar.
Maar ook een buitenactiviteit met het team, al dan niet onder begeleiding, kan bijdragen tot het met plezier en energie blijven samenwerken. Want dát is waar het tenslotte om gaat.
Hoe word ik een betere facilitator? Als scrum master ben je dus het team regelmatig aan het faciliteren. De rol van facilitator is een brede rol. Wouter Niks (zelfstandig adviseur en scrum master) en Roland van Dalen (Engineer bij Tennet en ervaren met scrum) volgden de trainingen bij Hartelijk Gefaciliteerd om meer handvatten, interventies en werkvormen te krijgen om krachtiger voor groepen te staan. Wouter heeft datgene wat hem de trainingen heeft opgeleverd gevisualiseerd in onderstaande afbeelding:

Roland van Dalen, Engineer bij Tennet zegt daarover: “Ik heb veel gehad aan de trainingen van Hartelijk Gefaciliteerd in mijn werk, want ik weet nu hoe ik nóg beter ik de scrum-bijeenkomsten kan faciliteren. Ik ben me bewuster van mijn eigen rol en houding voor de groep en wat dit doet met de groep, omdat we daarmee hebben geoefend. Neutraal blijven valt niet altijd mee. Omdat je werkt met je eigen collega’s. Maar juist dan is het des te belangrijker! De praktische handvatten en het sparren met collega’s, die tegen dezelfde dingen aanlopen als ik hebben mij opgeleverd dat ik met veel meer plezier de scrum-bijeenkomsten begeleid.”

Training Krachtig voor de Groep voor scrum masters
Wil jij meer leren over faciliteren als scrum master en nóg krachtiger voor de groep staan? Wij hebben een driedaagse training ‘Krachtig voor de Groep als scrum master’, die daar specifiek op is gericht. Op deze pagina lees je daar alles over.

Wat vind jij lastige situaties als scrum master?
Waar loop jij tegen aan tijdens scrum meetings? Dit kan gaan over iets dat vooraf gaat aan een bijeenkomst, tijdens of na een scrum-meeting. Wat haalt jou uit je kracht tijdens de meetings? Laat het ons hieronder weten. Je krijgt altijd een reactie.