Je gaat een interactieve meeting begeleiden. Het is dan wel heel prettig als je je materialen tiptop op orde hebt. Het staat professioneel en schept vertrouwen in jou als begeleider. In deze blog diverse praktische tips, do’s en dont’s.
Een welkom gevoel
“Voordat iedereen binnenkomt staat bij mij altijd alles klaar: de flip-overs met daarop de vragen die ik wil stellen. De formats die ik ingevuld wil hebben hangen al klaar. Dit geeft mij rust en zelfvertrouwen. En het geeft de deelnemers vertrouwen en een welkom gevoel”.
Over welke materialen hebben we het eigenlijk? Hierbij de belangrijkste met daarbij hele praktische tips.
Werk op GROOT papier
Omdat één van de principes in het interactief werken is dat je daarmee een gezamenlijk leer- en gespreksklimaat creëert waardoor er een gedragen besluit kan ontstaan zorgen we er altijd voor dat de resultaten van een gesprek goed zichtbaar zijn voor de hele groep. Of je nu op flip-overs werkt, met pinwanden of het papier plakt aan de muur, de resultaten moeten goed leesbaar en zichtbaar zijn. Wij werken vaak met fotoverslagen, waarbij een verslag bestaat uit de door de deelnemers met elkaar tot stand gebrachte resultaten. Daarom is goed leesbaar schrijven met zwarte stiften van belang.
Tip: als je flip-overvellen op de muur plakt, doe dat dan met schilderstape en vouw de uiteinden van elke stukje tape een centimeter om, zo haal je ze er makkelijk weer af.
De juiste stiften
Het klinkt heel basaal, maar wij hebben mensen met mooie tarieven met bijna lege stiften in het rood op een whiteboard iets zien schrijven, wat ik vervolgens achterin niet kon lezen. Wie let er tijdens een meeting op die je leidt dat je stiften het goed doen? Wij hebben altijd onze eigen stiften bij ons: voldoende in aantal, goed gevuld, in diverse kleuren en dikten. Bijvoorbeeld de Number Ones van Neuland voor het gewone werk, de Big One is perfect voor groot tekenen en schrijven, bijvoorbeeld van titels. De stiften die Neuland levert vinden wij erg prettig want hebben een prachtig design wat goed in de hand ligt, zijn op waterbasis, drukken niet door en zijn hervulbaar. Hoe je dat navullen doet, kun je in dit filmpje zien. Tip: gebruik zwart en blauw voor het schrijven, groen voor het tekenen van tabellen/matrices en rood, geel en oranje om dingen te markeren.
Geeltjes of kaarten
Bij het verzamelen van ideeën, brainstorms en dergelijke laat je deelnemers tekst op geeltjes of kaartjes schrijven. Geeltjes (sticky notes) zijn er in diverse maten, de meest gebruikte zijn sticky notes van 76 x127 mm, een stuk groter zijn de Super Sticky’s van 3M van 200 x 149 mm. Neuland levert zelfklevende en niet-zelfklevende moderatiekaarten in diverse vormen en kleuren. Tip: als je kleuren door elkaar heen gebruikt, krijg je een mooi gekleurd palet aan ideeën.
Alles in je koffer
Het is helemaal fijn als je je stiften, papier en dergelijke overzichtelijk in een koffer bij je hebt. Wij werken al jaren met koffers zoals deze.
Naambadges
Wij krijgen vaak goede feedback onze naambadges: de 5590M, welke je met een magneetje aan de kleding kunt bevestigen. Je kunt kaartjes maken vanuit de deelnemerslijst. Download hier het Excel-format daarvoor.
En verder…
heb je natuurlijk voor het verslag een camera of smartphone bij je. Tip: zet de flip-overs en dergelijke in daglicht. Dat levert de meest heldere foto’s op. Maak de foto’s wel recht, anders is het lastig bijsnijden voor je verslag.
Een draadloze speaker, bijvoorbeeld de JBL Charge of de Bose Soundlink, welke eenvoudig met bluetooth met je smartphone te verbinden is, is bijzonder handig voor de muzikale noot tijdens binnenkomst, pauzes en tijdens sommige werkvormen. Met een goede playlist in bijvoorbeeld Spotify heb je altijd de juiste muziek bij de hand.
Ja, het is een investering
Kwaliteit kost geld en wat is een goede materialenset je waard? Het prettige en professionele gevoel dat je hebt bij goede materialen is wat ons betreft een must om goed te faciliteren.
Oh by the way, we hebben geen aandelen in Neuland, het is gewoon het beste spul.
Wil je ervaren hoe wij het doen? Kom naar een van onze gratis inspiratiesessies of doe mee met een training.
En wat zijn jouw tips & tricks met betrekking tot materialen? Die kun je hieronder kwijt.
Mooi overzichtje Jeroen, en ik heb die spullen ook allemaal. Soms wel zwaar om allemaal mee te nemen, maar je hebt helemaal gelijk: het geeft rust en overzicht.
Maar ik heb ook altijd een setje inspiratiekaarten bij me. Voor voorstelrondjes, als brainstorm stimulus, of om een intentie aan een plan mee te geven.
En een aantal eierwekkers. Die geef ik mee aan subgroepen, zodat ze zelf de tijd voor een opdracht bij kunnen houden. Of dat doet de eierwekker natuurlijk voor hen. Zo nemen ze zelf verantwoordelijkheid voor de tijd.
Ben benieuwd naar de tips van anderen!